Sie schreiben eine E-Mail an einen Kollegen:

„Können Sie mir bitte bis Donnerstag die aktuellen Zahlen für die Präsentation schicken?“

Sie klicken auf Senden. Damit ist die Aufgabe erst einmal vom Tisch. Schließlich müssen Sie die Zahlen nicht selbst zusammenstellen.

Oder doch nicht?

Am Mittwoch fällt Ihnen plötzlich ein: Da war doch noch etwas mit den Zahlen. Sie schauen in Ihren Posteingang. Keine Antwort. Dann wechseln Sie zu den gesendeten E-Mails und suchen die Nachricht heraus. Tatsächlich: Die Zahlen sollten morgen kommen.

Die Aufgabe war delegiert. Aus Ihrem Kopf verschwunden war sie trotzdem nicht.

Genau das erlebe ich häufig in meinen Seminaren. Wir beschäftigen uns intensiv damit, wie wir unsere eigenen Aufgaben organisieren. Aber was passiert eigentlich mit den Aufgaben, die wir an andere weitergeben? Wer sorgt dafür, dass wir zum richtigen Zeitpunkt wieder daran erinnert werden?

Denn Delegieren bedeutet nicht automatisch, dass wir mit einer Aufgabe nichts mehr zu tun haben.

Delegiert ist nicht erledigt

Wenn Sie eine Aufgabe an einen anderen Menschen übertragen, geben Sie zunächst die Ausführung ab. Jemand anderes soll die Zahlen zusammenstellen, das Angebot erstellen, eine Information recherchieren oder einen Termin abstimmen.

Das bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass auch Ihre Verantwortung für den Vorgang endet. Vielleicht benötigen Sie die Zahlen am Freitag für Ihre Präsentation. Vielleicht wartet Ihr Kunde auf das Angebot. Vielleicht hängt der nächste Projektschritt von der Rückmeldung ab.

Ich unterscheide deshalb gerne zwischen zwei Fragen:

Wer muss die Aufgabe erledigen?

und

Wer muss sicherstellen, dass es anschließend weitergeht?

Das können zwei unterschiedliche Personen sein.

Wenn ich eine Information bis Donnerstag benötige, muss ich sie nicht selbst beschaffen. Aber ich sollte dafür sorgen, dass ich spätestens dann wieder auf den Vorgang aufmerksam werde, wenn die Information noch nicht angekommen ist.

Sonst passiert etwas, das viele kennen: Die Aufgabe ist zwar offiziell delegiert, wird aber weiterhin im Kopf mitgeführt.

Hoffentlich denkt Frau Müller daran.

Wann wollte Herr Schmidt mir das eigentlich schicken?

Ich müsste mal nachfragen, wie weit die Kollegen sind.

Das ist keine wirkliche Entlastung.

Delegieren entlastet erst dann, wenn Sie nicht mehr daran denken müssen, daran zu denken.

Eine Frage, die ich in meinen Outlook-Seminaren gerne stelle

Wenn wir über E-Mail- und Aufgabenorganisation sprechen, stelle ich meinen Teilnehmerinnen und Teilnehmern irgendwann eine einfache Frage:

„Was machen Sie eigentlich mit Ihren gesendeten E-Mails?“

Die Antwort ist erstaunlich häufig:

„Nichts.“

Und genau das finde ich interessant.

Mit unserem Posteingang beschäftigen wir uns intensiv. Wir legen Unterordner an, markieren Nachrichten, löschen Mails, setzen Fähnchen, erstellen Regeln und versuchen, den Überblick zu behalten.

Aber sobald wir eine Mail verschickt haben, ist sie erst einmal weg.

Dabei befinden sich gerade in „Gesendete Elemente“ jede Menge offene Vorgänge.

„Bitte schicken Sie mir die Zahlen bis Donnerstag.“

„Können Sie das Angebot bis zum 15. Oktober überarbeiten?“

„Bitte prüfen Sie den Vertrag und geben Sie mir eine Rückmeldung.“

„Können Sie das mit Herrn Meier abstimmen und mich anschließend informieren?“

„Bitte senden Sie mir die Unterlagen bis Ende der Woche.“

Bei all diesen Nachrichten ist mit dem Klick auf „Senden“ noch nichts abgeschlossen. Im Gegenteil: Jetzt beginnt die Wartezeit auf eine Reaktion eines anderen Menschen.

Deshalb lohnt es sich, nicht nur den Posteingang zu organisieren. Auch gesendete Nachrichten können Teil Ihrer Aufgabenorganisation sein.

Das Fähnchen im Posteingang löst nicht jedes Problem

An dieser Stelle kommen in meinen Seminaren meistens die Nachverfolgungsfähnchen in Outlook ins Spiel.

