Kalendertricks in Outlook, die jede Sekretärin und Führungskraft kennen sollte

Im hektischen Büroalltag ist der Kalender oft das wichtigste Steuerungsinstrument. Meetings, Projekttermine, Kundenbesuche, interne Absprachen – alles läuft hier zusammen.
Doch viele nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen, die Outlook eigentlich bietet.

Ob Sie als Sekretärin Termine für mehrere Personen koordinieren oder als Führungskraft Ihre eigene Zeit besser strukturieren möchten – die folgenden Outlook-Tricks machen Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter.
Ich zeige Ihnen drei einfache, aber wirkungsvolle Funktionen: Serientermine, Farbcodierung und gemeinsame Kalenderplanung.

1. Serientermine: Routineaufgaben automatisch planen

Wie oft tragen Sie dieselben Termine immer wieder neu ein – wöchentliches Teammeeting, Monatsreport oder Jour fixe mit dem Chef?
Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Die Lösung: Serientermine.

In Outlook lassen sich wiederkehrende Termine mit wenigen Klicks anlegen:

1. Öffnen Sie einen neuen Termin.
2. Klicken Sie oben auf „Serientyp“.
3. Wählen Sie aus, in welchem Rhythmus der Termin stattfinden soll – z. B. wöchentlich, alle zwei Wochen oder jeden Monat am ersten Montag.
4. Outlook erstellt automatisch alle zukünftigen Termine in der Serie.

Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Transparenz und Verlässlichkeit – gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Besprechungen.

👉 Praxis-Tipp für Sekretärinnen:
Wenn Sie später für einen Termin die Agenda ergänzen möchten, öffnen Sie den entsprechenden Termin, füllen das Textfeld mit den Informationen und senden danach die Aktualisierung an alle Teilnehmer. So vermeiden Sie unnötige interne E-Mails.

👉 Praxis-Tipp für Führungskräfte:
Planen Sie sich regelmäßig Fokuszeiten ein – feste Serientermine, in denen Sie konzentriert arbeiten und keine Besprechungen zulassen.
Das schützt Ihre produktiven Phasen und signalisiert dem Team: „In dieser Zeit bin ich nicht verfügbar.“

2. Farben im Kalender: Klarheit auf einen Blick

Outlook bietet die Möglichkeit, Termine farblich zu kategorisieren – eine einfache, aber extrem wirkungsvolle Funktion.
Gerade wenn Ihr Kalender gut gefüllt ist, hilft eine visuelle Struktur dabei, sofort zu erkennen, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

So funktioniert’s:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin.
• Wählen Sie „Kategorisieren“ → „Alle Kategorien“.
• Legen Sie eine Farbe fest oder erstellen Sie eine neue Kategorie, etwa „Team“, „Kunden“, „Privat“, „Chef“.

Ich empfehle eine übersichtliche Farbstruktur, zum Beispiel:

• 🔵 Blau: Interne Meetings
• 🟢 Grün: Kundentermine
• 🟣 Lila: Fokuszeiten / persönliche Aufgaben
• 🔴 Rot: Dringende Fristen oder wichtige Ereignisse

Der große Vorteil: Sie sehen auf einen Blick, wie Ihr Tag strukturiert ist.
Wenn Sie feststellen, dass der Kalender fast nur aus blauen (Meetings) besteht, wissen Sie sofort, dass Sie zu wenig Zeit für konzentriertes Arbeiten haben.

👉 Für Sekretärinnen:
Nutzen Sie Farben, um unterschiedliche Personen oder Themen zu trennen – z. B. „Chef A“ in Blau, „Chef B“ in Grün.
Dadurch behalten Sie auch bei mehreren Kalendern stets den Überblick.

👉 Für Führungskräfte:
Farben helfen, Prioritäten zu erkennen: Wenn alles gleich aussieht, fühlt sich alles gleich wichtig an – und das ist gefährlich für Ihre Planung.

Mit einem klaren Farbkonzept schaffen Sie visuelle Ordnung und reduzieren den mentalen Stress bei der täglichen Planung.

🔗 Wie Sie später Ihren Kalender auswerten können, um zu erkennen, wie viel Zeit Sie im letzten Jahr in Besprechungen zu verschiedenen Projekten verbracht haben, erkläre ich in diesem Blog-Artikel: So analysieren Sie Ihre Termine

3. Besprechungen effizient planen und Kalender teilen

E-Mails wie „Wann passt es Ihnen?“ oder „Können Sie den Termin verschieben?“ kosten unglaublich viel Zeit.
Outlook hat dafür längst eine bessere Lösung – die Terminplanung in Besprechungen.

So funktioniert’s:

1. Öffnen Sie im Kalender eine neue Besprechung.
2. Fügen Sie alle Teilnehmer ein.
3. Klicken Sie auf den Reiter „Terminplanungs-Assistent“.
4. Outlook zeigt Ihnen nun die Verfügbarkeiten aller Teilnehmer – freie Zeiten sind sofort erkennbar.

Sie können direkt den besten Slot auswählen, ohne zehn Mails hin und her zu schreiben. Bei sehr vollen Kalendern können Sie auch über die Schaltfläche „AutoAuswahl“ Outlook den nächsten Zeitslot suchen lassen, an dem alle Teilnehmer Zeit haben.

💡 Extra-Tipp:
Wenn Sie regelmäßig Besprechungen organisieren, legen Sie sich eine Besprechungsvorlage in Outlook oder OneNote an:
mit Agenda, Zielen und To-do-Feld.
So läuft jedes Meeting nach demselben strukturierten Ablauf.

Und noch besser: Sie können Ihren Kalender auch freigeben – etwa an Ihre Assistenz oder Ihr Projektteam.
Das geht über „Kalender freigeben“ → „Berechtigungen“ → und dann auswählen, welche Details sichtbar sein sollen (nur Verfügbarkeit, nur Titel, alle Details).

Dadurch sehen alle, wer wann Zeit hat – ohne vertrauliche Inhalte offenzulegen.

In diesem Video erkläre ich Ihnen die Funktionen Schritt-für-Schritt:

Wenn Sie diese Funktionen gezielt kombinieren, entsteht aus einem einfachen Kalender ein echtes Planungs- und Führungsinstrument:

• Meetings sind sinnvoller terminiert,
• Aufgaben werden klarer priorisiert,
• und die Zusammenarbeit läuft reibungsloser.

Fazit: Der Outlook-Kalender als strategisches Werkzeug

Ein gut strukturierter Kalender spart nicht nur Zeit – er schafft Klarheit und Souveränität.
Gerade in stressigen Phasen hilft er, Prioritäten zu setzen und das Wesentliche im Blick zu behalten.

Mein Tipp:
Setzen Sie sich einmal 30 Minuten hin und richten Sie Ihren Kalender konsequent nach diesen drei Prinzipien ein:

• Wiederkehrendes automatisieren,
• Übersicht schaffen,
• Zusammenarbeit vereinfachen.

Das Ergebnis: Weniger Chaos, weniger Terminflut – und mehr Fokus auf das, was wirklich zählt.