Sie haben sich vorgenommen, heute endlich die Präsentation fertigzustellen. Oder das Konzept zu schreiben, die Zahlen auszuwerten, ein schwieriges Angebot vorzubereiten oder den Bericht zu überarbeiten.

Sie öffnen die Datei. Dann kommt eine E-Mail. Kurz darauf klingelt das Telefon. Eine Kollegin hat eine Frage. Sie beantworten noch schnell eine Teams-Nachricht. Zurück zur Präsentation.

Wo waren Sie gerade?

Sie lesen die letzten beiden Absätze noch einmal, versuchen, den Gedanken wiederzufinden – und genau in diesem Moment erscheint die nächste Nachricht auf dem Bildschirm.

Am Ende des Tages haben Sie viel gearbeitet. Sie haben Mails beantwortet, telefoniert, Fragen geklärt, Informationen weitergegeben und vielleicht sogar einige kleinere Aufgaben erledigt.

Nur die Präsentation ist kaum weitergekommen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dann liegt das möglicherweise gar nicht daran, dass Sie sich schlecht konzentrieren können. Vielleicht geben Sie Ihrer Konzentration schlicht keine Chance.

Konzentriertes Arbeiten braucht mehr als einen freien Termin

Wenn Menschen sagen: „Ich habe keine Zeit, mich einmal in Ruhe an eine Aufgabe zu setzen“, meinen sie häufig nicht, dass ihr Kalender tatsächlich von morgens bis abends lückenlos gefüllt ist.

Es gibt durchaus freie Zeit.

Eine halbe Stunde zwischen zwei Terminen. 45 Minuten am Vormittag. Vielleicht sogar einmal zwei Stunden ohne Besprechung. Theoretisch wäre also Zeit vorhanden.

Praktisch wird diese Zeit jedoch von vielen kleinen Dingen aufgefressen:

• E-Mails werden zwischendurch kontrolliert.
• Teams-Nachrichten erscheinen auf dem Bildschirm.
• Kollegen kommen mit kurzen Fragen.
• Das Telefon klingelt.
• Eine kleine Aufgabe wird „noch schnell“ erledigt.
• Eine Information wird gesucht.
• Eine Erinnerung erscheint.
• Und zwischendurch schauen wir selbst noch einmal in den Posteingang.

Das Problem ist deshalb häufig nicht: „Ich habe keine Zeit.“

Sondern: „Meine verfügbare Zeit zerfällt in zu viele kleine Stücke.“

Und genau das macht konzentriertes Arbeiten so schwierig.

Konzentration braucht zusammenhängende Zeit

Für manche Aufgaben benötigen Sie keine besondere Konzentration.

Eine kurze Terminbestätigung verschicken. Eine Rechnung weiterleiten. Einen Rückruf erledigen. Eine Information in einer Liste ergänzen.

Solche Tätigkeiten lassen sich häufig auch in kleinen Zeitfenstern erledigen.

Andere Aufgaben funktionieren so nicht.

Wenn Sie beispielsweise ein Konzept entwickeln, einen komplizierten Text schreiben, Daten analysieren oder eine wichtige Präsentation vorbereiten, müssen Sie zunächst gedanklich in das Thema hineinfinden.

Sie müssen Zusammenhänge herstellen, Informationen im Kopf behalten und Entscheidungen treffen.

Und genau deshalb kostet eine Unterbrechung mehr als nur die Minute, in der Sie beispielsweise eine Teams-Nachricht beantworten.

Danach müssen Sie wieder zurückfinden:

❓Was wollte ich gerade schreiben?

❓Welche Überlegung hatte ich?

❓Wo war ich stehen geblieben?

Je komplexer die Aufgabe ist, desto störender wird dieses ständige gedankliche Ein- und Aussteigen.

Wir behandeln jede Aufgabe, als wäre sie unterbrechbar

Hier liegt aus meiner Sicht ein grundlegendes Problem moderner Büroarbeit. Wir unterscheiden viel zu selten zwischen verschiedenen Arten von Arbeit.

Ein zweistündiges Konzept und eine zweiminütige E-Mail existieren im selben Arbeitstag – und wir behandeln beides so, als könnten wir jederzeit zwischen ihnen wechseln.

Während wir ein Konzept schreiben, bleibt Outlook geöffnet. Teams läuft nebenher. Das Smartphone liegt auf dem Tisch. Die Tür steht offen. Und wenn eine Nachricht erscheint, reagieren wir.

