Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung

Wie oft stehen Sie während eines Arbeitstages auf, um einen Ordner aus dem Schrank zu holen? Wie häufig suchen Sie nach Unterlagen, die Sie eigentlich ständig benötigen? Und wie viele Dinge liegen auf Ihrem Schreibtisch, obwohl Sie sie nur selten benutzen?

Vielleicht haben Sie Ihren Arbeitsplatz bereits gründlich aufgeräumt. Trotzdem stellen Sie fest, dass manche Arbeitsabläufe unnötig umständlich sind.

Das könnte daran liegen, dass Ihre Arbeitsmittel nicht dort aufbewahrt werden, wo Sie sie tatsächlich benötigen.

Denn ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist noch lange kein effizient organisierter Arbeitsplatz.

Entscheidend ist nicht nur, dass alles seinen festen Platz hat, sondern auch, wo sich dieser Platz befindet.

Ordnung schaffen nach der Häufigkeit der Nutzung

Ein wichtiges Grundprinzip guter Büroorganisation lautet:

Je häufiger Sie etwas benötigen, desto schneller sollte es erreichbar sein.

Das klingt selbstverständlich. Trotzdem wird dieser Grundsatz bei der Einrichtung von Arbeitsplätzen häufig nicht konsequent berücksichtigt.

Vielleicht stehen auf Ihrem Schreibtisch Ordner, die Sie nur einmal im Monat benötigen. Gleichzeitig liegen Unterlagen, mit denen Sie täglich arbeiten, in einem Schrank am anderen Ende des Raumes.

Das verursacht unnötige Wege und Unterbrechungen.

Deshalb empfehle ich, Arbeitsmittel und Unterlagen nach ihrer Nutzungshäufigkeit anzuordnen.

Dabei unterscheide ich drei Bereiche.

1. Mehrmals täglich benötigt: Schreibtisch und Rollcontainer

Alles, was Sie mehrmals täglich benutzen, sollte sich in unmittelbarer Reichweite befinden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Stifte und häufig benötigtes Büromaterial
• Aktuelle Arbeitsunterlagen
• Unterlagen zu laufenden Vorgängen
• Häufig verwendete Formulare
• Arbeitsmittel, die Sie ständig benötigen

Der Schreibtisch und der Rollcontainer bieten sich dafür besonders an.

Allerdings bedeutet das nicht, dass Sie sämtliche Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch verteilen sollten.

Im Gegenteil.

Auf der Schreibtischfläche sollte möglichst nur das liegen, womit Sie gerade arbeiten.

Andere häufig benötigte Dinge können Sie in den Schubladen Ihres Rollcontainers aufbewahren.

So sind sie schnell erreichbar, ohne dass Ihre Arbeitsfläche überladen wirkt.

Mein Tipp: Prüfen Sie Ihre täglichen Handgriffe

Beobachten Sie einmal einen typischen Arbeitstag.

Welche Gegenstände nehmen Sie besonders häufig in die Hand?

Wenn Sie beispielsweise ständig nach Ihrem Locher greifen, dieser aber in einem entfernten Schrank liegt, sollten Sie ihm einen besser erreichbaren Platz geben.

Es geht darum, Ihre Arbeitsumgebung an Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe anzupassen.

2. Häufig benötigt: Sideboard und eigene Ablage

Nicht alle Unterlagen und Arbeitsmittel müssen direkt am Schreibtisch liegen.

Manche Dinge benötigen Sie regelmäßig, aber eben nicht mehrmals täglich.

Für solche Unterlagen bietet sich beispielsweise ein Sideboard oder eine eigene Ablage in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes an.

Dort könnten Sie aufbewahren:

• Projektordner, die Sie regelmäßig verwenden
• Unterlagen zu wiederkehrenden Aufgaben
• Nachschlagewerke
• Seltener benötigtes Büromaterial
• Persönliche Arbeitsunterlagen

Diese Dinge sind weiterhin gut erreichbar, nehmen aber keinen Platz auf Ihrem Schreibtisch weg.

Wichtig ist, dass Sie die Ablage sinnvoll strukturieren und eindeutig beschriften.

Denn auch ein Sideboard kann schnell unübersichtlich werden, wenn dort einfach alles abgelegt wird, was gerade keinen anderen Platz hat.

3. Selten benötigt: Schränke und Teamablagen

Unterlagen und Arbeitsmittel, die Sie nur gelegentlich benötigen, müssen nicht direkt an Ihrem Arbeitsplatz aufbewahrt werden.

Dafür eignen sich beispielsweise Schränke oder gemeinsam genutzte Teamablagen.

Denken Sie etwa an:

• Abgeschlossene Projektunterlagen, die noch aufbewahrt werden müssen
• Selten verwendete Formulare
• Archivunterlagen
• Büromaterialvorräte
• Unterlagen, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden

Gerade bei gemeinsam genutzten Unterlagen ist es sinnvoll, einen zentralen Ablageort festzulegen.

So verhindern Sie, dass mehrere Personen dieselben Unterlagen an unterschiedlichen Stellen aufbewahren.

Achten Sie allerdings darauf, dass die Ablage für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich ist und vertrauliche Unterlagen entsprechend geschützt werden.

Ein Beispiel aus dem Büroalltag

Stellen Sie sich vor, Sie organisieren regelmäßig Besprechungen.

Für die tägliche Arbeit benötigen Sie Ihren Kalender, aktuelle Besprechungsunterlagen und vielleicht eine kleine Checkliste.

Diese Dinge sollten schnell erreichbar sein.

Unterlagen zu bereits abgeschlossenen Besprechungen benötigen Sie dagegen deutlich seltener.

Sie können deshalb in einer anderen Ablage aufbewahrt werden.

Und alte Unterlagen, die lediglich aufgrund einer Aufbewahrungspflicht noch vorhanden sein müssen, gehören nicht in die unmittelbare Arbeitsumgebung.

So schaffen Sie Platz für die Dinge, mit denen Sie tatsächlich arbeiten.

Das Prinzip funktioniert auch bei der digitalen Büroorganisation

Die Grundidee lässt sich übrigens auf die elektronische Dateiablage übertragen.

Auch hier sollten häufig benötigte Informationen möglichst schnell erreichbar sein.

Dafür können Sie beispielsweise die Favoriten beziehungsweise den Schnellzugriff im Windows-Explorer nutzen.

Häufig benötigte Projektordner lassen sich dort anheften.

So müssen Sie nicht jedes Mal durch eine umfangreiche Ordnerstruktur navigieren.

Auch in Outlook können Favoriten helfen, häufig genutzte Ordner schnell zu öffnen.

Und in OneNote lassen sich wichtige Informationen durch eine übersichtliche Notizbuchstruktur leicht zugänglich machen.

Dabei gilt allerdings: Nicht alles muss in den Favoriten stehen.

Wenn Sie dort 30 oder 40 Ordner hinterlegen, verlieren Sie schnell wieder den Überblick.

Beschränken Sie sich auf die Informationen, die Sie tatsächlich regelmäßig benötigen.

Überprüfen Sie Ihre Arbeitsplatzorganisation regelmäßig

Arbeitsabläufe verändern sich.

Vielleicht übernehmen Sie ein neues Projekt oder bestimmte Aufgaben fallen künftig weg.

Dann kann es sinnvoll sein, auch die Anordnung Ihrer Unterlagen und Arbeitsmittel anzupassen.

Fragen Sie sich deshalb gelegentlich:

• Welche Dinge benötige ich inzwischen häufiger?
• Welche Unterlagen verwende ich kaum noch?
• Gibt es Arbeitsmittel, für die ich unnötig weite Wege zurücklegen muss?
• Sind häufig benötigte Informationen schnell erreichbar?

Manchmal reichen schon kleine Veränderungen, um die tägliche Arbeit deutlich zu erleichtern.

Grundprinzipien von Ordnung im Video

In diesem Video zeige ich Ihnen anhand eines Büroarbeitsplatzes, wie Sie Unterlagen und Arbeitsmittel nach ihrer Nutzungshäufigkeit anordnen können.

Fazit: Der richtige Platz spart Zeit

Ordnung bedeutet nicht nur, dass jeder Gegenstand einen festen Platz bekommt.

Dieser Platz sollte auch sinnvoll gewählt sein.

Was Sie mehrmals täglich benötigen, gehört in unmittelbare Reichweite. Häufig verwendete Unterlagen können in einer nahe gelegenen Ablage aufbewahrt werden. Und Dinge, die Sie nur selten benötigen, dürfen ruhig etwas weiter entfernt stehen.

So vermeiden Sie unnötige Wege und schaffen Platz für Ihre eigentliche Arbeit.

Meine kleine Aufgabe für Sie: Schauen Sie sich heute einmal Ihren Schreibtisch an.

Welche drei Gegenstände liegen dort, obwohl Sie sie nur selten benötigen?

Und welche Arbeitsmittel sollten eigentlich näher bei Ihnen sein?

Vielleicht können Sie schon durch einen kleinen Platzwechsel Ihre Arbeit erleichtern.