„Ich komme einfach nicht dazu, meine eigentliche Arbeit zu erledigen.“

Diesen Satz höre ich in Seminaren regelmäßig.

Interessanterweise spielt es dabei kaum eine Rolle, ob ich mit Führungskräften, Assistenzkräften oder Sachbearbeitern arbeite. Fast alle berichten von demselben Problem:

👉 Der Arbeitstag besteht aus Unterbrechungen.

Kaum hat man mit einer Aufgabe begonnen, passiert etwas anderes:

• Das Telefon klingelt.
• Eine neue E-Mail erscheint.
• Teams meldet eine neue Nachricht.
• Ein Kollege hat eine Frage.
• Eine Führungskraft benötigt kurzfristig Unterstützung.
• Ein Kunde wartet auf eine Rückmeldung.

Am Ende des Tages entsteht dann oft das Gefühl:

„Ich habe den ganzen Tag gearbeitet, aber meine eigentlichen Aufgaben sind liegen geblieben.“

Doch warum passiert das so häufig? Und vor allem: Was kann man dagegen tun?

Unterbrechungen gehören zum Arbeitsalltag – aber nicht in diesem Ausmaß

Zunächst einmal ist es wichtig, realistisch zu bleiben.

Wer im Büro arbeitet, wird nie einen komplett störungsfreien Arbeitstag haben.

Kommunikation gehört zur Arbeit dazu.

• Kunden haben Fragen.
• Kollegen benötigen Informationen.
• Führungskräfte müssen Entscheidungen treffen.
• Teams arbeiten zusammen.

Das Problem sind deshalb nicht einzelne Unterbrechungen. Das Problem entsteht, wenn Unterbrechungen zum Normalzustand werden. Wenn konzentriertes Arbeiten zur Ausnahme wird und Reagieren den gesamten Arbeitstag bestimmt.

Was bei jeder Unterbrechung tatsächlich passiert

Viele Menschen unterschätzen die Auswirkungen von Unterbrechungen.

Nehmen wir an, Sie arbeiten gerade an einem Konzept, einer Präsentation oder einer wichtigen Auswertung. Sie sind bereits einige Minuten im Thema und haben einen Gedanken entwickelt.

Dann klingelt das Telefon. Das Gespräch dauert vielleicht nur drei Minuten.

Anschließend kehren Sie an Ihren Arbeitsplatz zurück.

Die meisten glauben nun:

👉 „Jetzt mache ich einfach weiter.“

Doch so einfach funktioniert unser Gehirn nicht.

Zunächst müssen Sie sich wieder erinnern:

• Wo war ich gerade?
• Was hatte ich bereits erledigt?
• Wie war mein Gedankengang?
• Was wollte ich als Nächstes tun?

Oft dauert es mehrere Minuten, bis man wieder die gleiche Konzentration erreicht hat. Dies nennt man auch den „Sägeblatt-Effekt“. Untersuchungen haben mal ergeben, dass die Mitarbeiter ca. alle 8 min. in ihrer Arbeit unterbrochen werden. Ich würde sagen: Das hängt vom Aufgabenbereich und dem Arbeitsplatz ab. Wenn eine Sekretärin im Durchgangszimmer zum Chef sitzt, wird sie deutlich häufiger unterbrochen. Genauso ist es, wenn es zu Ihrem Aufgabenbereich gehört, Kundenanfragen zu bearbeiten. Dann werden Sie sicherlich häufig durch Telefonate unterbrochen.

Wer zehn oder zwanzig Mal am Tag unterbrochen wird, verliert dadurch deutlich mehr Zeit, als die eigentlichen Unterbrechungen vermuten lassen.

Das Beispiel einer Führungskraft

Eine Führungskraft berichtete mir einmal:

„Mein Kalender ist voll. Dazwischen kommen ständig Mitarbeiter mit Fragen. Wenn ich abends nach Hause gehe, habe ich das Gefühl, nur Probleme anderer gelöst zu haben.“

Viele Führungskräfte erleben genau das.

