Ein Projektteam wird zusammengestellt, die Aufgaben werden verteilt und alle sind motiviert. Eigentlich könnte es jetzt losgehen.

Doch nach einigen Wochen zeigt sich, dass die Zusammenarbeit nicht so reibungslos funktioniert wie erhofft.

Einige Teammitglieder verfolgen unterschiedliche Vorstellungen vom Projektziel. Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt. Wichtige Informationen werden nicht weitergegeben und in den Besprechungen wird viel diskutiert, aber wenig entschieden.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Der Erfolg eines Projekts hängt nicht nur von einer guten Planung ab. Entscheidend ist auch, wie die Menschen im Projektteam zusammenarbeiten.

Aber was zeichnet erfolgreiche Projektteams eigentlich aus? Und worauf sollten Projektleiter bereits bei der Zusammenstellung und Organisation ihres Teams achten?

In diesem Artikel stelle ich Ihnen acht Kriterien vor, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit unterstützen.

Was zeichnet erfolgreiche Projektteams aus?

Bevor wir uns die acht Kriterien genauer ansehen, lohnt sich ein Blick auf die grundlegenden Merkmale erfolgreicher Teams.

In gut funktionierenden Projektteams ergänzen sich die fachlichen und sozialen Kompetenzen der einzelnen Mitglieder. Die Teammitglieder unterstützen sich gegenseitig und verfolgen ein gemeinsames Ziel.

Außerdem sind die Rollen und Aufgaben eindeutig verteilt. Jeder weiß, welchen Beitrag er leisten soll und welche Verantwortung damit verbunden ist.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Führung.

Ein guter Projektleiter muss nicht ständig im Mittelpunkt stehen oder jede Entscheidung selbst treffen. Vielmehr sorgt er dafür, dass die Zusammenarbeit funktioniert, Konflikte geklärt werden und das gemeinsame Ziel nicht aus dem Blick gerät.

Auch die Atmosphäre spielt eine wichtige Rolle.

In erfolgreichen Teams können die Mitglieder ihre Meinungen offen äußern. Unterschiedliche Ansichten werden sachlich diskutiert und jeder Beitrag wird ernst genommen.

Konflikte werden nicht unterdrückt, sondern angesprochen und geklärt.

Schließlich zeichnet sich ein erfolgreiches Projektteam durch ein hohes Engagement aus. Die Mitglieder beteiligen sich aktiv, unterstützen sich gegenseitig und fühlen sich für das gemeinsame Ergebnis verantwortlich.

Aus diesen Merkmalen lassen sich acht Kriterien ableiten, die Sie bei der Zusammenstellung und Führung eines Projektteams berücksichtigen sollten.

1. Ein gemeinsames Projektziel

Stellen Sie sich vor, Sie fragen fünf Mitglieder eines Projektteams, welches Ziel mit dem Projekt erreicht werden soll.

Bekommen Sie fünf unterschiedliche Antworten?

Dann haben Sie vermutlich bereits das erste Problem entdeckt.

Ein erfolgreiches Projektteam benötigt ein gemeinsames Ziel, das von allen verstanden und akzeptiert wird.

Dabei reicht es nicht aus, dass der Projektleiter das Ziel kennt und es irgendwo im Projektauftrag dokumentiert wurde.

Alle Teammitglieder müssen wissen, welches Ergebnis am Ende erreicht werden soll.

Ein Beispiel:

Ein Unternehmen möchte seine interne Dateiablage verbessern.

Das Projektziel lautet zunächst: „Wir wollen unsere Dateiablage optimieren.“

Aber was bedeutet das konkret?

Geht es darum, Speicherplatz einzusparen? Sollen die Mitarbeiter Dokumente schneller finden? Oder soll eine einheitliche Ablagestruktur für alle Abteilungen entwickelt werden?

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, können die Teammitglieder gemeinsam auf das gewünschte Ergebnis hinarbeiten.

Mein Tipp: Formulieren Sie das Projektziel möglichst konkret und besprechen Sie es gemeinsam mit dem Team. Lassen Sie die Teammitglieder anschließend in eigenen Worten beschreiben, was erreicht werden soll.

So erkennen Sie frühzeitig, ob alle dasselbe Verständnis haben.

2. Gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse

Ein gemeinsames Ziel ist wichtig. Aber das allein reicht nicht aus.

Das Team muss auch wissen, wie es dieses Ziel erreichen möchte.

Dafür benötigen Sie gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse.

Welche Aufgaben müssen erledigt werden? In welcher Reihenfolge? Welche Ergebnisse werden benötigt, bevor der nächste Arbeitsschritt beginnen kann?

Und wie werden die einzelnen Aufgaben miteinander abgestimmt?

Gerade bei Projekten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, können unklare Abläufe schnell zu Schwierigkeiten führen.

Ein Beispiel:

Ein Projektteam soll eine neue Software einführen.

Die IT-Abteilung kümmert sich um die technische Umsetzung. Die Fachabteilungen definieren ihre Anforderungen und die Assistenz organisiert die Schulungen.

Wenn die Schulungstermine bereits festgelegt werden, obwohl die Software noch nicht vollständig eingerichtet ist, entstehen unnötige Probleme.

Deshalb sollten die einzelnen Arbeitsschritte sinnvoll aufeinander abgestimmt werden.

Wichtig: Eine gute Projektplanung bedeutet nicht, dass jeder Arbeitsschritt von Anfang an unveränderlich festgelegt werden muss.

Gerade bei komplexen Projekten können sich Anforderungen verändern.

Entscheidend ist, dass das Team einen gemeinsamen Überblick über die Aufgaben, Abhängigkeiten und nächsten Schritte hat.

3. Zielführende Normen und Verhaltensregeln

Wie gehen wir miteinander um? Wie treffen wir Entscheidungen? Was passiert, wenn jemand einen vereinbarten Termin nicht einhalten kann?

Solche Fragen werden zu Beginn eines Projekts häufig nicht besprochen.

Schließlich gehen alle davon aus, dass eine gute Zusammenarbeit selbstverständlich ist.

Doch genau hier entstehen später oft Schwierigkeiten.

Deshalb empfehle ich, bereits beim Projektstart einige gemeinsame Regeln zu vereinbaren.

Beispielsweise:

• Wir halten vereinbarte Termine ein oder informieren frühzeitig über Verzögerungen.
• Wir lassen andere ausreden und hören unterschiedliche Meinungen an.
• Wir sprechen Probleme offen und sachlich an.
• Wir dokumentieren wichtige Entscheidungen.
• Wir informieren die anderen Teammitglieder über Veränderungen, die ihre Arbeit betreffen.

Dabei benötigen Sie kein umfangreiches Regelwerk.

Einige wenige Vereinbarungen, die von allen akzeptiert und eingehalten werden, sind meistens völlig ausreichend.

Mein Tipp: Lassen Sie die Teammitglieder selbst Vorschläge für die Zusammenarbeit entwickeln.

Regeln, die gemeinsam vereinbart wurden, werden häufig eher akzeptiert als Vorgaben, die ausschließlich vom Projektleiter kommen.

4. Geeignete Teamstruktur und Teamgröße

Je mehr Menschen an einem Projekt beteiligt sind, desto besser wird das Ergebnis?

Leider funktioniert das nicht so einfach.

Mit jedem zusätzlichen Teammitglied steigt auch der Abstimmungsbedarf.

Mehr Menschen bedeuten mehr Meinungen, mehr Informationswege und möglicherweise auch mehr Konflikte.

Deshalb sollten Sie bereits bei der Zusammenstellung des Projektteams überlegen, welche Personen tatsächlich benötigt werden.

Dabei geht es nicht nur um die Anzahl der Teammitglieder.

Auch die Zusammensetzung spielt eine wichtige Rolle.

Welche fachlichen Kenntnisse werden benötigt? Welche Abteilungen müssen vertreten sein? Wer verfügt über wichtige Erfahrungen?

Und welche Personen sollten zwar regelmäßig informiert werden, müssen aber nicht an jeder Projektbesprechung teilnehmen?

Ein Beispiel:

Für die Überarbeitung eines internen Bestellprozesses benötigen Sie möglicherweise Mitarbeiter aus dem Einkauf, der Buchhaltung und den betroffenen Fachabteilungen.

Das bedeutet aber nicht, dass sämtliche Mitarbeiter dieser Bereiche Mitglieder des Projektteams werden müssen.

Oft ist es sinnvoller, mit einem kleineren Kernteam zu arbeiten und weitere Personen bei Bedarf einzubeziehen.

Mein Tipp: Stellen Sie Ihr Projektteam so groß wie nötig und so klein wie möglich zusammen.

Entscheidend ist, dass alle notwendigen Kompetenzen vertreten sind und das Team arbeitsfähig bleibt.

5. Klare Rollen und komplementäre Fähigkeiten

Ein erfolgreiches Projektteam benötigt unterschiedliche Fähigkeiten.

Schließlich kann nicht jeder alles gleich gut.

Manche Mitarbeiter verfügen über umfangreiche Fachkenntnisse. Andere sind besonders gut darin, Aufgaben zu strukturieren, Probleme zu analysieren oder mit unterschiedlichen Interessen umzugehen.

Diese Fähigkeiten sollten sich möglichst ergänzen.

In der Teamarbeit spricht man von komplementären Fähigkeiten.

Ein Beispiel:

In einem Projektteam arbeitet eine Mitarbeiterin, die sehr strukturiert vorgeht und Termine zuverlässig im Blick behält.

Ein Kollege entwickelt gerne neue Ideen und findet kreative Lösungen.

Eine weitere Person kennt die technischen Zusammenhänge besonders gut.

Wenn alle ihre Stärken einbringen können, profitiert das gesamte Team.

Allerdings müssen auch die Rollen eindeutig geklärt sein.

Wer übernimmt die Projektleitung? Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich? Wer darf Entscheidungen treffen?

Und wer vertritt ein Teammitglied, wenn es ausfällt?

Unklare Zuständigkeiten führen häufig dazu, dass Aufgaben doppelt erledigt werden oder niemand sich verantwortlich fühlt.

Deshalb sollten Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten bereits beim Projektstart festlegen.

Achten Sie außerdem darauf, dass die Aufgaben zu den Fähigkeiten der jeweiligen Personen passen.

6. Konstruktive Kommunikation und Kooperation

Ein Projekt kann noch so gut geplant sein: Wenn die Kommunikation nicht funktioniert, wird die Zusammenarbeit schwierig.

Vielleicht erhält ein Teammitglied eine wichtige Information zu spät. Eine Entscheidung wird getroffen, aber nicht an alle Beteiligten weitergegeben. Oder zwei Mitarbeiter arbeiten an derselben Aufgabe, ohne voneinander zu wissen.

Solche Situationen kosten Zeit und können zu unnötigen Konflikten führen.

Deshalb benötigen erfolgreiche Projektteams klare Kommunikationswege.

Klären Sie beispielsweise:

Welche Informationen müssen ausgetauscht werden?

Nicht jeder muss über jedes Detail informiert werden. Aber alle sollten die Informationen erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

Wo werden Informationen dokumentiert?

Vielleicht nutzen Sie dafür ein gemeinsames OneNote-Notizbuch oder eine zentrale Projektablage.

Wichtig ist, dass alle Beteiligten wissen, wo sie die aktuellen Informationen finden.

Wie häufig stimmen wir uns ab?

Nicht jedes Problem erfordert eine zusätzliche Besprechung.

Manchmal reicht eine kurze Nachricht oder ein persönliches Gespräch.

Für größere Entscheidungen kann dagegen ein gemeinsamer Termin sinnvoll sein.

