Ein Text – fünf Varianten: So automatisieren Sie Einladungen, Erinnerungen & Protokollversand mit ChatGPT

Warum dieser Workflow Ihnen so viel bringt

Ob Teammeeting, Kundentermin oder internes Training: Sie schreiben immer wieder ähnliche Nachrichten. Das kostet Zeit, führt zu Stilbrüchen und erhöht das Fehlerrisiko. Mit einem Master-Prompt erzeugen Sie aus wenigen Basisdaten fünf Varianten in einem Durchgang – konsistent im Ton, vollständig in den Pflichtangaben und sofort versandfertig.

Ihr Nutzen auf einen Blick:

Skalierbar: Serienbriefe per Platzhalter, Protokollversand per Baustein.

60–80 % schneller vom Stichwort zur fertigen E-Mail.

Einheitlicher Ton über Führung, Assistenz, Sachbearbeitung hinweg.

Weniger Nachfragen, weil Datum/Uhrzeit/Ort/CTA sauber drin sind.

Der Master-Workflow in 5 Schritten

1. Basisdaten sammeln: Anlass, Datum/Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner:in, Kontakt.
2. Master-Prompt ausführen: Erzeugen Sie fünf Varianten in einem Durchgang.
3. Ton & Zielgruppe anpassen: Formal vs. freundlich, Führung vs. Kund:innen.
4. Serienbrief-Vorlage erstellen: Platzhalter definieren, CSV-Feldliste übernehmen.
5. Qualitätscheck (QA): Pflichtangaben, DSGVO-Hinweise, Lesbarkeit prüfen.

Der Master-Prompt

Kopieren Sie einfach den folgenden Prompt und fügen Ihn in ChatGPT, Copilot oder Gemini ein. Sie weisen damit der KI eine bestimmte Rolle zu und fordern ihn auf, 5 verschiedene Texte zu generieren, die den gesamten Workflow widerspiegeln. Da es sich um einen Master-Prompt handelt, verwenden Sie Platzhalter. Die KI wird Sie im Anschluss auffordern, die Informationen bereitzustellen, mit denen die Platzhalter gefüllt werden.

Rolle: Sie sind mein Textproduktions-Assistent für KMU-Kommunikation.
Aufgabe: Aus Basisdaten fünf Varianten erzeugen: 1) Einladung, 2) Erinnerung,
3) Absage (mit Alternative), 4) Dankesmail, 5) Protokollversand (mit Anhang-Platzhalter).

Basisdaten:

• Anlass: {{anlass}}
• Termin: {{datum}} {{uhrzeit}}, Ort: {{ort}}
• Ansprechpartner: {{ansprechpartner}}, Kontakt: {{kontakt}}
• Zielgruppe: {{zielgruppe}}
• CI-Ton: {{ton}} (z. B. professionell, freundlich, verbindlich)
• Max. Länge pro Variante: {{anzahl_woerter}} Wörter

Validieren:

• Klare Betreffzeile
• Datum/Uhrzeit/Ort enthalten
• Ansprechpartner + Kontakt enthalten
• Konkreter Call-to-Action
• Tonfall: {{ton}}

Format: Markdown mit Überschriften je Variante.

Feintuning (Ton & Zielgruppe)

Sie können das vorherige Ergebnis auf verschiedene Zielgruppen anpassen und dabei den Ton ändern, in dem der Text erstellt werden soll. So können Sie verschiedene Einladungstexte für Stammkunden, Neukunden oder Interessenten formulieren lassen, damit die Ansprache noch persönlicher wird. Auch hier verwenden Sie im Prompt wieder Platzhalter, die Sie im Anschluss mit Ihren Daten füllen. Geben Sie zu Beginn per Nummer an, ob es ein Einladungstext, die Erinnerung, eine Absage, die Dankesmail oder der Protokollversand sein soll.

Nehmen Sie Variante {{nummer}} und passen Sie an:

• Zielgruppe: {{zielgruppe_neu}}
• Ton: {{ton_neu}}
• Kürzen auf {{max_zeichen}} Zeichen (Outlook-Preview)
• Personalisierung: {{Vorname}} {{Firma}}

Serienbrief-Export

Für Ihren Serienbrief benötigen Sie einen Text mit Seriendruckfeldern. Auch dies können Sie ganz bequem von der KI in sekundenschnelle erledigen lassen.

Konvertieren Sie die Einladung in eine Serienbrief-Vorlage.
Platzhalter: {{Anrede}}, {{Vorname}}, {{Nachname}}, {{Firma}}, {{Ort}}, {{Individuelle_Notiz}}.
Liefern: Klartext + CSV-Feldliste (Spaltennamen).

Der Qualitäts-Check

Sie können auch die KI damit beauftragen, die fertigen Texte nochmals zu überprüfen und sich Änderungsvorschläge erstellen zu lassen. Dafür kopieren Sie einfach den folgenden Prompt:

Prüfen Sie den Text auf:

• Pflichtangaben (Datum, Uhrzeit, Ort, Kontakt) ✔/✖
• DSGVO-kritische Inhalte (nein/ja + 1 Satz Begründung)
• Lesbarkeitsniveau (B1/B2/C1)
  Machen Sie max. 3 konkrete Änderungsvorschläge.

In dem folgen Video zeige ich Ihnen, wie ich diesen Master-Prompt bei ChatGPT eingebe:

Praxisnutzen für Sie

Die Vorteile sind für alle am Prozess beteiligten Ebenen groß und führen nicht nur zu Zeitersparnis, sondern auch zu einer Qualitätsverbesserung der Texte.

• Führungskräfte: konsistente Außenwirkung, schneller Versand, weniger Abstimmungsrunden.
• Assistenz/Sekretariat: Serienbriefe in Minuten statt Stunden; klare Platzhalter; geringes Fehlerrisiko.
• Sachbearbeitung: standardisierte Kundenkommunikation (Einladungen, Absagen, Protokolle) – nachvollziehbar und versionierbar.