Viele Menschen nutzen sie, um im Posteingang zu kennzeichnen:

„Mit dieser Mail muss ich noch etwas machen.“

Häufig wird einfach ein Fähnchen gesetzt – ohne Datum. Damit hat die Nachricht zwar eine optische Markierung bekommen, organisatorisch ist allerdings noch erstaunlich wenig passiert. Sie wissen weiterhin nicht, wann Sie sich darum kümmern wollen.

Selbst wenn Sie dem Fähnchen ein Datum geben, bleibt ein weiteres Problem: Eine E-Mail ist nicht automatisch eine gute Aufgabenbeschreibung.

Vielleicht lautet der Betreff:

„AW: AW: Projekt Müller – Rückfrage“

Was müssen Sie damit eigentlich tun?

Unterlagen prüfen? Herrn Müller anrufen? Ein Angebot überarbeiten? Eine Rückfrage an die Buchhaltung stellen?

Der Absender der ursprünglichen Mail hat den Betreff formuliert – und nicht Sie mit Blick auf Ihre spätere Aufgabenorganisation.

Manchmal ist eine richtige Aufgabe die bessere Lösung

Wenn Sie selbst etwas erledigen müssen und die Bearbeitung nicht sofort möglich ist, finde ich eine richtige Aufgabe deshalb häufig sinnvoller als nur ein Fähnchen an einer E-Mail.

Bei einer Aufgabe können Sie klar formulieren, was konkret zu tun ist. Außerdem können Sie zusätzliche Informationen festhalten, eine kleine To-do-Liste ergänzen oder Zwischenergebnisse notieren.

Aus einem wenig aussagekräftigen Mailbetreff wie

„AW: Projekt Müller – Rückfrage“

kann beispielsweise die konkrete Aufgabe werden:

„Angebot Müller prüfen und neue Lieferzeit mit Einkauf klären“

Während der Bearbeitung können weitere Schritte entstehen:

• Liefertermin beim Einkauf erfragen
• neue Kalkulation prüfen
• Angebot aktualisieren
• Herrn Müller informieren

Vielleicht haben Sie bereits mit dem Einkauf telefoniert und möchten sich das Ergebnis notieren, bevor Sie am nächsten Tag weiterarbeiten. Auch dafür ist eine Aufgabe wesentlich besser geeignet als ein einzelnes Fähnchen an einer Mail.

Das Werkzeug sollte also zur Art des offenen Vorgangs passen.

Bei gesendeten E-Mails sieht die Sache plötzlich ganz anders aus

Interessanterweise finde ich das gleiche Nachverfolgungsfähnchen bei gesendeten E-Mails ausgesprochen praktisch.

Angenommen, ich schreibe:

„Bitte schicken Sie mir die Teilnehmerzahlen bis Donnerstag.“

Ich habe die Aufgabe damit abgegeben. Ich muss selbst nichts weiter vorbereiten und brauche auch keine umfangreiche To-do-Liste oder zusätzliche Notizen. Wenn die Zahlen bis Donnerstag kommen, ist alles gut.

Wenn nicht, möchte ich am Donnerstag daran erinnert werden und gegebenenfalls nachfragen oder anrufen.

Genau dafür eignet sich ein Nachverfolgungsfähnchen hervorragend.

Und – das sage ich in meinen Seminaren natürlich mit einem Augenzwinkern – da ich meine E-Mails selbstverständlich mit aussagekräftigen Betreffzeilen schreibe, erkenne ich bei meinen gesendeten Nachrichten auch sofort, worum es geht. 😉

Daraus lässt sich eine einfache Faustregel ableiten:

Muss ich selbst etwas erledigen? → Aufgabe organisieren.
Warte ich auf jemand anderen? → Nachfassen organisieren.

Es geht dabei weniger darum, welche Outlook-Funktion die „richtige“ ist. Entscheidend ist, dass Ihr System Ihnen zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Vorgang wieder zeigt.

Ein Fähnchen ohne Datum ist nur eine Erinnerung daran, dass irgendetwas offen ist

Das führt zu einem weiteren Punkt, den ich wichtig finde. Ein Fähnchen allein organisiert noch keine Arbeit.

Wenn Sie zwanzig Mails mit Fähnchen versehen haben, wissen Sie zwar, dass bei diesen zwanzig Nachrichten irgendetwas zu tun ist. Sie müssen aber immer wieder überlegen: Was davon ist heute relevant? Was kann warten? Wann muss ich spätestens reagieren?

Das Datum macht deshalb einen entscheidenden Unterschied.