Neben der Kommunikation ist auch die Kooperation entscheidend.

Die Teammitglieder sollten bereit sein, sich gegenseitig zu unterstützen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Erfolgreiche Zusammenarbeit bedeutet nicht, dass jeder nur seine eigenen Aufgaben erledigt. Entscheidend ist das gemeinsame Projektergebnis.

7. Starker Teamgeist und Zusammengehörigkeitsgefühl

Ein Projektteam besteht nicht automatisch aus einem gut funktionierenden Team, nur weil mehrere Menschen gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten.

Ein echtes Zusammengehörigkeitsgefühl muss sich erst entwickeln.

Dabei hilft es, wenn die Teammitglieder ein gemeinsames Ziel verfolgen, sich gegenseitig vertrauen und ihre jeweiligen Stärken anerkennen.

Auch gemeinsame Erfolge können den Teamgeist stärken.

Deshalb sollten Sie nicht nur am Ende eines Projekts auf das Ergebnis schauen.

Machen Sie auch kleinere Fortschritte sichtbar.

Vielleicht wurde ein wichtiger Meilenstein erreicht. Ein schwieriges Problem konnte gelöst werden oder ein neuer Arbeitsablauf funktioniert bereits deutlich besser.

Solche Erfolge dürfen ruhig gemeinsam gewürdigt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit Schwierigkeiten.

Wenn etwas nicht funktioniert, sollte nicht sofort nach einem Schuldigen gesucht werden.

Viel hilfreicher ist die Frage: Was können wir gemeinsam tun, um das Problem zu lösen?

Mein Tipp für Projektleiter: Achten Sie darauf, dass sich alle Teammitglieder als Teil des Projekts fühlen.

Gerade ruhigere Mitarbeiter sollten die Möglichkeit bekommen, ihre Ideen und Erfahrungen einzubringen.

8. Ausgeprägte Leistungsorientierung

Zum Schluss geht es um die Frage, wie stark sich das Team auf die Erreichung seiner Ziele konzentriert.

Erfolgreiche Projektteams möchten gute Ergebnisse erzielen.

Dabei geht es nicht darum, dass alle ständig unter Hochdruck arbeiten oder möglichst viele Überstunden machen.

Vielmehr sollten die Teammitglieder bereit sein, Verantwortung zu übernehmen und gemeinsam an der Zielerreichung zu arbeiten.

Dazu gehört auch, die eigenen Ergebnisse regelmäßig zu überprüfen.

Sind wir noch auf dem richtigen Weg? Haben wir die vereinbarten Meilensteine erreicht? Gibt es Hindernisse, die unseren Projekterfolg gefährden?

Ein Beispiel:

Ein Projektteam soll die Bearbeitungszeit von Kundenanfragen reduzieren.

Nach einigen Wochen stellt es fest, dass zwar verschiedene Maßnahmen umgesetzt wurden, die Bearbeitungszeit aber kaum gesunken ist.

Ein leistungsorientiertes Team wird sich nicht damit zufriedengeben, dass alle ihre Aufgaben erledigt haben.

Es wird hinterfragen, warum das gewünschte Ergebnis noch nicht erreicht wurde, und gegebenenfalls seine Vorgehensweise verändern.

Denn entscheidend ist nicht, wie beschäftigt alle sind, sondern welches Ergebnis gemeinsam erreicht wird.

Wie gut ist Ihr eigenes Projektteam aufgestellt?

Vielleicht haben Sie beim Lesen festgestellt, dass einige dieser Kriterien in Ihrem Projektteam bereits hervorragend erfüllt sind.

Bei anderen gibt es möglicherweise noch Verbesserungsbedarf.

Das ist völlig normal.

Entscheidend ist, dass Sie mögliche Schwachstellen frühzeitig erkennen.

Dafür können Sie die folgenden acht Fragen nutzen.

Ein kurzer Teamcheck

Bewerten Sie jede Aussage auf einer Skala von 1 bis 5.

