Endlich Freitag! Mit 5 kleinen Routinen entspannt ins Wochenende

Endlich Freitag! Die Arbeitswoche ist (fast) geschafft. Am Nachmittag wird es im Büro meistens etwas ruhiger. Das Telefon klingelt seltener, die ersten Kollegen verabschieden sich ins Wochenende und auch Sie freuen sich auf den Feierabend.

Vielleicht überlegen Sie schon, was Sie am Wochenende unternehmen möchten. Oder Sie freuen sich einfach darauf, einmal nicht an die Arbeit denken zu müssen.

Aber halt! Bevor Sie Ihren Computer herunterfahren und ins wohlverdiente Wochenende starten, sollten Sie sich noch etwas Zeit für Ihr Selbstmanagement nehmen.

Denn gerade der Freitagnachmittag bietet eine gute Gelegenheit, die vergangene Arbeitswoche abzuschließen und die kommende Woche vorzubereiten.

Mit fünf einfachen Routinen können Sie dafür sorgen, dass Sie am Montag nicht gleich wieder im Chaos versinken.

1. Lassen Sie die vergangene Woche Revue passieren

Bevor Sie sich mit der kommenden Woche beschäftigen, lohnt sich ein kurzer Rückblick.

Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit und überlegen Sie:

• Was ist in dieser Woche besonders gut gelaufen?
• Welche Aufgaben habe ich erfolgreich abgeschlossen?
• Was hat mich unnötig Zeit gekostet?
• Welche Schwierigkeiten sind aufgetreten?
• Was möchte ich in der nächsten Woche anders machen?

Gerade die erste Frage finde ich wichtig.

Denn häufig konzentrieren wir uns auf die Dinge, die wir nicht geschafft haben. Die erledigten Aufgaben und kleinen Erfolge geraten dagegen schnell in Vergessenheit.

Dabei haben Sie vermutlich auch in dieser Woche eine ganze Menge geleistet.

Vielleicht haben Sie ein schwieriges Gespräch geführt, eine Aufgabe abgeschlossen, die Sie schon länger vor sich hergeschoben haben, oder eine gute Lösung für ein Problem gefunden.

Nehmen Sie diese Erfolge bewusst wahr.

Und wenn etwas nicht so gut funktioniert hat? Dann überlegen Sie, was Sie daraus lernen können.

Vielleicht haben Sie zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen. Vielleicht wurden Sie ständig unterbrochen. Oder Sie haben für eine Aufgabe deutlich mehr Zeit benötigt als ursprünglich geplant.

Es geht nicht darum, sich darüber zu ärgern, sondern daraus Konsequenzen für die nächste Woche zu ziehen.

2. Räumen Sie Ihren E-Mail-Posteingang auf

Am Freitagnachmittag lohnt sich auch ein Blick in den E-Mail-Posteingang.

Wie viele Nachrichten haben sich im Laufe der Woche angesammelt?

Und wie viele davon sind eigentlich längst erledigt?

Gehen Sie Ihre E-Mails noch einmal durch und entscheiden Sie, was damit passieren soll.

E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen.

Nachrichten, die Sie aufbewahren müssen, legen Sie in der vorgesehenen Ablage ab.

Und wenn eine E-Mail noch eine Aufgabe enthält, sollten Sie dafür sorgen, dass diese nicht in Ihrem Posteingang in Vergessenheit gerät.

In Outlook können Sie beispielsweise eine Aufgabe erstellen oder die Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen.

Wichtig ist, dass Sie sich nicht darauf verlassen, am Montag schon wieder daran zu denken.

Was ist mit den noch offenen E-Mails?

Natürlich müssen Sie am Freitagnachmittag nicht sämtliche offenen Aufgaben erledigen.

Das wäre auch gar nicht sinnvoll.

Überlegen Sie stattdessen, welche Nachrichten noch bearbeitet werden müssen und wann Sie sich darum kümmern möchten.