Das hat sich in vielen Büros so sehr normalisiert, dass konzentriertes Arbeiten beinahe zum Ausnahmezustand geworden ist.

Dabei müsste es eigentlich umgekehrt sein:

Nicht die Konzentrationsphase sollte die Ausnahme sein. Die Unterbrechung sollte die Ausnahme sein.

„Aber ich muss doch erreichbar sein“

Das ist einer der häufigsten Einwände, die ich in meinen Seminaren höre. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte. Eine offene Tür oder ständige Erreichbarkeit für Notfälle gilt als ein guter Führungsstil. Was dabei vergessen wird: Multitasking ist nicht möglich.

Und natürlich gibt es Arbeitsplätze, an denen Erreichbarkeit wichtig ist.

Eine Sekretärin kann nicht morgens um 8 Uhr beschließen, bis 12 Uhr für niemanden erreichbar zu sein. Eine Führungskraft kann nicht sämtliche Anfragen ignorieren. Und auch im Kundenservice lässt sich die Kommunikation mit Kunden nicht einfach für mehrere Stunden abschalten.

Aber zwischen

„Ich kann nicht vier Stunden ungestört arbeiten“

und

„Ich muss jede Minute des Tages sofort erreichbar sein“

liegt ein ziemlich großer Gestaltungsspielraum.

Genau dort lohnt es sich hinzuschauen:

• Braucht jede E-Mail innerhalb von fünf Minuten eine Antwort?
• Müssen Sie jede Teams-Nachricht sofort lesen?
• Muss das Telefon bei jeder Tätigkeit zu Ihnen durchgestellt werden?
• Müssen Kollegen jederzeit mit jeder Frage zu Ihnen kommen können?
• Oder haben sich diese Erwartungen mit der Zeit einfach eingeschlichen?

Erreichbarkeit ist häufig eine Gewohnheit – keine Vorgabe

Besonders interessant finde ich die Frage:

Was würde tatsächlich passieren, wenn Sie 45 Minuten lang Ihre E-Mails nicht lesen?

Bei manchen Menschen lautet die Antwort tatsächlich: Es könnte ein ernsthaftes Problem entstehen.

Bei sehr vielen lautet sie jedoch eher: Eigentlich nichts. Und trotzdem bleibt Outlook geöffnet.

Das liegt auch daran, dass wir uns selbst an permanente Reaktion gewöhnt haben.

Eine neue Nachricht erscheint – wir klicken darauf. Das Smartphone vibriert – wir schauen nach. Teams zeigt eine rote Zahl – wir wollen wissen, was dahintersteckt.

Die Unterbrechung kommt also keineswegs immer von außen.

Manchmal unterbrechen wir uns selbst.

Das ist unangenehm zu erkennen, eröffnet aber gleichzeitig Handlungsspielraum. Denn was wir selbst beeinflussen, können wir auch verändern.

Fokuszeit muss im Kalender genauso wichtig sein wie ein Meeting

Stellen Sie sich vor, Sie haben von 10 bis 11 Uhr eine Besprechung mit Ihrer Geschäftsführung. Würden Sie um 10:15 Uhr spontan sagen: „Jetzt beantworte ich erst einmal meine Mails“? Wahrscheinlich nicht. Der Termin ist reserviert.

Interessanterweise behandeln wir Zeit für unsere eigene Arbeit vollkommen anders.

Im Kalender steht zwischen 10 und 11 Uhr nichts. Also ist die Zeit vermeintlich verfügbar. Eine Kollegin möchte kurz etwas besprechen? Natürlich. Eine Terminanfrage kommt? Passt. Ein Telefonat? Kann ich noch dazwischenschieben.

Und am Ende bleibt für die Aufgabe, die wir eigentlich erledigen wollten, wieder keine zusammenhängende Zeit übrig.

Deshalb kann es sinnvoll sein, Fokuszeiten genauso verbindlich im Kalender zu reservieren wie Besprechungen.

Nicht irgendwann, wenn zufällig nichts anderes passiert. Sondern bewusst.

Eine Fokuszeit muss nicht zwei Stunden dauern

Beim Begriff „Deep Work“ entsteht schnell die Vorstellung, man müsse sich jeden Tag mehrere Stunden vollkommen von der Außenwelt abschotten. Für viele Büroarbeitsplätze ist das unrealistisch. Es ist aber auch gar nicht notwendig, gleich so groß zu denken.