Die Frage sollte nicht lauten:

„Wie markiere ich diese Mail, damit ich sie nicht vergesse?“

Sondern:

„Wann muss ich mich das nächste Mal mit diesem Vorgang beschäftigen?“

Vielleicht morgen. Vielleicht nächsten Dienstag. Vielleicht erst in drei Wochen.

Bis dahin müssen Sie den Vorgang nicht jeden Tag sehen und auch nicht im Kopf behalten.

Ein gutes Organisationssystem erinnert Sie nicht permanent an alles, was irgendwann wichtig sein könnte. Es zeigt Ihnen zum richtigen Zeitpunkt, was jetzt Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

„Das habe ich im Kopf“ funktioniert erstaunlich gut – bis es nicht mehr funktioniert

Natürlich kann man sich delegierte Aufgaben merken. Wenn Sie drei Dinge weitergegeben haben, wissen Sie vermutlich auch am nächsten Tag noch, von wem Sie auf eine Rückmeldung warten.

Schwieriger wird es bei 20 oder 30 offenen Vorgängen. Gerade Führungskräfte, Assistenzkräfte und Menschen, die viele Projekte koordinieren, warten ständig auf etwas: eine Freigabe, eine Information, einen Rückruf, Zahlen, Unterlagen, eine Entscheidung oder ein Arbeitsergebnis.

Dann wird der eigene Kopf zum Nachverfolgungssystem.

Das kostet Aufmerksamkeit, obwohl Sie gerade gar nichts tun können.

Hinzu kommt ein weiteres Problem: Unser Gedächtnis erinnert uns nicht unbedingt zum richtigen Zeitpunkt. Vielleicht fällt Ihnen am Sonntagabend ein, dass Sie Herrn Müller noch nach den Zahlen fragen wollten. Am Montagmorgen kommen fünf andere Dinge dazwischen – und der Gedanke ist wieder weg.

Ein zuverlässiges System sollte deshalb nicht davon abhängen, dass Ihnen eine Aufgabe zufällig wieder einfällt.

Auch mit Outlook können Sie Aufgaben delegieren

Neben der Nachverfolgung gesendeter E-Mails gibt es in Outlook noch eine weitere Möglichkeit: Aufgaben können direkt einer anderen Person zugewiesen werden.

Das kann sinnvoll sein, wenn aus einer Anfrage tatsächlich eine klar definierte Aufgabe wird. Statt nur per Mail zu schreiben „Kümmern Sie sich bitte darum“, kann die Aufgabe mit einem konkreten Termin versehen und delegiert werden.

Aber auch hier gilt: Die Technik allein macht noch keine gute Delegation.

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, sollten mindestens drei Dinge klar sein:

Wer macht was bis wann?

Und bei größeren oder wichtigeren Aufgaben würde ich noch eine vierte Frage ergänzen:

Woran erkennen beide Seiten, dass die Aufgabe erledigt ist?

„Bitte kümmern Sie sich um die Präsentation“ lässt viel Interpretationsspielraum.

„Bitte erstellen Sie bis Donnerstag, 12 Uhr, einen ersten Entwurf der Präsentation und schicken Sie ihn mir zur Freigabe“ ist wesentlich eindeutiger.

Manches Nachfassproblem entsteht nämlich gar nicht dadurch, dass wir Outlook falsch nutzen. Es entsteht bereits in dem Moment, in dem wir eine Aufgabe unklar delegieren.

Nachfassen ist nicht dasselbe wie kontrollieren

Vielleicht denken Sie jetzt: Muss ich wirklich hinter jeder delegierten Aufgabe herlaufen?

Nein.

Ein gutes Nachfasssystem soll gerade verhindern, dass Sie permanent kontrollieren.

Nicht jede delegierte Aufgabe braucht einen Zwischenstand. Nicht jeder Mitarbeiter muss daran erinnert werden, dass er etwas erledigen soll. Und natürlich hängt die notwendige Nachverfolgung auch von der Bedeutung einer Aufgabe, der Zusammenarbeit und den vereinbarten Verantwortlichkeiten ab.

Bei einer einfachen Anfrage reicht vielleicht: Wenn bis Freitag keine Antwort gekommen ist, frage ich nach.

Bei einem wichtigen Projekt kann dagegen ein vereinbarter Zwischenstand sinnvoll sein.

Nachhalten bedeutet nicht, einem anderen Menschen ständig über die Schulter zu schauen. Es bedeutet, bewusst zu entscheiden, wann ein Vorgang wieder Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Das ist ein großer Unterschied.

Machen Sie den Gesendet-Test

Öffnen Sie heute einmal nicht Ihren Posteingang, sondern den Ordner „Gesendete Elemente“.

Schauen Sie sich nur die Nachrichten der vergangenen fünf Arbeitstage an und fragen Sie sich bei jeder relevanten Mail:

Warte ich hier noch auf etwas?

Vielleicht auf eine Antwort, eine Information, eine Freigabe, einen Rückruf oder ein Arbeitsergebnis.

Wenn ja, kommt die entscheidende zweite Frage:

Weiß mein System, wann ich nachfassen muss – oder weiß das momentan nur mein Kopf?

Sie müssen dafür nicht gleich Ihre gesamte Aufgabenorganisation umbauen. Suchen Sie sich zunächst drei gesendete Nachrichten heraus, bei denen Sie noch auf eine Reaktion warten, und versehen Sie diese mit einem sinnvollen Nachfassdatum.

Dann dürfen Sie sie gedanklich loslassen.

Gestalten statt Aushalten

Delegieren soll entlasten. Trotzdem erleben viele Menschen genau das Gegenteil. Sie geben Aufgaben weiter, behalten aber gleichzeitig im Kopf, wer noch etwas liefern muss, wann eine Rückmeldung fällig ist und bei wem sie demnächst nachfragen sollten.

Das Problem ist dann nicht unbedingt mangelnde Delegationsfähigkeit. Häufig fehlt einfach ein zuverlässiges System für die Zeit zwischen „Ich habe es weitergegeben“ und „Es ist erledigt“.

Genau diese Lücke lässt sich gestalten.

Entscheiden Sie bei einer delegierten Aufgabe nicht nur, wer sie erledigt, sondern auch, wann sie wieder Ihre Aufmerksamkeit benötigt. Dann müssen Sie nicht ständig daran denken, nichts fällt unnötig durch das Raster und Sie müssen auch nicht jeden Tag kontrollieren.

Denn gute Aufgabenorganisation bedeutet nicht, möglichst viel im Kopf zu behalten.

Sie bedeutet, dem eigenen System vertrauen zu können.

Und manchmal beginnt das mit einer überraschend einfachen Frage:

Was machen Sie eigentlich mit Ihren gesendeten E-Mails?

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FAQ: Delegierte Aufgaben und Nachfassen

Wie kann ich verhindern, dass ich delegierte Aufgaben vergesse?

Legen Sie bereits beim Delegieren fest, wann der Vorgang wieder Ihre Aufmerksamkeit benötigt. Warten Sie beispielsweise bis Donnerstag auf eine Rückmeldung, sollte Ihr System Sie am Donnerstag wieder darauf aufmerksam machen. So müssen Sie die Aufgabe nicht bis dahin im Gedächtnis behalten.

Wann sollte ich eine Outlook-Aufgabe und wann ein Nachverfolgungsfähnchen verwenden?

Als einfache Orientierung kann gelten: Müssen Sie selbst noch mehrere Arbeitsschritte erledigen, ist eine Aufgabe häufig sinnvoller, weil Sie die Tätigkeit eindeutig formulieren und zusätzliche Informationen festhalten können. Warten Sie dagegen nach einer gesendeten E-Mail lediglich auf eine Reaktion, kann ein Nachverfolgungsfähnchen mit Datum eine einfache Lösung sein.

Warum sollte ein Nachverfolgungsfähnchen ein Datum haben?

Ein Fähnchen ohne Datum sagt lediglich, dass mit einer Nachricht noch etwas verbunden ist. Ein Datum beantwortet zusätzlich die wichtige Frage, wann Sie sich wieder mit dem Vorgang beschäftigen müssen. Dadurch muss die Mail nicht permanent Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.

Kann ich Aufgaben in Outlook an andere Personen delegieren?

Outlook bietet die Möglichkeit, Aufgaben anderen Personen zuzuweisen. Besonders bei klar definierten Aufgaben mit einem Termin kann das hilfreich sein. Entscheidend bleibt jedoch, dass eindeutig formuliert ist, wer was bis wann erledigen soll.

Ist Nachfassen nicht eine Form von Kontrolle?

Nicht zwangsläufig. Nachfassen bedeutet nicht, einen Mitarbeiter ständig zu kontrollieren. Es geht darum, bei relevanten offenen Vorgängen festzulegen, wann Sie selbst wieder aktiv werden müssen. Wie eng eine Aufgabe begleitet werden sollte, hängt von der Aufgabe, der Verantwortung und der Zusammenarbeit ab.

Was sollte ich bei delegierten Aufgaben festlegen?

Mindestens sollte klar sein, wer was bis wann erledigt. Bei größeren Aufgaben sollte zusätzlich vereinbart werden, welches Ergebnis erwartet wird und ob Zwischenstände erforderlich sind. Je klarer eine Aufgabe delegiert wird, desto weniger Rückfragen und unnötiges Nachfassen entstehen später.