Vielleicht können Sie eine Aufgabe direkt für Montag einplanen. Oder Sie stellen fest, dass Sie zunächst auf eine Rückmeldung warten müssen.

Dann legen Sie sich eine entsprechende Wiedervorlage an.

Mein Tipp: Nutzen Sie den Freitagnachmittag nicht dazu, noch möglichst viele neue Aufgaben anzufangen. Es geht darum, den Überblick zu gewinnen und offene Vorgänge zuverlässig zu organisieren.

3. Erledigen Sie Ihre Papierablage

Auch wenn wir heute zunehmend digital arbeiten, gibt es in vielen Büros noch immer Papierunterlagen.

Und die haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie sammeln sich gerne auf dem Schreibtisch.

Hier eine Gesprächsnotiz, dort ein ausgedrucktes Dokument und daneben die Unterlagen einer Besprechung.

Im Laufe einer Woche kann daraus ein beachtlicher Stapel entstehen.

Nutzen Sie deshalb den Freitagnachmittag, um Ihre Papierablage zu erledigen.

Prüfen Sie:

• Welche Unterlagen können abgelegt werden?
• Welche Dokumente werden nicht mehr benötigt?
• Welche Vorgänge sind noch offen?
• Welche Unterlagen müssen Sie in der nächsten Woche griffbereit haben?

Legen Sie erledigte Unterlagen an ihrem vorgesehenen Platz ab und entsorgen Sie nicht mehr benötigte Papiere unter Beachtung der geltenden Datenschutz- und Aufbewahrungsvorgaben.

Bei offenen Vorgängen sollten Sie sich überlegen, wann Sie diese weiterbearbeiten möchten.

Vielleicht benötigen Sie die Unterlagen am Montag für eine Besprechung. Dann können Sie sie bereits entsprechend vorbereiten.

Das Ziel ist nicht ein vollkommen leerer Schreibtisch, sondern ein Arbeitsplatz, an dem Sie sich schnell zurechtfinden.

4. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die nächste Woche

Jetzt kommt für mich einer der wichtigsten Punkte: die Wochenplanung.

Denn ein entspannter Start in den Montag beginnt eigentlich schon am Freitag.

Öffnen Sie Ihren Kalender und schauen Sie sich die kommende Woche an.

Welche Termine stehen an? Welche Besprechungen müssen vorbereitet werden? Gibt es wichtige Fristen oder Abgabetermine?

Anschließend werfen Sie einen Blick auf Ihre Aufgabenliste.

Setzen Sie Prioritäten

Überlegen Sie, welche Aufgaben in der nächsten Woche besonders wichtig sind.

Dabei sollten Sie nicht nur auf die Dringlichkeit achten.

Manche Aufgaben sind wichtig, obwohl noch niemand danach gefragt hat und die Abgabefrist vielleicht erst in einigen Wochen liegt.

Gerade solche Aufgaben werden im hektischen Büroalltag gerne verschoben.

Mein Tipp: Reservieren Sie sich für wichtige Aufgaben feste Zeitblöcke in Ihrem Kalender.

So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie tatsächlich dazu kommen, diese Aufgaben zu erledigen.

Planen Sie nicht jede Minute

Ein häufiger Fehler bei der Wochenplanung besteht darin, den Kalender vollständig mit Aufgaben zu füllen.

Dabei wissen Sie aus Erfahrung, dass im Büroalltag immer wieder Unvorhergesehenes passiert.

Ein Kollege benötigt Unterstützung, ein Kunde ruft an oder eine dringende Aufgabe kommt hinzu.

Planen Sie deshalb bewusst Pufferzeiten ein.

Eine Wochenplanung sollte Ihnen Orientierung geben, aber kein starres Korsett sein.

Was können Sie noch heute delegieren?

Vielleicht stellen Sie bei Ihrer Wochenplanung fest, dass bestimmte Aufgaben von Kollegen übernommen werden könnten.