1 = Trifft überhaupt nicht zu
5 = Trifft vollständig zu

Kriterium	Aussage	Bewertung
Gemeinsames Projektziel	Alle Teammitglieder kennen und verstehen unser Projektziel.	1–5
Arbeitsabläufe und Prozesse	Unsere Aufgaben und Arbeitsabläufe sind sinnvoll aufeinander abgestimmt.	1–5
Normen und Verhaltensregeln	Wir haben klare Vereinbarungen für unsere Zusammenarbeit.	1–5
Teamstruktur und Teamgröße	Unser Team ist sinnvoll zusammengesetzt und arbeitsfähig.	1–5
Rollen und Fähigkeiten	Zuständigkeiten sind klar und die Fähigkeiten ergänzen sich.	1–5
Kommunikation und Kooperation	Wichtige Informationen werden zuverlässig ausgetauscht.	1–5
Teamgeist	Wir unterstützen uns gegenseitig und fühlen uns für das gemeinsame Ergebnis verantwortlich.	1–5
Leistungsorientierung	Wir überprüfen regelmäßig, ob wir unsere Projektziele erreichen.	1–5

Schauen Sie sich anschließend Ihre Bewertungen an.

Welche Kriterien haben besonders niedrige Werte erhalten?

Und welche davon beeinträchtigen die Zusammenarbeit am stärksten?

Genau dort sollten Sie ansetzen.

Mein Tipp für Projektleiter

Sie können diesen Teamcheck auch gemeinsam mit Ihren Projektmitarbeitern durchführen.

Lassen Sie zunächst jeden die Aussagen für sich bewerten.

Vergleichen Sie anschließend die Ergebnisse und besprechen Sie mögliche Unterschiede.

Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie als Projektleiter die Zuständigkeiten für eindeutig halten, während Ihre Teammitglieder das ganz anders sehen.

Das ist eine wichtige Erkenntnis.

Denn häufig entstehen Probleme nicht dadurch, dass niemand etwas vereinbart hat, sondern weil die Beteiligten unterschiedliche Vorstellungen von den Vereinbarungen haben.

Nutzen Sie die Ergebnisse deshalb als Grundlage für konkrete Verbesserungen.

Die 8 Kriterien erfolgreicher Projektteams im Video

In meinem Video stelle ich Ihnen die Merkmale erfolgreicher Teams und die daraus abgeleiteten acht Kriterien noch einmal vor.

Sie erfahren, worauf es bei der Zusammenstellung und Organisation eines Projektteams ankommt und welche Faktoren die Zusammenarbeit unterstützen.

Fazit: Erfolgreiche Projektteams brauchen mehr als einen guten Projektplan

Ein gemeinsames Ziel, gut organisierte Arbeitsabläufe und klare Zuständigkeiten sind wichtige Voraussetzungen für erfolgreiche Projektarbeit.

Aber auch die Menschen spielen eine entscheidende Rolle.

Die Teammitglieder müssen miteinander kommunizieren, sich gegenseitig unterstützen und bereit sein, gemeinsam Verantwortung zu übernehmen.

Dafür benötigen sie geeignete Rahmenbedingungen.

Die acht Kriterien erfolgreicher Projektteams helfen Ihnen, diese Rahmenbedingungen bewusst zu gestalten.

Dabei müssen Sie nicht alle acht Kriterien gleichzeitig verbessern.

Überlegen Sie zunächst, welcher Faktor in Ihrem Projektteam die größten Schwierigkeiten verursacht.

Vielleicht sind die Zuständigkeiten nicht eindeutig. Vielleicht fehlen gemeinsame Regeln oder wichtige Informationen werden nicht zuverlässig weitergegeben.

Beginnen Sie genau dort.

Denn erfolgreiche Projektarbeit entsteht nicht allein durch eine gute Planung.

Sie entsteht vor allem dadurch, dass die richtigen Menschen unter geeigneten Bedingungen gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten.