Wie kann ich die ständigen E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten? Wo lassen sich die Kalenderwochen anzeigen? Und wie kann ich in Outlook den Überblick behalten, wenn ich auf die Antwort eines Kollegen warte?

Diese und ähnliche Fragen werden mir in meinen Seminaren und Online-Trainings immer wieder gestellt.

Das überrascht mich nicht. Denn Outlook gehört in vielen Unternehmen und Verwaltungen zum Arbeitsalltag. Trotzdem nutzen viele Mitarbeiter nur einen kleinen Teil der vorhandenen Funktionen.

Dabei sind es häufig gerade die kleinen Einstellungen und Funktionen, die uns die tägliche Arbeit erleichtern.

In diesem Artikel beantworte ich fünf typische Fragen zu Outlook und zeige Ihnen, wie Sie damit Ihre Büroarbeit besser organisieren können.

Die Funktionen stelle ich Ihnen außerdem in meinem Video vor.

Ein Hinweis vorab: Die Bezeichnungen und Einstellmöglichkeiten können sich je nach Outlook-Version unterscheiden. Insbesondere zwischen dem klassischen Outlook für Windows und dem neuen Outlook gibt es Unterschiede. Mein Video zeigt die zum Zeitpunkt der Aufnahme verwendete Version.

1. Wie kann ich die E-Mail-Benachrichtigung in Outlook ausschalten?

Sie arbeiten gerade konzentriert an einer wichtigen Aufgabe.

Plötzlich erscheint unten rechts auf Ihrem Bildschirm eine Benachrichtigung: Eine neue E-Mail ist eingetroffen.

Vielleicht schauen Sie nur kurz auf den Absender. Vielleicht lesen Sie auch schon die ersten Zeilen.

Und schon sind Sie gedanklich bei einem ganz anderen Thema.

Das Problem ist nicht unbedingt die E-Mail selbst, sondern die Unterbrechung Ihrer Konzentration.

Denn auch wenn Sie die Nachricht nicht sofort bearbeiten, haben Sie Ihre Aufmerksamkeit bereits von Ihrer eigentlichen Aufgabe abgewendet.

Deshalb empfehle ich in meinen Seminaren regelmäßig, die E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten.

So geht es im klassischen Outlook für Windows

1. Klicken Sie auf Datei → Optionen.
2. Wählen Sie den Bereich E-Mail.
3. Suchen Sie den Abschnitt Nachrichteneingang.
4. Entfernen Sie das Häkchen bei Desktopbenachrichtigung anzeigen.
5. Bestätigen Sie mit OK.

Im neuen Outlook finden Sie die entsprechenden Einstellungen unter Einstellungen → Allgemein → Benachrichtigungen. Dort können Sie die Benachrichtigungen für E-Mails anpassen.

Mein Tipp: Legen Sie feste E-Mail-Zeiten fest

Wenn Sie die Benachrichtigungen ausschalten, bedeutet das natürlich nicht, dass Sie Ihre E-Mails ignorieren sollen.

Überlegen Sie stattdessen, wie häufig Sie Ihren Posteingang tatsächlich kontrollieren müssen.

Vielleicht reicht es aus, einmal pro Stunde nach neuen Nachrichten zu schauen.

Oder Sie legen bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten.

Das hängt selbstverständlich von Ihren Aufgaben und den Erwartungen an Ihre Erreichbarkeit ab.

Entscheidend ist, dass Sie möglichst selbst bestimmen, wann Sie Ihre E-Mails bearbeiten – und nicht jede eingehende Nachricht Ihren Arbeitsrhythmus unterbricht.

2. Wie kann ich mir die Kalenderwochen in Outlook anzeigen lassen?

„Können wir den Termin in Kalenderwoche 47 legen?“

Solche Aussagen hören Sie vermutlich regelmäßig.

Gerade bei der Planung von Projekten, Schulungen oder Urlaubszeiten wird häufig mit Kalenderwochen gearbeitet.

Umso praktischer ist es, wenn Outlook die Kalenderwochennummern direkt im Kalender anzeigt.

So geht es im klassischen Outlook für Windows

1. Öffnen Sie Datei → Optionen.
2. Wählen Sie Kalender.
3. Suchen Sie den Abschnitt Anzeigeoptionen.
4. Aktivieren Sie Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen.
5. Bestätigen Sie mit OK.

Im neuen Outlook können Sie die Anzeige der Kalenderwochen in den Kalendereinstellungen aktivieren.

Achten Sie auf die richtige Zählweise

Bei der Anzeige von Kalenderwochen gibt es unterschiedliche Systeme.

In Deutschland wird üblicherweise die ISO-Zählweise verwendet. Dabei beginnt die Woche am Montag und die erste Kalenderwoche ist diejenige, die den ersten Donnerstag des Jahres enthält.

Prüfen Sie deshalb bei Bedarf auch die Einstellungen zum Wochenbeginn und zur ersten Kalenderwoche.

Mein Tipp: Wenn Sie regelmäßig Termine für andere Personen organisieren, ist die Anzeige der Kalenderwochen eine kleine Einstellung, die Ihnen viele Rückfragen und unnötiges Nachschauen ersparen kann.

3. Wie kann ich E-Mails mit Regeln automatisch in Unterordner verschieben?

Vielleicht erhalten Sie regelmäßig Newsletter, automatische Benachrichtigungen oder Nachrichten aus bestimmten Projekten.

Diese E-Mails landen zunächst alle in Ihrem Posteingang.

Dort müssen Sie sie lesen, beurteilen und gegebenenfalls in einen passenden Ordner verschieben.

Aber muss das wirklich jedes Mal von Hand passieren?

Nein.

Mit den Regeln in Outlook können Sie bestimmte Arbeitsschritte automatisieren.

Beispielsweise können Sie festlegen, dass Nachrichten eines bestimmten Absenders automatisch in einen dafür vorgesehenen Unterordner verschoben werden.

Beispiel: Newsletter automatisch ablegen

Angenommen, Sie haben mehrere Newsletter abonniert, die Sie gerne lesen möchten.

Allerdings müssen Sie diese nicht sofort nach dem Eingang bearbeiten.

Dann könnten Sie einen Ordner mit dem Namen „Newsletter“ anlegen.

Anschließend erstellen Sie eine Regel, die eingehende Newsletter automatisch in diesen Ordner verschiebt.

So bleibt Ihr Posteingang übersichtlicher.

So erstellen Sie eine Regel

Im klassischen Outlook für Windows können Sie beispielsweise folgendermaßen vorgehen:

1. Markieren Sie eine E-Mail des betreffenden Absenders.
2. Klicken Sie im Menüband auf Regeln.
3. Wählen Sie Regel erstellen.
4. Legen Sie die gewünschte Bedingung fest.
5. Wählen Sie als Aktion das Verschieben in einen bestimmten Ordner.
6. Bestätigen Sie die Regel.

Für umfangreichere Regeln können Sie den Regel-Assistenten verwenden.

Im neuen Outlook finden Sie die Regeln unter Einstellungen → E-Mail → Regeln.

Aber Vorsicht: Nicht jede E-Mail sollte automatisch verschoben werden

Ich empfehle Ihnen, Regeln bewusst einzusetzen.

Denn wenn wichtige Nachrichten automatisch in verschiedenen Unterordnern verschwinden, besteht die Gefahr, dass Sie diese übersehen.

Besonders bei Nachrichten von Vorgesetzten, Kunden oder Kollegen sollten Sie deshalb genau überlegen, ob eine automatische Verschiebung sinnvoll ist.

Mein Tipp: Verwenden Sie Regeln vor allem für Nachrichten, bei denen Sie bereits vor dem Lesen zuverlässig entscheiden können, wie sie behandelt werden sollen.

Und kontrollieren Sie regelmäßig, ob Ihre Regeln noch sinnvoll sind.

4. Wie behalte ich den Überblick, wenn ich auf eine Antwort warte?

Sie haben einem Kollegen eine E-Mail geschickt und um eine Information gebeten.

Jetzt warten Sie auf seine Antwort.

Zwei Tage später fällt Ihnen plötzlich ein, dass Sie die Information noch gar nicht erhalten haben.

Also suchen Sie die ursprüngliche Nachricht und fragen nach.

Vielleicht kennen Sie diese Situation.

Gerade wenn Sie viele Vorgänge gleichzeitig bearbeiten, ist es schwierig, sämtliche offenen Rückmeldungen im Kopf zu behalten.

Die Lösung: Nutzen Sie Outlook nicht nur zum Versenden von E-Mails, sondern auch zur Organisation Ihrer Wiedervorlagen.

Arbeiten Sie mit einer Wiedervorlage

Wenn Sie eine E-Mail verschicken und auf eine Antwort warten, sollten Sie sich direkt überlegen, wann Sie gegebenenfalls nachfassen möchten.

Im klassischen Outlook können Sie eine Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen und einen entsprechenden Termin festlegen (Fähnchen mit Datum).

Besonders praktisch ist das bei gesendeten Nachrichten.

Sie können die betreffende Nachricht im Ordner „Gesendete Elemente“ markieren und eine Nachverfolgung für sich selbst einrichten. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen und wählen bei Datum: benutzerdefiniert. Legen Sie dann fest, wann Sie spätestens nachhakten wollen, falls Sie die Antwort bis dahin noch nicht erhalten haben.

Mails mit Fähnchen werden auch in der Aufgabenliste angezeigt. So behalten Sie den Vorgang im Blick.

Warum ist das besser als eine Erinnerung im Kopf?

Stellen Sie sich vor, Sie warten auf zehn verschiedene Rückmeldungen.

Wenn Sie versuchen, sich alle offenen Vorgänge zu merken, müssen Sie gedanklich ständig überprüfen, ob noch etwas aussteht.

Das kostet Aufmerksamkeit.

Wenn Sie dagegen für jeden Vorgang eine passende Wiedervorlage einrichten, können Sie sich auf Ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren.

Mein Tipp: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, direkt beim Versenden einer wichtigen Anfrage zu entscheiden, ob und wann Sie nachfassen müssen.

So vermeiden Sie, dass offene Vorgänge in Vergessenheit geraten.

5. Wo finde ich die Chef-Sekretärin-Funktion in Outlook?

Diese Frage wird mir besonders häufig von Sekretärinnen und Assistentinnen gestellt.

Denn wer für eine Führungskraft arbeitet, muss häufig auch deren Termine organisieren.

Vielleicht sollen Sie Besprechungen vereinbaren, Einladungen verschicken oder den Kalender Ihres Vorgesetzten verwalten.

Outlook bietet dafür verschiedene Möglichkeiten.

Die sogenannte Chef-Sekretärin-Funktion ist allerdings keine einzelne Schaltfläche mit diesem Namen.

Gemeint sind in der Regel Funktionen zur Stellvertretung und zur gemeinsamen Kalenderverwaltung.

Kalenderfreigabe und Stellvertretung – wo liegt der Unterschied?

Wenn Ihr Vorgesetzter seinen Kalender für Sie freigibt, können Sie abhängig von den erteilten Berechtigungen Termine einsehen oder bearbeiten.

Das ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie Besprechungen organisieren oder freie Zeitfenster suchen.

Bei einer Stellvertretung können darüber hinaus bestimmte Aufgaben im Auftrag einer anderen Person übernommen werden.

Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt unter anderem von der Outlook-Version, dem verwendeten E-Mail-System und den eingerichteten Berechtigungen ab.

Wo werden Stellvertretungen eingerichtet?

Im klassischen Outlook für Windows finden Sie die entsprechende Funktion normalerweise unter:

Datei → Kontoeinstellungen → Zugriffsrechte für Stellvertretung

Dort kann Ihr Vorgesetzter eine Stellvertretung einrichten und die erforderlichen Berechtigungen vergeben.

Im neuen Outlook unterscheiden sich die Möglichkeiten und Einstellwege. Dort erfolgt die Zusammenarbeit unter anderem über die Kalenderfreigabe und entsprechende Zugriffsberechtigungen.

Mein Tipp für Sekretärinnen und Assistentinnen

Klären Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten, welche Aufgaben Sie tatsächlich übernehmen sollen.

Müssen Sie lediglich Termine einsehen können?

Sollen Sie Termine selbstständig eintragen oder verändern dürfen?

Oder sollen Sie auch Besprechungsanfragen im Auftrag Ihres Vorgesetzten bearbeiten?

Je klarer die Zuständigkeiten vereinbart sind, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit.

Wichtig: Für die Einrichtung bestimmter Berechtigungen benötigen Sie möglicherweise Unterstützung durch Ihre IT-Abteilung.

Meine Antworten auf die fünf Outlook-Fragen im Video

In meinem Video zeige ich Ihnen die fünf Funktionen direkt in Outlook.

Sie erfahren, wie Sie die E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten, Kalenderwochen anzeigen lassen, Regeln erstellen, Wiedervorlagen organisieren und die Funktionen zur Stellvertretung finden.

Bitte beachten Sie, dass das Video mit einer älteren Outlook-Version aufgenommen wurde. Die grundsätzlichen Möglichkeiten bestehen weiterhin, einzelne Menübefehle und Funktionen können sich inzwischen jedoch unterscheiden.

Fazit: Oft sind es die kleinen Outlook-Funktionen, die viel bewirken

Outlook bietet zahlreiche Möglichkeiten, die tägliche Büroarbeit zu erleichtern.

Dabei müssen Sie nicht sämtliche Funktionen kennen oder besonders komplizierte Einstellungen vornehmen.

Manchmal reichen schon wenige Veränderungen:

Schalten Sie störende E-Mail-Benachrichtigungen aus. Lassen Sie sich die Kalenderwochen anzeigen. Nutzen Sie Regeln für wiederkehrende Abläufe und organisieren Sie Ihre Wiedervorlagen so, dass Sie offene Vorgänge nicht ständig im Kopf behalten müssen.

Und wenn Sie als Sekretärin oder Assistentin arbeiten, lohnt es sich, die Möglichkeiten der Kalenderfreigabe und Stellvertretung genauer anzusehen.

Mein Rat: Suchen Sie sich zunächst eine der fünf Funktionen aus und probieren Sie diese in Ihrem Outlook aus.

Denn effizienter arbeiten bedeutet nicht, möglichst viele Funktionen zu nutzen.

Es bedeutet, diejenigen Funktionen einzusetzen, die Ihnen die Arbeit tatsächlich erleichtern.