Dann überlegen Sie, ob Sie diese Aufgaben noch am Freitag delegieren können.

So haben Ihre Kollegen die Möglichkeit, die Aufgaben in ihre eigene Planung aufzunehmen.

Achten Sie dabei darauf, dass Zuständigkeiten und Termine eindeutig vereinbart werden.

5. Bereiten Sie Ihren Arbeitsplatz für Montag vor

Zum Schluss empfehle ich Ihnen noch eine kleine Routine.

Nehmen Sie sich die letzten fünf Minuten Ihres Arbeitstages Zeit, um Ihren Arbeitsplatz für Montag vorzubereiten.

Räumen Sie benutzte Arbeitsmittel zurück, schließen Sie erledigte Vorgänge ab und sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Unterlagen für die kommende Woche schnell erreichbar sind.

Vielleicht möchten Sie sich auch die wichtigste Aufgabe für Montag notieren.

Dann müssen Sie am Montagmorgen nicht erst überlegen, womit Sie beginnen sollen.

Gerade nach einem schönen Wochenende fällt der Einstieg in die Arbeit manchmal schwer.

Umso angenehmer ist es, wenn Sie an einen aufgeräumten Arbeitsplatz zurückkehren und bereits wissen, was als Erstes zu tun ist.

Ein guter Wochenabschluss ist deshalb gleichzeitig eine Vorbereitung auf einen guten Wochenstart.

Wie viel Zeit sollten Sie für Ihren Wochenabschluss einplanen?

Vielleicht denken Sie jetzt: Das klingt alles sinnvoll, aber dafür habe ich am Freitag doch gar keine Zeit!

Sie müssen auch nicht jeden Punkt ausführlich bearbeiten.

Für den Anfang könnten Sie sich beispielsweise 30 Minuten reservieren:

Aufgabe	Zeit
Wochenrückblick	5 Minuten
E-Mail-Posteingang durchsehen	5 Minuten
Papierablage erledigen	5 Minuten
Nächste Woche planen	10 Minuten
Arbeitsplatz vorbereiten	5 Minuten
Gesamt	30 Minuten

Natürlich sind das nur Richtwerte. Wenn Sie sehr viele E-Mails erhalten oder Ihre Papierablage umfangreicher ist, benötigen Sie möglicherweise mehr Zeit.

Entscheidend ist, dass Sie einen festen Termin dafür einplanen.

Tragen Sie sich beispielsweise jeden Freitag von 15:00 bis 15:30 Uhr einen Termin mit sich selbst in Ihren Outlook-Kalender ein.

Und behandeln Sie diesen Termin möglichst genauso verbindlich wie eine Besprechung mit einem Kollegen.

Fazit: Erst die Woche abschließen, dann ins Wochenende starten

Der Freitagnachmittag ist eine gute Gelegenheit, um die vergangene Arbeitswoche bewusst abzuschließen.

Schauen Sie zurück auf das, was Sie erreicht haben. Bringen Sie Ihre E-Mails und Unterlagen in Ordnung. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die kommende Woche und legen Sie Ihre Prioritäten fest.

So vermeiden Sie, dass Sie am Montagmorgen erst einmal herausfinden müssen, wo Sie am Freitag stehen geblieben sind.

Und vielleicht gelingt es Ihnen dadurch auch besser, am Wochenende gedanklich von der Arbeit abzuschalten.

Meine kleine Aufgabe für Sie:

Probieren Sie diesen Wochenabschluss an den nächsten drei Freitagen aus.

Sie müssen nicht sofort alle fünf Routinen perfekt umsetzen. Beginnen Sie mit den Punkten, die Ihnen den größten Nutzen bringen.

Und dann schauen Sie, ob Sie am Montag entspannter in die neue Arbeitswoche starten.

In diesem Sinne: Einen schönen Feierabend und ein erholsames Wochenende!