Es ist Montagmorgen. Sie öffnen Outlook und sehen 37 neue E-Mails. Eine Nachricht kommt vom Chef, zwei Kunden haben Rückfragen, mehrere Mails stehen nur in CC, dazwischen finden sich Newsletter, automatische Benachrichtigungen und eine Terminverschiebung. Und irgendwo in diesem Posteingang steckt vermutlich auch etwas, das wirklich wichtig ist.

Was machen Sie? Vielleicht beginnen Sie einfach mit der ersten Mail, lesen sie, antworten und öffnen anschließend die nächste. Während Sie sich durch den Posteingang arbeiten, kommen allerdings bereits neue Nachrichten hinzu. Nach einer halben Stunde waren Sie zweifellos beschäftigt und haben vermutlich auch einiges erledigt. Aber haben Sie tatsächlich an dem gearbeitet, was an diesem Tag am wichtigsten war?

Genau hier liegt für mich eines der grundlegenden Probleme beim Umgang mit E-Mails. Wir behandeln unseren Posteingang häufig so, als wäre er ein Arbeitsplan. Dabei ist er zunächst einmal nur ein Eingangskanal. Andere Menschen können dort jederzeit Informationen, Fragen und Aufgaben hineinlegen. Wenn wir nicht aufpassen, entscheiden sie dadurch indirekt darüber, womit wir uns als Nächstes beschäftigen.

Deshalb soll es in diesem Artikel ausnahmsweise nicht um Outlook-Funktionen, Regeln, Suchordner oder Tastenkombinationen gehen. Viel interessanter finde ich drei Denkfehler, die dazu führen können, dass E-Mails unseren Arbeitstag stärker bestimmen, als sie sollten.

Denkfehler 1: „Ich muss jede E-Mail möglichst schnell bearbeiten“

Sobald eine neue E-Mail erscheint, entsteht bei vielen Menschen das Gefühl, dass sie sich darum kümmern müssten. Vielleicht nicht in derselben Sekunde, aber doch möglichst bald. Schließlich könnte die Nachricht wichtig sein, der Absender könnte auf eine Antwort warten und außerdem möchte man den Posteingang nicht unnötig voll werden lassen.

Dabei übersehen wir etwas Entscheidendes: Der Zeitpunkt, zu dem eine E-Mail eintrifft, sagt nichts darüber aus, wie wichtig sie für Ihre Arbeit ist. Eine völlig unwichtige Nachricht kann morgens um 8:03 Uhr eintreffen, während die entscheidende Aufgabe für Ihren heutigen Arbeitstag bereits seit gestern auf Ihrem Schreibtisch liegt. Wenn Sie trotzdem zuerst die neue Mail bearbeiten, haben nicht Ihre Prioritäten entschieden, sondern Ihr Posteingang.

Neu ist nicht automatisch wichtig

Das klingt zunächst selbstverständlich. Im Arbeitsalltag verhalten wir uns allerdings erstaunlich häufig anders. Neue Informationen ziehen unsere Aufmerksamkeit an. Eine rote Zahl erscheint, Outlook blendet eine Nachricht ein oder Teams meldet sich. Schon wollen wir wissen, was gerade hereingekommen ist.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten konzentriert an einem wichtigen Angebot. Eine neue Mail erscheint und Sie schauen „nur kurz“ hinein. Die darin enthaltene Frage lässt sich schnell beantworten, also erledigen Sie das sofort. Anschließend sehen Sie noch eine zweite Nachricht, die ebenfalls nur zwei Minuten dauert. Zehn Minuten später kehren Sie zum Angebot zurück und müssen sich zunächst wieder in Ihre vorherigen Überlegungen hineindenken.

Die eigentliche Unterbrechung bestand also nicht nur aus den Minuten, in denen Sie die E-Mails beantwortet haben. Sie haben zusätzlich Ihren gedanklichen Arbeitsfluss unterbrochen. Gerade bei anspruchsvollen Tätigkeiten kann dieser Wechsel zwischen konzentrierter Arbeit und E-Mail-Bearbeitung deutlich mehr Zeit und Energie kosten, als es auf den ersten Blick scheint.

Erreichbarkeit bedeutet nicht automatisch Sofortreaktion

Natürlich gibt es Tätigkeiten, bei denen Nachrichten sehr schnell bearbeitet werden müssen. Eine Assistenz hat andere Anforderungen an ihre Erreichbarkeit als jemand, der mehrere Stunden weitgehend unabhängig an einem Konzept arbeitet. Auch dringende Kundenanfragen können eine schnelle Reaktion erforderlich machen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Sie E-Mails schnell bearbeiten dürfen. Sie lautet vielmehr: Muss jede E-Mail so behandelt werden, als könnte sie dringend sein? Bei vielen Büroarbeitsplätzen dürfte die Antwort darauf Nein lauten.

Trotzdem bleibt Outlook häufig den ganzen Tag geöffnet und jede eingehende Nachricht bekommt zumindest für einen kurzen Moment unsere Aufmerksamkeit. Deshalb kann es sinnvoll sein, E-Mails bewusster zu bestimmten Zeiten zu bearbeiten, statt jede einzelne Nachricht unmittelbar nach ihrem Eingang anzusehen. Das müssen keineswegs für jeden Menschen die berühmten drei Mailzeiten am Tag sein. Entscheidend ist vielmehr das Prinzip: Sie entscheiden, wann Sie Ihren Posteingang bearbeiten – nicht jede eingehende Mail einzeln.

Denkfehler 2: „Mein Posteingang ist meine Aufgabenliste“

Eine E-Mail enthält eine Aufgabe, die Sie nicht sofort erledigen können. Was passiert mit ihr? Vielleicht lassen Sie die Nachricht einfach im Posteingang liegen. Andere markieren solche Mails wieder als ungelesen, setzen ein Fähnchen oder verschieben sie in einen Ordner mit einem Namen wie „Noch bearbeiten“.

Damit scheint die Aufgabe zunächst gesichert zu sein. Schließlich ist die Mail noch sichtbar und wird Sie später daran erinnern, dass etwas zu tun ist. Schwierig wird es, wenn dort nicht drei, sondern irgendwann 30 oder 40 solcher Nachrichten liegen. Welche davon bearbeiten Sie heute? Welche muss bis Freitag erledigt sein? Welche Aufgabe dauert fünf Minuten und welche zwei Stunden? Bei welcher warten Sie noch auf eine Rückmeldung? Und welche hat sich vielleicht inzwischen längst erledigt?

Genau hier zeigt sich die Schwäche des Posteingangs als Aufgabenliste. Eine E-Mail kann Ihnen sagen, dass etwas zu tun ist. Sie organisiert aber noch nicht, wann und wie Sie diese Aufgabe erledigen.

Eine E-Mail ist noch keine organisierte Aufgabe

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Sie erhalten von einem Kunden die Nachricht: „Können Sie mir bitte bis Donnerstag die aktualisierten Zahlen schicken?“ Wenn Sie diese Mail im Posteingang liegen lassen, hoffen Sie darauf, dass Sie sie spätestens am Donnerstag wieder wahrnehmen und genügend Zeit für die Aufgabe haben.

Sie könnten aber auch aus der Information eine konkrete Aufgabe machen: „Aktualisierte Zahlen zusammenstellen und an Herrn Müller schicken – Donnerstag.“ Das wirkt zunächst wie ein kleiner Unterschied, organisatorisch ist er jedoch erheblich. Aus einer eingegangenen Information ist eine definierte Handlung mit einem Zeitpunkt geworden. Die Mail selbst muss nun nicht mehr Ihr Gedächtnis ersetzen.

Das ist auch deshalb wichtig, weil Ihr Posteingang Ihre übrige Arbeit nicht kennt. Er weiß nicht, welche Termine Sie haben, welche Projekte gerade Priorität besitzen, wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben oder welche Aufgaben Sie bereits delegiert haben. Er sortiert Nachrichten im Wesentlichen nach ihrem Eingang und nicht danach, welche Bedeutung sie für Ihren Arbeitstag haben.

Entscheiden statt liegen lassen

Für eine Mail, aus der eine Handlung entsteht, benötigen Sie deshalb eine Entscheidung. Vielleicht können Sie die Angelegenheit sofort erledigen. Vielleicht wird daraus eine Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt. Möglicherweise können Sie sie delegieren oder müssen zunächst auf eine Rückmeldung warten. Andere Nachrichten dienen lediglich als Information und können anschließend abgelegt oder gelöscht werden.

Welches Programm oder welche Funktion Sie dafür verwenden, ist zunächst zweitrangig. Entscheidend ist der Prozess: Aus einer eingegangenen Information muss eine klare Entscheidung entstehen. Dann muss der Posteingang nicht mehr als Gedächtnis für all die Dinge dienen, die Sie irgendwann noch erledigen wollen.

Denkfehler 3: „Wenn mein Posteingang leer ist, bin ich gut organisiert“

An dieser Stelle könnte man zu dem Schluss kommen, die Lösung sei ganz einfach: Alle E-Mails konsequent bearbeiten, anschließend ablegen und den Posteingang möglichst auf null bringen. Und tatsächlich bin ich ein großer Freund von Inbox Zero. Ich beschäftige mich seit vielen Jahren damit und habe dazu auch eine eigene Inbox-Zero-Challenge entwickelt.

Trotzdem ist mir eine Unterscheidung sehr wichtig: Ein leerer Posteingang ist noch kein Beweis für eine gute Arbeitsorganisation. Sie können 200 E-Mails aus dem Posteingang in verschiedene Unterordner verschieben und anschließend stolz auf die Null schauen. Wenn in diesen verschobenen Mails aber noch 17 unerledigte Aufgaben stecken, haben Sie das eigentliche Problem nicht gelöst. Sie haben es lediglich an eine andere Stelle verschoben.

Inbox Zero ist ein Ergebnis – nicht das eigentliche Ziel

Für mich bedeutet Inbox Zero deshalb nicht, dass keine Arbeit mehr vorhanden ist. Es bedeutet vielmehr, dass für jede relevante eingegangene Mail geklärt wurde, was damit passieren soll. Vielleicht bleiben anschließend noch zehn, zwanzig oder dreißig Aufgaben übrig. Das ist vollkommen in Ordnung, solange diese Aufgaben organisiert sind.

Sie sollten wissen, was noch zu tun ist, wann Sie sich darum kümmern wollen, worauf Sie möglicherweise warten und welche Informationen Sie für die Bearbeitung noch benötigen. Dann hat der Posteingang seine Aufgabe erfüllt: Eine Information ist angekommen, Sie haben eine Entscheidung getroffen und anschließend kann die eigentliche Arbeit beginnen.

Deshalb lautet mein persönliches Ziel beim E-Mail-Management auch nicht einfach „Inbox Zero“. Das eigentliche Ziel lautet Handlungsfähigkeit. Sie sollen Outlook öffnen können und wissen, was Ihre Aufmerksamkeit benötigt. Gleichzeitig sollen Sie Outlook auch wieder schließen und an einer wichtigen Aufgabe arbeiten können, ohne ständig das ungute Gefühl zu haben, dass irgendwo im Posteingang noch etwas lauert, das Sie vergessen haben.

Was die drei Denkfehler gemeinsam haben

Betrachten wir die drei Aussagen noch einmal zusammen. Wenn Sie glauben, jede neue Mail möglichst schnell bearbeiten zu müssen, überlassen Sie eingehenden Nachrichten einen Teil Ihrer Aufmerksamkeit. Wenn Ihr Posteingang gleichzeitig als Aufgabenliste dient, übernimmt er auch noch einen Teil der Steuerung Ihrer offenen Arbeit. Und wenn der leere Posteingang zum eigentlichen Erfolgsmaßstab wird, besteht die Gefahr, dass Sie Aufräumen mit Arbeitsorganisation verwechseln.

Alle drei Denkfehler haben deshalb etwas gemeinsam: Der Posteingang bekommt Aufgaben, für die er eigentlich gar nicht gedacht ist. Er soll Prioritäten setzen, an Aufgaben erinnern und am besten auch noch den Arbeitstag steuern. Dabei ist ein Posteingang zunächst nur der Ort, an dem Nachrichten ankommen.

Genau dieser Perspektivwechsel ist für mich wichtig. Gutes E-Mail-Management bedeutet nicht, immer schneller auf das zu reagieren, was von außen hereinkommt. Es bedeutet, bewusst zu entscheiden, welche Bedeutung eine Nachricht für die eigene Arbeit hat.

Machen Sie den Posteingang-Test

Wenn Sie heute Outlook öffnen, schauen Sie deshalb einmal nicht zuerst auf die Anzahl der ungelesenen Nachrichten. Sehen Sie sich stattdessen einige der Mails an, die schon länger in Ihrem Posteingang liegen. Fragen Sie sich, welche davon dort nur deshalb liegen, weil Sie etwas nicht vergessen wollen. Wahrscheinlich verbergen sich dahinter Aufgaben, die noch nicht richtig organisiert wurden.

Beobachten Sie außerdem, welche Mails Sie ausschließlich deshalb bearbeiten, weil sie gerade neu eingetroffen sind. Vielleicht gäbe es in diesem Moment eine andere Aufgabe, die Ihre Aufmerksamkeit viel dringender benötigt. Und schließlich können Sie sich eine etwas provokante Frage stellen: Was würde tatsächlich passieren, wenn Sie Outlook jetzt für 45 Minuten schließen?

Falls Sie bei diesem Gedanken sofort unruhig werden, lohnt sich ein genauer Blick. Ist für Ihre Tätigkeit wirklich eine permanente Erreichbarkeit erforderlich? Oder haben Sie sich im Laufe der Zeit einfach daran gewöhnt, ständig nachzusehen? Allein diese Beobachtung kann bereits viel darüber verraten, welche Rolle der Posteingang inzwischen in Ihrem Arbeitstag spielt.

E-Mail-Management ist eigentlich Entscheidungsmanagement

Wir sprechen häufig davon, dass wir unsere E-Mails „abarbeiten“ müssen. Das klingt so, als bestünde gutes E-Mail-Management vor allem darin, Nachrichten möglichst schnell zu lesen, zu beantworten, zu verschieben oder zu löschen.

Aus meiner Sicht geht es aber viel stärker um Entscheidungen. Ist diese Information wichtig? Muss ich etwas tun? Wann möchte oder muss ich es erledigen? Brauche ich die Nachricht anschließend noch? Kann jemand anderes die Aufgabe übernehmen? Oder kann die Mail einfach weg?

Je klarer Sie diese Entscheidungen treffen, desto weniger Macht bekommt der Posteingang über Ihren Arbeitstag. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dieselben Nachrichten immer wieder öffnen, überfliegen und anschließend erneut liegen lassen, weil Sie noch keine Entscheidung getroffen haben.

Vielleicht sollten wir deshalb weniger von E-Mail-Management und häufiger von Entscheidungsmanagement sprechen.

Gestalten statt Aushalten

„Ich bekomme einfach zu viele E-Mails.“ Diesen Satz höre ich in meinen Seminaren häufig – und manchmal stimmt er natürlich auch. Ein Teil des Mailaufkommens lässt sich möglicherweise reduzieren, indem Newsletter abbestellt, automatische Benachrichtigungen verändert, unnötige CC-Verteiler hinterfragt oder Kommunikationswege im Team neu geregelt werden.

Aber E-Mails werden aus unserem Arbeitsalltag nicht verschwinden. Deshalb lohnt sich neben der Frage nach der Menge noch eine zweite: Wie viel Einfluss möchte ich meinem Posteingang auf meinen Arbeitstag geben?

Muss eine neue Nachricht automatisch meine Aufmerksamkeit bekommen? Muss eine Mail so lange im Posteingang liegen, bis die darin enthaltene Aufgabe erledigt ist? Und sollte der Erfolg meines Arbeitstages tatsächlich daran gemessen werden, ob am Abend möglichst wenige Nachrichten im Posteingang stehen?

Oder kann ich ein System gestalten, in dem ich entscheide, was meine Aufmerksamkeit bekommt?

Genau das bedeutet für mich „Gestalten statt Aushalten“. Nicht immer schneller auf das reagieren, was von außen hereinkommt, sondern bewusst entscheiden, welche Rolle E-Mails im eigenen Arbeitsalltag spielen sollen.

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FAQ: Besser mit E-Mails umgehen

Wie oft sollte ich meine E-Mails am Tag kontrollieren?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Eine Assistenz, ein Kundenservice oder eine Führungskraft können ganz unterschiedliche Anforderungen an die Erreichbarkeit haben. Entscheidend ist weniger, ob Sie Ihre Mails drei-, fünf- oder zehnmal kontrollieren, sondern ob Sie Ihren Posteingang bewusst öffnen oder sich von jeder neuen Nachricht automatisch unterbrechen lassen.

Ist Inbox Zero sinnvoll?

Inbox Zero kann sehr sinnvoll sein, wenn darunter nicht einfach verstanden wird, Nachrichten möglichst schnell aus dem Posteingang zu verschieben. Der Nutzen entsteht dadurch, dass für jede relevante Mail geklärt wird, was damit geschehen soll und daraus entstehende Aufgaben zuverlässig organisiert werden. Der leere Posteingang ist dann das sichtbare Ergebnis eines funktionierenden Prozesses und nicht das eigentliche Ziel.

Sollte ich E-Mails als Aufgaben markieren?

Das kann sinnvoll sein, wenn dadurch tatsächlich eine Aufgabensteuerung entsteht. Entscheidend ist, dass Sie erkennen können, was konkret zu tun ist und wann Sie sich darum kümmern wollen. Ein Fähnchen oder eine andere Markierung allein beantwortet diese Fragen noch nicht.

Was mache ich mit E-Mails, die ich erst später bearbeiten kann?

Treffen Sie möglichst früh eine konkrete Entscheidung darüber, was zu tun ist und bis wann. Organisieren Sie die daraus entstehende Aufgabe in Ihrem gewählten System, anstatt sich allein darauf zu verlassen, dass Sie die Mail später im Posteingang wiedersehen. Dadurch entlasten Sie gleichzeitig Ihren Posteingang und Ihren Kopf.

Muss ich auf E-Mails sofort antworten?

Das hängt von Ihrer Tätigkeit, der Dringlichkeit einer Nachricht und den Vereinbarungen in Ihrem Unternehmen ab. Der bloße Eingang einer E-Mail bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sie sofort bearbeitet werden muss. Es lohnt sich deshalb, zwischen tatsächlichen Anforderungen an die Erreichbarkeit und über Jahre entstandenen Gewohnheiten zu unterscheiden.

Wie bekomme ich weniger E-Mails?

Prüfen Sie regelmäßig Newsletter, automatische Benachrichtigungen, unnötige CC-Verteiler und interne Kommunikationsgewohnheiten. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Mails lohnt sich die Frage, ob diese Informationen tatsächlich per E-Mail verschickt werden müssen. Ein Teil der Mailflut lässt sich häufig bereits an der Quelle reduzieren.