NotebookLM im Büroalltag: Wie Googles KI-Tool die Wissensarbeit transformiert

Gute Nachricht: NotebookLM kann in der aktuellen Version nicht nur Texte verdichten – es erzeugt im Studio-Bereich auf Knopfdruck auch Audio-Zusammenfassungen (Podcast-ähnlich), Videoübersichten, Mindmaps und Berichte – jeweils aus Ihren ausgewählten Quellen. In meinem Video zeige ich den kompletten Workflow.

KI als produktiver Partner im Arbeitsalltag

Die Digitalisierung hat längst alle Bereiche unseres Berufslebens erreicht – doch die wahre Herausforderung liegt nicht mehr im Zugang zu Informationen, sondern in deren intelligenter Nutzung. Genau hier setzt NotebookLM von Google an: ein KI-gestütztes Notiz- und Wissensmanagement-Tool, das Informationen nicht nur speichert, sondern sie kontextbezogen analysiert, strukturiert und weiterverarbeitet. In meinem aktuellen Video zeige ich praxisnah, wie dieses Tool den Büroalltag von Führungskräften, Sekretärinnen und Sachbearbeitern in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) revolutionieren kann.

Was ist NotebookLM – und warum ist es relevant?

NotebookLM ist eine Art „intelligentes Notizbuch“, das mit Hilfe von künstlicher Intelligenz Inhalte aus verschiedenen Quellen verknüpft, zusammenfasst und in neue Formate überführt. Anders als klassische Notiz-Apps bietet es:

• Kontextbezogene Antworten auf Fragen, basierend auf den hochgeladenen Dokumenten
• Automatische Zusammenfassungen, die den Kern komplexer Inhalte erfassen
• Strukturierte Wissensaufbereitung, z. B. als FAQ, Mindmap oder Podcast-Skript
• Speicherung weiterführender Fragen als Notizen, um Denkprozesse zu dokumentieren und zu vertiefen

Anwendungsbeispiele

👩‍💼 Für Führungskräfte:

• Strategische Dokumente wie Marktanalysen oder Projektberichte lassen sich schnell zusammenfassen und in Entscheidungsgrundlagen überführen.
• Eigene Fragen zu einem Thema können direkt im Tool gestellt und als Notizen gespeichert werden – ideal für die Vorbereitung auf Meetings oder Präsentationen.
• Inhalte lassen sich als Podcast-Skript oder Video-Outline exportieren – perfekt für interne Kommunikation oder Thought Leadership.

🗂️ Für Sekretärinnen:

• Protokolle, Gesprächsnotizen oder interne Richtlinien können effizient strukturiert und als FAQ aufbereitet werden.
• Wiederkehrende Fragen von Mitarbeitenden oder Kunden lassen sich automatisiert beantworten.
• Die Mindmap-Funktion hilft, komplexe Abläufe visuell darzustellen – z. B. für Onboarding-Prozesse oder Veranstaltungsplanung.

📑 Für Sachbearbeiter:

• Gesetzestexte, Verträge oder technische Dokumentationen können gezielt analysiert werden – auch mit Fokus auf einzelne Quellen.
• Die KI hilft, Inhalte zu verstehen, zu vergleichen und in eigene Worte zu fassen.
• Weiterführende Fragen zu einem Vorgang können direkt im Tool dokumentiert und später bearbeitet werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gehen Sie vor

A) Audio-Zusammenfassung (Podcast-Style)

1. Quellen wählen: Nur die relevanten Dokumente aktivieren.
2. Studio → Audio-Zusammenfassung öffnen.
3. Fokus festlegen: z. B. „Kernaussagen + 3 Handlungsempfehlungen“ (optional Ton/Adressat definieren: Sie-Form, sachlich).
4. Generieren und anhören.
5. Als Notiz speichern, Titel vergeben (z. B. „Audio v1 – Q3-Update“) und bei Bedarf erneut verfeinern.

Praxisnutzen: Führung informiert sich in 2–3 Minuten; Teams erhalten ein einheitliches Update.

