Einträge von Meike Kranz

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Wie Sie E-Mail-Vorlagen speichern

Versenden Sie immer wieder E-Mails mit ähnlichen Inhalten? Müssen Sie regelmäßig denselben Betreff und die gleichen Empfänger angeben? Dann ist es an der Zeit, über die Nutzung von E-Mail-Vorlagen in Outlook nachzudenken. Anstatt Texte ständig neu zu formulieren oder alte Mails zu durchsuchen, können Sie sich eine wertvolle Zeitersparnis schaffen, indem Sie Vorlagen erstellen und […]

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Der Tomato-Timer

Im vorher gehenden Artikel habe ich bereits die Pomodoro-Technik erklärt. Heute möchte ich eine dazu passende Internet-Anwendung vorstellen, die man anstelle des Kurzzeitweckers benutzen kann und daher wahrscheinlich für den Einsatz im Büro besser geeignet ist. Hinweis: die Anwendung funktioniert nur mit den Internet-Browsern Chrome, Firefox und Safari. Nicht mit dem Explorer. Der Link zur […]

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Viel schaffen mit der Pomodoro-Technik

Heute möchte ich Ihnen eine einfach Technik vorstellen, mit der es Ihnen gelingen kann, sowohl viele Aufgaben bzw. Themen an einem Tag voranzubringen, als auch ausreichend Pausen einzulegen. Der Trick Dies gelingt mit einem einfach Trick: Sie beschränken die Zeit pro Aufgabe. Die Grundlage der Pomodoro-Technik ist eine einfache Erkenntnis: Eine Tätigkeit dauert so lange, […]

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Rezept gegen die Aufschieberitis

Haben Sie sich auch schon mal etwas vorgenommen und sich dann erfolgreich davor gedrückt, das letztendlich auch zu tun, das ganze umzusetzen? Zuerst verschiebt man es auf den nächsten Tag, dann auf die nächste Woche und irgendwann landet es auf dem Stapel oder in der Kiste genau derer Sachen, deren Anblick allein uns schon Bauchschmerzen […]

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Wie Sie die Aktualisierung von Geburtstagslisten vermeiden

Sicherlich gibt es bei Ihnen auch Geburtstagslisten. Entweder für die Kollegen, oder für wichtige Geschäftspartner, denen Sie einen Geburtstagsgruß oder ein Geschenk übermitteln wollen. In der Regel werden diese Geburtstagslisten in Word oder Excel geführt. Dann müssen Sie regelmäßig auf die Liste schauen, damit Sie rechtzeitig ein Geschenk kaufen können. Es geht auch anders: Sie […]

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Wie Sie mit Quicksteps Mails mit unterschiedlichen Signaturen erstellen

Wenn Sie für Ihre E-Mails unterschiedliche Signaturen verwenden, können Sie diese als Signatur abspeichern. Wenn Sie dann eine Mail erstellen, klicken Sie die Schaltfläche für Signaturen an und wählen aus der Liste die entsprechende Signatur aus und fügen diese ein. Schneller, also mit nur einem Klick, können Sie eine neue Mail mit der entsprechenden Signatur erstellen, wenn […]

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Standardisierte Symbole zur Beschreibung von Prozessen

Wenn Sie damit beginnen, Prozesse zu beschreiben, dann stellt sich die Frage nach dem „Wie“. Häufig beobachte ich, dass Prozesse in Form von Fließtexten beschrieben werden. Dies ist allerdings sehr aufwändig in der Erstellung und nicht leicht zu lesen, da der Mitarbeiter nicht auf einem Blick erkennen kann, wie die einzelnen Schritte ablaufen sollen. Daher […]

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Welchen Ansatz verfolgen Sie bei der Beschreibung von Prozessen?

Bei der Beschreibung von Prozessen müssen die einzelnen Prozessschritte aufgeführt werden. Aber wie beschreibt man diese Prozessschritte? Es geht immer darum zu benennen, was getan werden muss und wer es tut. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Ansätze dazu: die prädikatsorientierte und die subjektorientierte Methode. Prädikats- vs. subjektorientierte Methode Bei der prädikatsorientierten Vorgehensweise fragt man zuerst was […]

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Warum Prozesse kontinuierlich verbessert werden müssen

Häufig erzählen mir meine Trainingsteilnehmer, dass sich im Unternehmen ständig etwas ändert. Prozesse werden verändert, Abteilungen zusammengelegt oder ausgelagert, Aufgaben zwischen Abteilungen hin- und hergeschoben, neue Softwareprogramme eingeführt oder die bestehenden geändert. Viele Mitarbeiter sehnen sich aber danach, dass die Dinge so bleiben, wie sie sind. Warum? Weil sie immer wieder etwas Neues lernen müssen […]

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Kommentar in ein PDF-Dokument einfügen

Sicherlich erhalten Sie auch jeden Tag eine Vielzahl an Mails mit einem PDF-Dokument im Anhang. Diese Dokumente beinhalten in der Regel wichtige Informationen, die Sie für sich selbst ablegen wollen, oder an Ihre Mitarbeiter und Kollegen weiterleiten möchten. Dabei kann es sinnvoll sein, Kommentare und Anmerkungen hinzuzufügen. Oder wichtige Passagen mit einem Textmarker anzustreichen, um […]

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