👉 Mitarbeiter benötigen Entscheidungen.

👉 Rückfragen müssen beantwortet werden.

👉 Spontane Themen landen direkt auf dem Schreibtisch.

Dadurch entsteht leicht die Situation, dass die Führungskraft zwar permanent beschäftigt ist, aber kaum Zeit für:

• strategische Aufgaben
• Planung
• Weiterentwicklung
• wichtige Projekte

findet.

Die eigentliche Führungsarbeit wird dann häufig in die frühen Morgenstunden oder den Feierabend verschoben.

Das Beispiel einer Assistenz oder Sekretärin

Noch deutlicher wird das Problem häufig in Assistenz- und Sekretariatsfunktionen.

Eine Teilnehmerin sagte einmal:

„Sobald ich eine Aufgabe beginne, kommt jemand ins Büro.“

Ihre Aufgaben bestanden unter anderem aus:

• Terminorganisation
• Vorbereitung von Besprechungen
• Korrespondenz
• Reisemanagement
• Unterstützung mehrerer Führungskräfte

Gleichzeitig war sie die zentrale Anlaufstelle für Kollegen.

✨Jeder hatte eine Frage.

✨Jeder brauchte kurz etwas.

✨Jeder wollte „nur mal eben“.

Das Ergebnis: Die eigentlichen Aufgaben mussten ständig unterbrochen werden.

Und genau dadurch entstanden Fehler, Zeitdruck und Frustration.

Das Beispiel eines Sachbearbeiters

Auch Sachbearbeiter berichten häufig von ähnlichen Erfahrungen.

Ein Teilnehmer aus einer Verwaltung beschrieb seinen Arbeitstag so:

„Sobald ich mich in einen Vorgang eingearbeitet habe, kommt die nächste Anfrage.“

Gerade bei komplexen Themen benötigen viele Aufgaben:

• Konzentration
• Einarbeitungszeit
• gedankliche Tiefe

Wenn diese Arbeit regelmäßig unterbrochen wird, steigt nicht nur der Zeitaufwand. Auch die Fehlerquote nimmt zu. Denn wichtige Details gehen leichter verloren.

Der eigentliche Grund liegt oft nicht bei den Kollegen

Viele Menschen glauben zunächst:

👉 „Meine Kollegen unterbrechen mich zu oft.“

Oder:

👉 „Die anderen müssten mehr Rücksicht nehmen.“

Natürlich gibt es Situationen, in denen das stimmt. In den meisten Fällen liegt die Ursache jedoch tiefer. Denn häufig fehlt eine bewusste Gestaltung des eigenen Arbeitstags.

Viele Menschen sind dauerhaft erreichbar:

• E-Mails werden sofort gelesen.
• Teams-Nachrichten werden sofort beantwortet.
• Das Telefon hat jederzeit Vorrang.
• Kollegen können jederzeit Fragen stellen.
• Die Bürotür ist ständig offen (als Führungskraft will man für seine Mitarbeiter ansprechbar sein).

Dadurch entsteht ein Arbeitsumfeld, das Unterbrechungen geradezu einlädt.

Warum ständige Erreichbarkeit kein Zeichen von Effizienz ist

Besonders engagierte Mitarbeiter möchten hilfreich sein. Deshalb reagieren sie sofort.

Doch genau das hat einen unerwünschten Nebeneffekt:

👉 Andere gewöhnen sich daran.

Wenn Sie immer innerhalb weniger Minuten antworten, entsteht schnell die Erwartung, dass dies auch künftig so geschieht.

Die Folge:

⚡Noch mehr Unterbrechungen.

⚡Noch mehr spontane Anfragen.

⚡Noch weniger Zeit für konzentrierte Arbeit.

Was Sie wirklich ändern können

Die gute Nachricht:

Sie können Unterbrechungen nicht vollständig vermeiden. Aber Sie können ihren Einfluss deutlich reduzieren.