---

B) Videoübersicht

1. Quellen gezielt aktivieren (z. B. Report + Protokoll).
2. Studio → Videoübersicht.
3. Schwerpunkt wählen: „Problem → Lösung → Nächste Schritte“; gewünschte Länge vorgeben (kurz/kompakt).
4. Generieren und prüfen (Hook, Klarheit, nächster Schritt).
5. Version als Notiz sichern („Video v1 – Sales-Kick-off“) und – falls nötig – neu generieren mit engerem Fokus.

Praxisnutzen: Schnelles, visuelles Update für Management-Runden oder Intranet.

---

C) Mindmap

1. Quellen aktivieren, die den Prozess/ das Thema beschreiben.
2. Studio → Mindmap.
3. Strukturhinweis geben: „Phasen → Aufgaben → Rollen → Tools/Dokumente“.
4. Generieren und als Notiz sichern (Export/Kopie ins Mindmapping-Tool möglich).
5. Iterativ verfeinern: „Zusammenfassen“, „Duplikate entfernen“, „Beispiele ergänzen“.

Praxisnutzen: Workshop-Startfolie, Schulungsgerüst, Klarheit über Abhängigkeiten.

---

D) Berichte (FAQ, Checklisten, Briefings)

1. Studio → Berichte.
2. Format wählen: FAQ | Checkliste | Executive Summary | Pro/Contra | Maßnahmenplan.
3. Zielgruppe & Ton festlegen: „Sie-Form, konkret, ohne Jargon“.
4. Generieren, Quellenangaben prüfen, als Notiz speichern (v1/v2…).

Praxisnutzen: Sofort nutzbare Dokumente für Intranet, E-Mail oder Schulung.

---

Nur einzelne Quellen verwenden – so bleibt alles nachvollziehbar

• In der Quellenliste alle nicht benötigten Dokumente deaktivieren.
• Im Auftrag (Beschreibung/Kommentar) klarstellen: „Nur Quelle A und B verwenden.“
• Quellenhinweise in den Ergebnissen mit ausgeben lassen.
• Bei heiklen Themen: Gegenprobe – einmal nur mit Quelle A, einmal mit A+B.

---

Weiterführende Fragen als Notiz speichern (Ihr Ideen-Backlog)

Während der Arbeit tauchen Folgefragen auf. Speichern Sie sie direkt als Notiz, z. B.:

• „Welche 3 Stolperfallen im Onboarding kosten die meiste Zeit?“
• „Welche Kundensegmente profitieren am stärksten von Maßnahme X?“
• „Welche Infos fehlen, um Reklamationen im ersten Kontakt zu lösen?“

Diese Liste steuert die nächste Iteration.

---

Drei sofort einsetzbare Studio-Workflows

1) Onboarding in 5 Minuten (Assistenz)

• Quellen: Mitarbeiterhandbuch K2, IT-Leitfaden.
• Studio → Videoübersicht → „Willkommen, Ziele Tag 1, Zugänge & Support“.
• Danach Studio → Berichte → „FAQ für neue Kolleg:innen (10 Fragen)“.
• Bonus: Audio-Zusammenfassung als kurzes Hör-Briefing für den ersten Tag.

2) Reisekosten leicht gemacht (Assistenz/Sachbearbeitung)

• Quellen: Reisekostenrichtlinie 2025, Formularsammlung.
• Studio → Berichte → „Checkliste Einreichung + häufige Fehler“.
• Studio → Audio-Zusammenfassung → „2-Minuten-Update: Was ist neu 2025?“.

3) Reklamationsprozess auf einen Blick (Sachbearbeitung)

• Quellen: QM-Handbuch Reklamation, ERP-Leitfaden.
• Studio → Mindmap → „Phasen → Aufgaben → Rollen → Tools“.
• Studio → Videoübersicht → „So läuft eine Reklamation idealerweise ab“.
• Studio → Berichte → „FAQ für den Service (Top-12 Fragen)“.

Fazit: Wissensarbeit neu gedacht

NotebookLM ist mehr als ein Tool – es ist ein intelligenter Sparringspartner für alle, die mit Informationen arbeiten. Gerade in KMU, wo Effizienz und Klarheit entscheidend sind, kann es helfen, Wissen nicht nur zu verwalten, sondern produktiv zu nutzen. Wer heute beginnt, mit KI-gestützter Wissensarbeit zu experimentieren, legt den Grundstein für eine zukunftsfähige Arbeitskultur.