3 OneNote-Funktionen, die jeder Sachbearbeiter kennen sollte

Mit diesen drei OneNote-Funktionen arbeiten Sachbearbeiter deutlich effizienter: Seitenvorlagen, Text aus PDFs oder Bildern kopieren und digitale Checklisten anlegen.

OneNote – das unterschätzte Organisationstalent im Büro

Viele kennen OneNote – aber kaum jemand nutzt die Funktionen wirklich, die den Büroalltag deutlich leichter machen.
Während E-Mails, Dokumente und Notizen oft verstreut liegen, bietet OneNote genau das, was Büroprofis brauchen:
eine zentrale Arbeitsumgebung, die flexibel, übersichtlich und leicht anpassbar ist.

Gerade Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, die täglich Informationen sammeln, weitergeben und strukturieren, profitieren von drei ganz besonderen Funktionen.

Ich zeige Ihnen hier:
1️⃣ Wie Sie eigene Seitenvorlagen erstellen,
2️⃣ wie Sie aus PDFs und Bildern Texte extrahieren,
3️⃣ und warum das Ihre Arbeit dauerhaft beschleunigt.

Eigene Seitenvorlagen erstellen – damit Routinearbeiten endlich leicht werden

Einer der größten Vorteile von OneNote ist seine Flexibilität – Sie können jede Seite individuell gestalten.
Aber noch besser: Sie können diese Gestaltung als Vorlage speichern, um sie immer wieder zu verwenden.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie regelmäßig ähnliche Aufgaben erledigen, z. B. Besprechungsnotizen, Checklisten oder Prozessabläufe.

So geht’s Schritt für Schritt:

• Öffnen Sie eine leere Seite in OneNote.
• Fügen Sie Ihre gewünschten Überschriften, Tabellen oder Textfelder ein – z. B.:
  • Titel: Besprechungsnotiz
  • Abschnitte: Datum, Teilnehmer, Themen, Entscheidungen, Aufgaben
• Klicken Sie auf „Einfügen → Seitenvorlagen → Aktuelle Seite als Vorlage speichern“.
• Geben Sie Ihrer Vorlage einen aussagekräftigen Namen.

💡 Tipp:
Erstellen Sie für jeden wiederkehrenden Vorgang eine eigene Vorlage, z. B.:

• „Telefonnotiz“
• „Kundenanfrage“
• „Wochencheckliste“
• „Monatsreport“

So sparen Sie täglich Zeit – und Ihre Notizen werden endlich einheitlich aufgebaut.

Praxisbeispiel:
Statt eine Checkliste immer wieder neu zu tippen, öffnen Sie einfach Ihre gespeicherte Vorlage – und legen los.

PDF-Dateien einfügen und Texte daraus kopieren

Viele Dokumente landen im Büro als PDF: Angebote, Anleitungen, Rechnungen oder Verträge.
Das Problem: Man kann diese PDFs zwar in OneNote ablegen, aber oft nicht direkt bearbeiten oder zitieren.

Die gute Nachricht: OneNote kann aus einem PDF den reinen Text herauslesen – schnell und zuverlässig.

So geht’s:

• Fügen Sie das PDF als Dateiausdruck ein:
  Menü „Einfügen → Dateiausdruck“ → OneNote zeigt jede Seite des PDFs als Grafik an.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eingefügte PDF-Seite.
• Wählen Sie „Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren“.
• Fügen Sie den Text an einer beliebigen Stelle ein – z. B. in einer Notizseite oder einem Protokoll.

Vorteil:
Sie können Textpassagen aus einem Dokument übernehmen, kommentieren oder neu strukturieren – ohne zwischen Programmen zu springen.

Beispiel:
Sie erhalten eine Kundenanfrage als PDF.
Mit zwei Klicks kopieren Sie die Anfragebeschreibung in Ihre OneNote-Aufgabenliste – und können dort direkt To-dos hinzufügen oder verlinken.

Text aus einem Bild kopieren – Texterkennung leicht gemacht

Manchmal fotografieren oder screenshotten wir etwas, das wir eigentlich nur kurz festhalten wollen – etwa ein Schaubild, eine Präsentationsfolie oder eine E-Mail-Anweisung.
Aber später merken wir: „Den Text daraus brauche ich noch einmal.“

OneNote hat auch dafür eine geniale Lösung: Texterkennung (OCR).
Das bedeutet: Sie können aus einem eingefügten Bild den enthaltenen Text herauskopieren und an anderer Stelle einfügen.

So funktioniert’s:

• Fügen Sie das Bild in OneNote ein (z. B. per Drag & Drop).
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild.
• Wählen Sie „Text aus Bild kopieren“.
• Fügen Sie den Text an beliebiger Stelle ein – fertig.

💡 Tipp:
Funktioniert besonders gut bei klaren Screenshots, Formularen oder Folien mit Text.

Beispiel:
Sie fotografieren eine Flipchart aus einem Workshop – später brauchen Sie den Inhalt in digitaler Form.
Statt abzutippen, kopieren Sie den Text mit einem Klick direkt aus OneNote.

Warum diese drei Funktionen den Büroalltag revolutionieren

Die drei Funktionen sind keine Spielereien – sie sind echte Effizienz-Booster:

Funktion	Nutzen
Seitenvorlagen	Zeit sparen bei wiederkehrenden Aufgaben, einheitliche Struktur
PDF-Text kopieren	Wichtige Informationen schnell weiterverarbeiten
Text aus Bild kopieren	Handschriftliches oder Screenshots leicht digitalisieren

Gerade für Sachbearbeiter bedeutet das:
🕒 weniger Routinearbeit,
📂 weniger Medienbrüche,
✅ mehr Klarheit im digitalen Büroalltag.

OneNote wird so zur echten Schaltzentrale – und nicht nur zum digitalen Notizbuch.

---

Mein Fazit: Effizienz fängt bei den kleinen Dingen an

Mit wenigen Handgriffen können Sie OneNote so einrichten, dass es für Sie arbeitet – nicht umgekehrt.

Wenn Sie diese drei Funktionen in Ihren Büroalltag integrieren,

• erledigen Sie Routineaufgaben schneller,
• haben alle Informationen an einem Ort,
• und behalten gleichzeitig die Übersicht über Ihre Notizen und Dokumente.

Und das Beste: Sie brauchen keine Zusatzsoftware – alles ist schon da, in Ihrem OneNote.

---

Ihnen gefällt das von mir erstellte Notizbuch? Dann können Sie es bei mir erwerben und herunterladen. So starten Sie sofort durch!