Beginnen Sie beispielsweise mit:

30 Minuten.

Oder:

45 Minuten.

Eine überschaubare Zeitspanne, in der Sie sich einer einzigen wichtigen Aufgabe widmen.

Outlook-Benachrichtigungen aus. Teams möglichst auf „Nicht stören“. Smartphone außer Sichtweite. Wenn möglich Tür zu oder ein entsprechendes Signal an Kollegen.

Und vor allem: nur eine Aufgabe.

Keine E-Mails zwischendurch. Kein „Ich schaue nur ganz kurz“. Keine kleine Aufgabe, die Ihnen gerade einfällt.

45 Minuten sind im Arbeitstag nicht besonders viel.

45 Minuten wirklich konzentrierte Arbeit können aber erstaunlich produktiv sein.

Fokuszeit funktioniert nicht nur technisch

Outlook schließen und die Bürotür zumachen reicht allerdings nicht immer. Besonders in Teams muss geklärt werden, wie konzentriertes Arbeiten funktionieren soll.

Nehmen wir das Sekretariat.

Wenn die Sekretärin für jeden Kollegen jederzeit ansprechbar sein muss, kann sie ihre Konzentrationszeiten kaum allein organisieren. Dann braucht es möglicherweise eine gemeinsame Vereinbarung:

Von 9:00 bis 9:45 Uhr arbeitet sie konzentriert an einer bestimmten Aufgabe. Nicht dringende Fragen werden anschließend geklärt. Wirklich dringende Anliegen dürfen selbstverständlich weiterhin kommen.

Ähnliches gilt für Führungskräfte.

Wenn die Tür grundsätzlich offensteht und jede Frage sofort beantwortet wird, lernen Mitarbeiter: Ich kann jederzeit fragen. Das ist zunächst bequem. Langfristig führt es aber dazu, dass konzentriertes Arbeiten für die Führungskraft immer schwieriger wird.

Arbeitsorganisation ist deshalb nicht nur eine Frage persönlicher Disziplin. Sie ist auch eine Frage von Absprachen und Erwartungen.

Die offene Tür ist nicht automatisch gute Führung

Gerade Führungskräfte sagen gern: „Meine Tür steht immer offen.“ Das klingt zunächst positiv. Es signalisiert Nähe und Ansprechbarkeit.

Aber eine dauerhaft offene Tür kann auch bedeuten: Jede Frage wird sofort zur Unterbrechung.

Und manchmal verhindert diese Form der Erreichbarkeit sogar, dass Mitarbeiter zunächst selbst nach einer Lösung suchen.

Deshalb muss gute Erreichbarkeit nicht bedeuten, jederzeit verfügbar zu sein. Sie kann auch bedeuten:

Meine Mitarbeiter wissen, wann und wie sie mich zuverlässig erreichen können.

Das ist ein Unterschied.

Planen Sie Konzentration nach Ihrer Energie

Noch ein Aspekt wird beim Zeitmanagement häufig unterschätzt: Nicht jede Stunde Ihres Arbeitstages ist gleich wertvoll. Vielleicht können Sie morgens hervorragend denken und komplexe Aufgaben erledigen. Nach dem Mittagessen fällt Ihnen das deutlich schwerer. Dann wäre es wenig sinnvoll, Ihre beste Konzentrationszeit mit Routine-E-Mails zu verbringen und die anspruchsvolle Konzeptarbeit auf 15:30 Uhr zu verschieben.

Beobachten Sie deshalb einmal:

➡️Wann können Sie besonders gut konzentriert arbeiten?

Wenn Sie Ihre leistungsfähigste Zeit kennen, schützen Sie sie – soweit Ihr Arbeitsplatz das zulässt – für Tätigkeiten, die diese Konzentration auch wirklich benötigen. Routineaufgaben können häufig auch in weniger leistungsfähige Phasen wandern. Das ist ebenfalls Zeitmanagement: Nicht nur zu entscheiden, was Sie tun. Sondern auch, wann Sie es tun.

Warten Sie nicht darauf, dass irgendwann Ruhe ist

Das ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt.

Viele Menschen hoffen auf den Moment, an dem sie endlich Zeit haben:

• „Wenn ich die Mails abgearbeitet habe, mache ich das Konzept.“
• „Wenn die Kollegen nicht mehr so viel fragen, kümmere ich mich darum.“
• „Wenn die Termine vorbei sind, arbeite ich an der Präsentation.“

Nur kommt dieser Moment häufig nicht. Denn Büroarbeit ist niemals vollständig erledigt.

Es gibt immer noch eine Mail. Noch eine Aufgabe. Noch eine Frage. Noch etwas, das „nur fünf Minuten“ dauert.

Wenn konzentriertes Arbeiten wichtig ist, darf es deshalb nicht das sein, was übrig bleibt, wenn alles andere erledigt ist.

Sie müssen ihm aktiv Raum geben.

Ein kleines Experiment für diese Woche

Sie müssen Ihren gesamten Arbeitstag nicht umorganisieren. Probieren Sie stattdessen etwas Kleines aus. Reservieren Sie an einem Tag dieser Woche 45 Minuten Fokuszeit.

Wählen Sie vorher eine konkrete Aufgabe aus. Schalten Sie alles aus, was nicht unbedingt Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Und beobachten Sie anschließend: Was haben Sie in diesen 45 Minuten geschafft?

Aber beobachten Sie auch: Was hat Sie gestört?

Kam die Unterbrechung wirklich von außen? Oder haben Sie selbst zwischendurch Outlook geöffnet? Wollte tatsächlich jemand dringend etwas von Ihnen? Oder hatten Sie lediglich das Gefühl, erreichbar sein zu müssen?

Diese Beobachtungen sind oft wertvoller als die nächste neue Zeitmanagement-Methode.

Gestalten statt Aushalten

Wenn Sie nie Zeit für konzentriertes Arbeiten finden, ist die naheliegende Reaktion: „Bei mir geht das eben nicht.“

Genau hier lohnt sich ein anderer Blick. Vielleicht können Sie nicht jeden Vormittag drei Stunden ungestört arbeiten. Vielleicht können Sie Ihre Bürotür nicht einfach schließen. Vielleicht verlangt Ihre Tätigkeit tatsächlich eine hohe Erreichbarkeit.

Aber vielleicht können Sie 45 Minuten gestalten.

• Benachrichtigungen ausschalten.
• Eine Fokuszeit reservieren.
• Mit Kollegen eine Vereinbarung treffen.
• E-Mails nicht permanent kontrollieren.
• Eine wichtige Aufgabe bewusst in Ihre leistungsfähigste Tageszeit legen.

Das klingt unspektakulär. Aber genau darum geht es bei „Gestalten statt Aushalten“:

Nicht darauf warten, dass der Arbeitsalltag irgendwann ruhiger wird. Sondern dort, wo Sie Einfluss haben, Bedingungen schaffen, unter denen gute Arbeit möglich wird.

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FAQ: Konzentriertes Arbeiten im Büro

Wie lange sollte eine Fokuszeit dauern?
Es gibt keine für alle Menschen ideale Dauer. Für den Einstieg können bereits 30 bis 45 Minuten sinnvoll sein. Entscheidend ist weniger die Länge als eine möglichst unterbrechungsfreie Zeit für eine klar definierte Aufgabe.

Wie kann ich konzentriert arbeiten, wenn ich erreichbar sein muss?
Erreichbarkeit muss nicht zwangsläufig permanente Sofortreaktion bedeuten. Prüfen Sie, welche Anfragen tatsächlich unmittelbar beantwortet werden müssen. Schon kurze vereinbarte Fokuszeiten können helfen.

Sollte ich Fokuszeiten im Kalender eintragen?
Das kann sehr hilfreich sein. Dadurch wird konzentrierte Arbeit nicht zur Restzeit zwischen anderen Terminen, sondern erhält bewusst einen Platz im Arbeitstag.

Was kann ich gegen ständige Unterbrechungen durch E-Mails und Teams tun?
Prüfen Sie zunächst Ihre Benachrichtigungen und Ihre eigenen Gewohnheiten. Nicht jede neue Nachricht muss sofort gelesen werden. Für Fokusphasen können Benachrichtigungen ausgeschaltet und Kommunikationsprogramme zeitweise geschlossen oder auf „Nicht stören“ gestellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Fokusmanagement?
Zeitmanagement organisiert, wann und wofür Zeit eingesetzt wird. Beim Fokus geht es zusätzlich darum, die eigene Aufmerksamkeit für eine Aufgabe zu schützen. Eine freie Stunde im Kalender nützt wenig, wenn sie durch zahlreiche Unterbrechungen in kleine Fragmente zerfällt.