Fokuszeiten einplanen

Blockieren Sie bewusst Zeiten für konzentriertes Arbeiten.

In dieser Zeit:

• keine E-Mails
• keine Teams-Nachrichten
• möglichst keine Telefonate

Bereits 60 bis 90 Minuten ungestörte Arbeitszeit können einen enormen Unterschied machen. Diese Zeit sollten Sie sich in Ihren Kalender eintragen. Reservieren Sie sich am Besten regelmäßige Fokuszeiten. Mehr dazu erfahren Sie hier: Time-Blocking

Kommunikationszeiten festlegen

Nicht jede Nachricht muss sofort beantwortet werden.

Oft reicht es völlig aus:

• E-Mails zu festen Zeiten zu bearbeiten
• Teams-Nachrichten gesammelt zu beantworten
• Rückrufe zu bündeln

Dadurch reduzieren sich Unterbrechungen erheblich. Planen Sie sich diese Zeiten am Besten auch im Kalender ein.

Welche weiteren Aufgaben Sie gebündelt bearbeiten können, um dadurch Zeit zu sparen, erkläre ich hier (klick).

Rückfragen strukturieren

Gerade Führungskräfte können viel gewinnen, wenn Rückfragen gebündelt werden.

Statt zehn einzelner Unterbrechungen:

👉 eine gemeinsame Abstimmung.

Abstimmungen mit der Sekretärin bzw. Assistentin sollten morgens in einem kurzen Briefing-Gespräch erfolgen.

Informationsaustausch, evtl. mit kurzer Diskussion im Team, können in einer sogenannten Stehung mitten im Büro oder auf dem Flur erfolgen. Ansonsten könnten Führungskräfte auch regelmäßige „Sprechstunden“ einführen, in denen die Mitarbeiter ohne Termin vorbei kommen können, um schnell ein paar Punkte zu klären.

Ein Kunde von mir hat mal berichtet, dass die Führungskräfte untereinander kurze Abstimmungsgespräche in einem „Speed-Dating“-Format durchführen. Dazu werden alle Abteilungs- und Bereichsleiter alle 14 Tage zu einem einstündigen Termin eingeladen. Man trifft sich in einem Raum mit mehreren Stehtischen, an denen ein kurzer Austausch möglich ist. Danach gehen alle weiter und treffen sich in einer anderen Konstellation an einem anderen Tisch.

Erwartungen aktiv steuern

Nicht jede Unterbrechung sofort annehmen

Das fällt vielen schwer.

Doch manchmal hilft bereits die Frage:

👉 „Muss das wirklich jetzt geklärt werden?“

Oft lautet die Antwort überraschend häufig:

👉 Nein.

Weitere Tipps zum Thema Nein-Sagen finden Sie hier (klick).

Das eigentliche Ziel ist nicht weniger Kommunikation

Ein Missverständnis möchte ich vermeiden:

Es geht nicht darum, Kommunikation zu verhindern. Zusammenarbeit bleibt wichtig.

Das Ziel ist vielmehr:

👉 Kommunikation bewusster zu gestalten.

Denn konzentrierte Arbeit und gute Zusammenarbeit schließen sich nicht aus. Sie brauchen lediglich die richtige Balance.

Fazit

Unterbrechungen gehören zum modernen Arbeitsalltag.

Problematisch werden sie jedoch dann, wenn sie den gesamten Tag bestimmen.

Wer ständig reagiert, verliert nicht nur Zeit. Er verliert auch Konzentration, Fokus und das Gefühl, die eigene Arbeit aktiv zu gestalten.

Deshalb lautet die entscheidende Frage nicht:

👉 „Wie verhindere ich jede Unterbrechung?“

Sondern:

👉 „Wie schaffe ich mehr Raum für konzentriertes Arbeiten?“

Denn genau dort entstehen häufig die besten Ergebnisse – und deutlich mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag.