Sie arbeiten gerade an einem umfangreichen Word-Dokument. Vielleicht erstellen Sie einen Bericht, überarbeiten eine Dienstanweisung oder bereiten eine Präsentation für die Geschäftsführung vor.

Während der Bearbeitung fallen Ihnen verschiedene Dinge ein:

• An einer Stelle fehlen noch Informationen.
• Eine Formulierung sollten Sie später noch einmal überprüfen.
• Mit einem Kollegen müssen Sie eine bestimmte Passage abstimmen.
• Für einen Abschnitt benötigen Sie noch aktuelle Zahlen.
• Eine Idee möchten Sie festhalten, ohne sie sofort in das Dokument einzufügen.

Aber wohin mit diesen Gedanken?

Natürlich könnten Sie die Kommentarfunktion in Word nutzen. Oder Sie drucken das Dokument aus und machen sich handschriftliche Notizen.

Eine weitere Möglichkeit ist, Ihre Notizen zu einem Word-Dokument in OneNote zu verwalten.

Das hat einige Vorteile. Vor allem dann, wenn Sie regelmäßig umfangreiche Dokumente bearbeiten oder mehrere Vorgänge gleichzeitig betreuen.

Warum OneNote eine sinnvolle Ergänzung zu Word ist

Microsoft OneNote ist ein digitales Notizbuch, das Sie zum Sammeln und Organisieren von Informationen nutzen können.

Obwohl OneNote auf vielen Bürocomputern verfügbar ist, wird es meiner Erfahrung nach von Sachbearbeitern, Führungskräften und Sekretärinnen noch längst nicht so intensiv genutzt, wie es möglich wäre.

Dabei eignet sich OneNote hervorragend, um Informationen zu sammeln, die zu einer Aufgabe oder einem Projekt gehören.

Während Sie in Word das eigentliche Dokument erstellen und bearbeiten, können Sie in OneNote Ihre Gedanken, Hintergrundinformationen und offenen Fragen festhalten.

Sie trennen damit das Arbeitsergebnis von den Informationen, die Sie während der Bearbeitung benötigen.

Ein Beispiel:

Sie erstellen in Word einen Geschäftsbericht.

Der Bericht soll am Ende natürlich nur die Informationen enthalten, die für die Leser relevant sind.

Während der Bearbeitung benötigen Sie aber möglicherweise zusätzliche Informationen:

• Welche Zahlen müssen noch überprüft werden?
• Von wem benötigen Sie eine Rückmeldung?
• Welche Änderungen wurden in der letzten Besprechung vereinbart?
• Welche Textpassagen möchten Sie noch einmal überarbeiten?

Diese Informationen können Sie auf einer passenden OneNote-Seite sammeln.

So bleibt das eigentliche Word-Dokument übersichtlich.

1. Keine Ausdrucke mehr für handschriftliche Notizen

Vielleicht kennen Sie diese Arbeitsweise:

Sie haben ein umfangreiches Word-Dokument erstellt und möchten es noch einmal gründlich durchsehen.

Also drucken Sie es aus, nehmen einen Stift zur Hand und machen sich am Rand verschiedene Notizen.

Anschließend müssen Sie die Anmerkungen wieder in die digitale Version übertragen.

Das funktioniert natürlich.

Aber es verursacht zusätzlichen Aufwand.

Außerdem besteht die Gefahr, dass Sie später nicht mehr wissen, welche Version des Dokuments Sie ausgedruckt haben.

Mit OneNote können Sie Ihre Notizen direkt digital erfassen.

Sie benötigen keinen zusätzlichen Ausdruck und können Ihre Anmerkungen jederzeit ergänzen oder verändern.

Besonders praktisch ist das, wenn Sie an einem Dokument über mehrere Tage oder Wochen arbeiten.

Mein Tipp: Legen Sie für umfangreiche Dokumente eine eigene OneNote-Seite an. Dort sammeln Sie alle Informationen, die Sie während der Bearbeitung benötigen.

2. Notizen festhalten, ohne das Word-Dokument zu verändern

Word verfügt über eine Kommentarfunktion.

Damit können Sie Anmerkungen direkt an bestimmten Textstellen hinterlegen.

Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

Allerdings gibt es Situationen, in denen Sie Ihre persönlichen Überlegungen nicht im Word-Dokument speichern möchten.

Vielleicht möchten Sie zunächst verschiedene Formulierungen ausprobieren.

Oder Sie haben eine Idee, die Sie noch nicht mit Ihren Kollegen teilen möchten.

Möglicherweise möchten Sie auch Fragen sammeln, die Sie später mit Ihrem Vorgesetzten besprechen.

Für solche persönlichen Arbeitsnotizen kann OneNote die bessere Wahl sein.

Denn die Informationen werden außerhalb des Word-Dokuments gespeichert.

Ihre OneNote-Notizen erscheinen deshalb nicht automatisch im Word-Dokument.

Das bedeutet allerdings nicht, dass die Notizen grundsätzlich privat sind. Entscheidend ist, wo Ihr OneNote-Notizbuch gespeichert ist und mit wem es geteilt wird.

Wenn Sie ein persönliches, nicht freigegebenes Notizbuch verwenden, können Sie dort Ihre eigenen Arbeitsnotizen sammeln.

Ein Beispiel aus dem Sekretariat

Sie bereiten für Ihren Vorgesetzten einen wichtigen Brief vor.

Während der Bearbeitung fallen Ihnen mehrere Punkte auf:

Die Anschrift muss noch überprüft werden. Eine Formulierung ist möglicherweise missverständlich. Außerdem fehlt eine Information, die Sie erst nach einem Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten ergänzen können.

Diese Punkte möchten Sie zunächst für sich festhalten.

Dafür legen Sie in OneNote eine Seite mit dem Namen des Dokuments an und notieren die offenen Fragen.

Wenn Sie später mit Ihrem Vorgesetzten sprechen, haben Sie alle Punkte übersichtlich zusammengestellt.

Anschließend können Sie die vereinbarten Änderungen direkt in Word vornehmen.

3. Aufgaben aus Ihren Notizen in Outlook übernehmen

Jetzt kommen wir zu einem Vorteil, den ich besonders interessant finde.

Denn häufig bleibt es nicht bei einer einfachen Notiz.

Aus einer Anmerkung entsteht eine Aufgabe.

Stellen Sie sich vor, Sie bearbeiten einen Bericht und stellen fest, dass Ihnen für einen bestimmten Abschnitt noch aktuelle Zahlen fehlen.

Sie notieren in OneNote:

„Aktuelle Umsatzzahlen für das dritte Quartal bei der Buchhaltung anfordern.“

Damit haben Sie die Information zunächst festgehalten.

Aber wann möchten Sie sich darum kümmern?

Und wie stellen Sie sicher, dass die Aufgabe nicht in Vergessenheit gerät?

Hier kommt Outlook ins Spiel.

OneNote und Outlook miteinander verbinden

In unterstützten Desktopversionen von OneNote können Sie aus einer Notiz eine Outlook-Aufgabe erstellen.

Dazu markieren Sie den entsprechenden Text und verwenden die Funktion Outlook-Aufgaben.

Anschließend können Sie beispielsweise festlegen, wann die Aufgabe fällig ist.

Die Aufgabe erscheint dann auch in Ihrer Outlook-Aufgabenverwaltung.

Das ist praktisch, weil Sie nicht ständig Ihre verschiedenen OneNote-Seiten durchsehen müssen, um offene Aufgaben wiederzufinden.

OneNote dient Ihnen als Ort für Informationen und Notizen. Outlook unterstützt Sie dabei, die daraus entstehenden Aufgaben im Blick zu behalten.

Wichtig: Die direkte Verknüpfung mit Outlook-Aufgaben steht nicht in allen OneNote-Versionen zur Verfügung. Insbesondere bei der Nutzung von OneNote im Browser oder auf mobilen Geräten können sich die Möglichkeiten unterscheiden.

Mein Tipp: Trennen Sie Informationen und Aufgaben

Nicht jede Notiz ist automatisch eine Aufgabe.

Wenn Sie beispielsweise festhalten, dass ein bestimmter Abschnitt eines Berichts besonders wichtig ist, handelt es sich zunächst nur um eine Information.

Wenn Sie dagegen noch eine Rückmeldung einholen, Zahlen überprüfen oder eine Entscheidung vorbereiten müssen, entsteht daraus eine konkrete Aufgabe.

Überlegen Sie deshalb bei jeder Notiz:

Muss ich hier noch etwas tun?

Wenn ja, können Sie daraus eine Aufgabe erstellen und einen passenden Termin festlegen.

So vermeiden Sie, dass wichtige Tätigkeiten zwischen Ihren Notizen untergehen.

4. Alle Informationen zu einem Dokument an einem Ort sammeln

Ein weiterer Vorteil von OneNote besteht darin, dass Sie unterschiedliche Informationen auf einer Seite zusammenführen können.

Sie können beispielsweise:

• den Namen und einen Link zum Word-Dokument hinterlegen,
• offene Fragen notieren,
• Hintergrundinformationen sammeln,
• Links zu weiteren Quellen ergänzen,
• Besprechungsergebnisse festhalten,
• Aufgaben dokumentieren.

Damit entsteht eine zentrale Arbeitsseite für Ihr Dokument.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie längere Zeit an einem Vorgang arbeiten.

Beispiel: Eine Dienstanweisung überarbeiten

Angenommen, Sie sollen eine bestehende Dienstanweisung aktualisieren.

Das Word-Dokument enthält die eigentliche Dienstanweisung.

In OneNote legen Sie eine Seite mit dem Titel „Überarbeitung Dienstanweisung“ an.

Dort sammeln Sie beispielsweise folgende Informationen:

Offene Fragen

Welche Regelungen müssen angepasst werden? Welche Abteilungen sind betroffen?

Rückmeldungen

Welche Hinweise haben die Kollegen gegeben? Welche Änderungen wurden von der Führungskraft gewünscht?

Aufgaben

Welche Informationen müssen noch eingeholt werden? Wer muss die überarbeitete Fassung prüfen?

Besprechungsergebnisse

Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen?

So behalten Sie den Überblick, ohne sämtliche Hintergrundinformationen direkt im Word-Dokument unterbringen zu müssen.

5. Wann sollten Sie Word-Kommentare nutzen und wann OneNote?

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob Sie künftig vollständig auf die Kommentarfunktion in Word verzichten sollten.

Nein, natürlich nicht.

Beide Anwendungen haben unterschiedliche Stärken.

Word-Kommentare sind besonders sinnvoll, wenn Sie direkt über konkrete Textstellen sprechen möchten.

Beispielsweise dann, wenn mehrere Kollegen gemeinsam an einem Dokument arbeiten und Änderungen abstimmen.

OneNote eignet sich dagegen besonders für ergänzende Informationen, persönliche Arbeitsnotizen und die Organisation offener Fragen.

Ein Beispiel:

Wenn Sie möchten, dass ein Kollege eine bestimmte Formulierung überprüft, können Sie direkt an der entsprechenden Stelle in Word einen Kommentar hinterlassen.

Wenn Sie dagegen verschiedene Hintergrundinformationen sammeln oder eine Liste mit offenen Fragen für die nächste Besprechung erstellen möchten, kann OneNote übersichtlicher sein.

Sie müssen sich also nicht grundsätzlich für eine der beiden Anwendungen entscheiden.

Vielmehr sollten Sie überlegen, welches Werkzeug für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist.

6. So organisieren Sie Ihre Dokumentennotizen in OneNote

Damit OneNote Ihnen die Arbeit tatsächlich erleichtert, benötigen Sie eine sinnvolle Struktur.

Ich empfehle Ihnen, sich zunächst zu überlegen, wie Sie Ihre Aufgaben und Projekte organisieren.

Vielleicht haben Sie bereits ein OneNote-Notizbuch für Ihre tägliche Büroarbeit.

Darin könnten Sie beispielsweise einen Abschnitt für laufende Projekte oder wichtige Dokumente anlegen.

Für jedes größere Dokument erstellen Sie eine eigene Seite.

Diese könnte folgendermaßen aufgebaut sein:

Dokument: Geschäftsbericht 2026

Speicherort: Link zur Word-Datei

Offene Fragen:

• Welche Kennzahlen müssen noch ergänzt werden?
• Ist die Formulierung im Abschnitt „Ausblick“ bereits abgestimmt?

Benötigte Informationen:

• Aktuelle Umsatzzahlen
• Rückmeldung der Geschäftsführung

Aufgaben:

• Zahlen bei der Buchhaltung anfordern
• Besprechungstermin vereinbaren
• Endfassung überprüfen

Erledigte Punkte:

• Einleitung überarbeitet
• Gliederung abgestimmt

Natürlich können Sie diese Struktur an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.

Wichtig ist nur, dass Sie sich schnell zurechtfinden.

Denn ein digitales Notizbuch soll Ihnen die Arbeit erleichtern und nicht zu einer zusätzlichen Ablage werden, in der Sie lange suchen müssen.

Mein Tipp: Verlinken Sie das Originaldokument

Wenn Ihre Word-Datei beispielsweise in SharePoint oder OneDrive gespeichert ist, können Sie einen Link zum Dokument in OneNote hinterlegen.

So gelangen Sie direkt von Ihren Notizen zur entsprechenden Datei.

Achten Sie dabei darauf, dass die Zugriffsberechtigungen korrekt eingerichtet sind.

Ein Link allein bedeutet nicht, dass andere Personen automatisch auf das Dokument zugreifen dürfen.

7. Die Zusammenarbeit von Word, OneNote und Outlook im Video

In meinem Video zeige ich Ihnen, wie Sie Notizen zu einem Word-Dokument in OneNote verwalten können.

Dabei gehe ich insbesondere auf drei Vorteile ein:

1. Sie benötigen keinen Ausdruck, um sich Anmerkungen zu einem Dokument zu machen.
2. Ihre persönlichen Notizen werden außerhalb des Word-Dokuments gespeichert.
3. Aus offenen Punkten können Sie Aufgaben erstellen, die auch in Outlook sichtbar sind.

Bitte beachten Sie, dass sich die Bedienoberflächen und einzelnen Funktionen je nach verwendeter Office-Version unterscheiden können.

Fazit: Word, OneNote und Outlook sinnvoll miteinander kombinieren

Word, OneNote und Outlook erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Word verwenden Sie, um Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten.

OneNote eignet sich hervorragend, um ergänzende Informationen, Gedanken und offene Fragen zu sammeln.

Und Outlook unterstützt Sie dabei, Aufgaben und Termine zu organisieren.

Wenn Sie diese drei Anwendungen sinnvoll miteinander kombinieren, können Sie Ihre Büroarbeit übersichtlicher gestalten.

Sie müssen nicht mehr jede Anmerkung direkt in einem Word-Dokument unterbringen.

Sie benötigen weniger Ausdrucke und können wichtige Hintergrundinformationen an einem zentralen Ort sammeln.

Und wenn aus einer Notiz eine Aufgabe entsteht, können Sie diese in Ihre Aufgabenverwaltung übernehmen.

Probieren Sie es doch einfach einmal aus.

Nehmen Sie sich ein Word-Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, und legen Sie dazu eine passende OneNote-Seite an.

Sammeln Sie dort Ihre Gedanken, offenen Fragen und Aufgaben.

Vielleicht stellen Sie schon nach kurzer Zeit fest, dass Ihnen diese Arbeitsweise hilft, den Überblick zu behalten.

Denn effizient arbeiten bedeutet nicht, möglichst viele Programme einzusetzen, sondern die vorhandenen Werkzeuge sinnvoll miteinander zu verbinden.