Vielleicht kennen Sie das: Sie nutzen ChatGPT oder Gemini regelmäßig für ähnliche Aufgaben.

Sie lassen E-Mails formulieren, Besprechungsnotizen zusammenfassen oder Texte überarbeiten. Und jedes Mal erklären Sie der KI wieder aufs Neue:

• welche Aufgabe sie übernehmen soll,
• für wen der Text bestimmt ist,
• welchen Schreibstil Sie wünschen,
• wie das Ergebnis aufgebaut sein soll und
• was die KI auf keinen Fall tun darf.

Das funktioniert. Aber besonders effizient ist es nicht.

Genau hier kommen eigene KI-Assistenten ins Spiel. Bei ChatGPT waren das bisher die sogenannten eigenen GPTs, bei Gemini heißen sie Gems. Die Bezeichnungen und technischen Möglichkeiten verändern sich derzeit – das Grundprinzip dahinter ist aber ausgesprochen interessant für den Büroalltag.

Statt der KI jedes Mal neu zu erklären, wie sie arbeiten soll, hinterlegen Sie Ihre Vorgaben einmal und verwenden sie anschließend immer wieder.

Was ist ein eigener KI-Assistent?

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer neuen Assistenz zusammen. Wenn Sie ihr jeden Montag dieselbe Aufgabe übertragen, würden Sie vermutlich nicht jedes Mal bei null anfangen:

„Zuerst öffnest du diese Datei. Dann suchst du diese Informationen. Danach erstellst du daraus eine Tabelle. In der ersten Spalte steht …“

Stattdessen würden Sie den Ablauf einmal erklären und beim nächsten Mal nur noch sagen:

„Bitte erstelle wieder die Wochenübersicht.“

Genau dieses Prinzip lässt sich auch auf KI übertragen.

Sie können der KI beispielsweise dauerhaft vorgeben:

Du unterstützt mich bei der Erstellung von Ergebnisprotokollen. Strukturiere meine Besprechungsnotizen nach Themen. Formuliere sachlich und knapp. Erfinde keine Informationen. Führe anschließend alle vereinbarten Aufgaben in einer Tabelle mit Aufgabe, Verantwortlichem und Termin auf. Wenn eine dieser Angaben fehlt, kennzeichne sie mit „nicht angegeben“.

Bei der nächsten Besprechung müssen Sie diese Anweisung nicht erneut schreiben. Sie geben lediglich Ihre neuen Notizen hinein.

Ist so ein Assistent besser als ein normaler Chat?

Nicht unbedingt. Das ist ein wichtiger Punkt, denn ein eigener KI-Assistent ist nicht automatisch „intelligenter“ als ChatGPT oder Gemini im normalen Chat.

Sein Vorteil liegt woanders: Er kennt die Regeln für eine wiederkehrende Aufgabe bereits.

Das spart nicht nur Zeit. Es kann auch dafür sorgen, dass Ergebnisse einheitlicher werden.

Wenn Sie heute einen völlig anderen Prompt verwenden als nächste Woche und Ihre Kollegin wiederum ganz andere Vorgaben macht, werden auch die Ergebnisse unterschiedlich aussehen. Bei einem gut eingerichteten Assistenten sind bestimmte Regeln dagegen bereits festgelegt.

Wo kann das im Büro helfen?

Interessant wird das überall dort, wo Aufgaben wiederholt nach ähnlichen Regeln erledigt werden.

Für Führungskräfte

Eine Führungskraft könnte beispielsweise einen Entscheidungsvorbereiter einrichten.

Sie gibt ihm Berichte, Notizen oder andere Informationen. Der Assistent soll daraus immer dieselbe Struktur erstellen:

• Ausgangssituation
• wichtigste Fakten
• offene Fragen
• Handlungsoptionen
• notwendige Entscheidungen

Oder wie wäre es mit einem Assistenten zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen? Er könnte Stichpunkte strukturieren, Fragen für das Gespräch formulieren und anschließend aus den eigenen Notizen eine Zusammenfassung erstellen.

Die Entscheidung trifft natürlich weiterhin die Führungskraft. Die KI hilft dabei, Informationen vorzubereiten und zu strukturieren.

Für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter

Hier könnte beispielsweise ein Korrespondenz-Assistent interessant sein.

Sie geben einige Stichpunkte ein und erhalten daraus ein Schreiben nach festgelegten Regeln. Dabei könnten Sie beispielsweise hinterlegen, dass Texte freundlich und verständlich formuliert werden sollen, bestimmte Fachbegriffe verwendet werden müssen und Schreiben immer einem festgelegten Aufbau folgen.

Auch für wiederkehrende Auswertungen, Zusammenfassungen oder Prüfungen von Dokumenten kann sich ein eigener Assistent eignen.

Für Sekretariat und Assistenz

Hier fallen mir besonders viele Möglichkeiten ein:

Ein Assistent könnte aus Besprechungsnotizen ein Ergebnisprotokoll erstellen, Aufgaben und Termine herausfiltern, Einladungen formulieren oder umfangreiche Unterlagen für eine Führungskraft zusammenfassen.

Gerade bei solchen wiederkehrenden Aufgaben zeigt sich der Vorteil: Sie müssen nicht bei jeder Besprechung erneut einen umfangreichen Prompt formulieren.

Ein Beispiel: der persönliche Protokoll-Assistent

Schauen wir uns das an einem konkreten Beispiel an. Angenommen, Sie schreiben regelmäßig Besprechungsprotokolle.

Im normalen Chat könnten Sie beispielsweise folgenden Prompt verwenden:

Erstelle aus den folgenden Besprechungsnotizen ein sachliches Ergebnisprotokoll. Gliedere die Inhalte nach Themen. Stelle Beschlüsse deutlich heraus. Erstelle am Ende eine Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Verantwortlich und Termin. Erfinde keine fehlenden Angaben, sondern kennzeichne sie als „nicht angegeben“.

Das ist bereits ein guter Prompt. Aber Sie benötigen ihn bei jeder Besprechung erneut. Wenn Sie stattdessen einen eigenen KI-Assistenten einrichten, hinterlegen Sie diese Regeln dort dauerhaft.

Anschließend genügt beispielsweise:

Erstelle das Protokoll aus diesen Notizen.

Und darunter fügen Sie Ihre aktuellen Notizen ein.

Noch interessanter wird es mit eigenem Wissen

Neben den eigentlichen Anweisungen können solche Assistenten teilweise auch mit zusätzlichen Informationen oder Dateien ausgestattet werden.

Beim Protokoll-Assistenten könnten das beispielsweise sein:

• eine Musterstruktur für Ihre Protokolle,
• Vorgaben zur Schreibweise,
• eine Liste häufig verwendeter Abkürzungen,
• eine Vorlage oder
• interne Vorgaben zur Protokollerstellung.

Damit geben Sie der KI nicht nur die Aufgabe, sondern zusätzlichen Kontext für deren Bearbeitung.

Wichtig bleibt allerdings: Prüfen Sie vor dem Hochladen interner Dokumente immer, welche Datenschutz- und Unternehmensvorgaben bei Ihnen gelten. Personenbezogene, vertrauliche oder sensible Unternehmensdaten gehören nicht unüberlegt in ein KI-System.

GPT bei ChatGPT und Gem bei Gemini – wo liegt der Unterschied?

Das Grundprinzip ist ähnlich: Sie hinterlegen wiederverwendbare Anweisungen für eine bestimmte Aufgabe.

Die konkrete Umsetzung unterscheidet sich jedoch – und befindet sich derzeit stark im Wandel.

Eigene GPTs in ChatGPT

Stand: Oktober 2026

OpenAI bezeichnete individuell konfigurierte Versionen von ChatGPT als GPTs. Ein solches GPT konnte unter anderem eigene Anweisungen, Wissensdateien und zusätzliche Funktionen enthalten.

Aktuell befindet sich diese Funktion allerdings im Umbruch. In persönlichen ChatGPT-Konten – dazu gehören Free, Go, Plus und Pro – können keine neuen eigenen GPTs mehr erstellt werden. Bereits vorhandene GPTs können derzeit weiterhin verwendet werden. In Business-, Enterprise- und Edu-Workspaces ist die Erstellung abhängig von den jeweiligen Berechtigungen noch möglich.

OpenAI hat gleichzeitig angekündigt, die bisherigen eigenen GPTs einzustellen und die entsprechenden Workflows in Richtung Plugins weiterzuentwickeln. Dabei können wiederverwendbare Anweisungen mit Referenzdateien und verbundenen Anwendungen kombiniert werden.

Für Sie bedeutet das vor allem: Wenn Sie ChatGPT privat nutzen und die Schaltfläche zum Erstellen eines eigenen GPTs nicht mehr finden, liegt das nicht daran, dass Sie falsch suchen.

Eigene Gems in Gemini

Bei Google Gemini heißen die persönlichen Assistenten Gems. Google kündigt an ab November 2026 Gems in Skills umzuwandeln.

Ein neues Gem können Sie derzeit in der Gemini-Web-App erstellen.

So erstellen Sie einen eigenen Gem

Öffnen Sie dazu Gemini und wählen Sie links Gems bzw. Gems entdecken und anschließend Neues Gem.

Nun vergeben Sie zunächst einen Namen, beispielsweise: Mein Protokoll-Assistent

Danach hinterlegen Sie die Anweisungen. Google empfiehlt dafür vier Arten von Informationen:

Persona: Welche Rolle soll die KI übernehmen?

Aufgabe: Was soll sie konkret tun?

Kontext: Welche Hintergrundinformationen muss sie berücksichtigen?

Format: Wie soll das Ergebnis aussehen?

Für unseren Protokoll-Assistenten könnte daraus beispielsweise folgende Anweisung entstehen:

Du bist mein Assistent für Besprechungsprotokolle.

Erstelle aus meinen Notizen ein knappes und sachliches Ergebnisprotokoll. Gliedere die Inhalte nach Themen und stelle getroffene Entscheidungen deutlich heraus.

Liste anschließend alle vereinbarten Aufgaben in einer Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Verantwortlich und Termin auf.

Erfinde keine Informationen. Wenn Verantwortliche oder Termine nicht genannt wurden, schreibe „nicht angegeben“.

Formuliere professionell, klar und ohne unnötige Füllwörter.

Anschließend können Sie Ihr Gem direkt testen.

Unter Wissen lassen sich außerdem Dateien ergänzen, die zusätzlichen Kontext liefern sollen.

Erst wenn das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, speichern Sie das Gem.

Und genau diesen letzten Schritt würde ich nicht unterschätzen.

Tipp: Bei den von Google vorgefertigten Gems werden zum Einstieg mehrere Beispiel-Prompts als anklickbare Schaltflächen angezeigt. Bei einem selbst erstellten Gem können Sie solche Start-Prompts derzeit nicht selbst hinterlegen. Sie können jedoch Beispiele für typische Anfragen in die Beschreibung bzw. Anweisungen Ihres Gems aufnehmen.

Für Ihren Protokoll-Assistenten könntest Sie deshalb in die Anweisung schreiben:

Wenn der Nutzer fragt, wobei du helfen kannst, nenne ihm beispielsweise diese Möglichkeiten:
– „Erstelle aus meinen Notizen ein Ergebnisprotokoll.“
– „Finde alle offenen Aufgaben in diesen Besprechungsnotizen.“
– „Prüfe mein Protokoll auf fehlende Verantwortlichkeiten und Termine.“
– „Fasse dieses Protokoll für die Geschäftsführung zusammen.“

Das erzeugt nicht diese vier Kästen, sorgt aber dafür, dass Ihr Gem dem Nutzer passende Einstiegsmöglichkeiten nennen kann.

Ebenso ist es nicht möglich, ein eigenes Icon zu hinterlegen.

Nicht einfach erstellen – testen!

Ein eigener KI-Assistent wird nicht automatisch gut, nur weil Sie ihm einen Namen gegeben haben. Testen Sie ihn mit verschiedenen Situationen.

Geben Sie Ihrem Protokoll-Assistenten zum Beispiel einmal sehr ausführliche Notizen und anschließend ausgesprochen chaotische Stichpunkte.

Fehlt etwas im Ergebnis? Erfindet die KI Informationen? Sind die Aufgaben wirklich vollständig? Ist das Protokoll zu lang?

Passen Sie anschließend die Anweisungen an. So entsteht Schritt für Schritt ein Assistent, der zu Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf passt.

GPT, Gem, Plugin oder Skill – muss ich mir das alles merken?

Vermutlich nicht.

Die Entwicklung ist momentan ausgesprochen dynamisch. OpenAI stellt die bisherigen eigenen GPTs in Richtung Plugins um. Und auch Google hat bereits angekündigt, Gems ab November 2026 schrittweise in sogenannte Skills zu überführen.

Die Bezeichnungen werden sich also weiter verändern.

Das wichtigere Prinzip dahinter bleibt:

Überlegen Sie nicht nur, welchen Prompt Sie heute schreiben müssen. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie regelmäßig nach denselben Regeln erledigen – und ob Sie diese Regeln einmal sauber für Ihre KI hinterlegen können.

Das ist für mich der eigentliche Produktivitätssprung. Denn KI im Büro bedeutet nicht, bei jeder Aufgabe wieder von vorne anzufangen. Es bedeutet auch, gute Arbeitsabläufe zu entwickeln und sie anschließend wiederzuverwenden.

Mein Tipp für den Einstieg

Beginnen Sie nicht mit einem Assistenten, der „alles können“ soll. Suchen Sie sich eine einzige, klar abgegrenzte Aufgabe, die Sie regelmäßig erledigen.

Zum Beispiel:

„Jeden Dienstag schreibe ich aus meinen Besprechungsnotizen ein Protokoll.“

Oder:

„Mehrmals pro Woche formuliere ich aus Stichpunkten ähnliche Kundenmails.“

Oder:

„Jeden Monat muss ich mehrere Berichte für meine Führungskraft zusammenfassen.“

Nehmen Sie genau diese eine Aufgabe und schreiben Sie zunächst auf, welche Regeln Sie einem neuen Kollegen erklären würden, damit er sie zuverlässig für Sie erledigen kann.

Damit haben Sie bereits einen großen Teil der Vorarbeit für Ihren persönlichen KI-Assistenten erledigt. Und ganz nebenbei passiert dabei noch etwas anderes: Sie beschäftigen sich nicht nur mit KI. Sie beschäftigen sich mit Ihrem eigenen Arbeitsprozess. Und genau dort beginnt häufig die eigentliche Zeitersparnis.

Die Einrichtung des Protokoll-Assistenten und den Vergleich der Ergebnisse normaler Chat vs. Gem zeige ich in diesem Video:

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FAQ: Eigene KI-Assistenten mit ChatGPT und Gemini

Was ist der Unterschied zwischen einem normalen Chat und einem eigenen KI-Assistenten?

In einem normalen Chat müssen Sie der KI jeweils erklären, welche Aufgabe sie übernehmen soll und wie das Ergebnis aussehen soll. Bei einem eigenen KI-Assistenten werden solche grundlegenden Anweisungen einmal hinterlegt und anschließend wiederverwendet.

Der Assistent ist dadurch nicht automatisch intelligenter. Der Vorteil liegt vor allem darin, dass Sie wiederkehrende Arbeitsabläufe standardisieren und nicht jedes Mal bei null anfangen.

Für welche Aufgaben lohnt sich ein eigener KI-Assistent?

Besonders sinnvoll ist er für Aufgaben, die regelmäßig nach ähnlichen Regeln erledigt werden. Beispiele sind das Erstellen von Protokollen, das Formulieren bestimmter E-Mails, das Zusammenfassen von Berichten, die Vorbereitung von Besprechungen oder das Strukturieren von Informationen.

Eine gute Testfrage lautet:

„Muss ich ChatGPT oder Gemini bei dieser Aufgabe immer wieder dieselben Dinge erklären?“

Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten, könnte sich ein eigener KI-Assistent lohnen.

Was ist der Unterschied zwischen einem GPT und einem Gem?

GPTs waren die individuell konfigurierbaren Assistenten innerhalb von ChatGPT. Bei Google Gemini heißen vergleichbare persönliche Assistenten Gems.

Das Grundprinzip ist ähnlich: Sie hinterlegen Anweisungen und können teilweise zusätzlich eigenes Wissen bzw. Dateien zur Verfügung stellen. Die konkreten Funktionen unterscheiden sich jedoch und werden von beiden Anbietern laufend weiterentwickelt.

Kann ich in ChatGPT noch einen eigenen GPT erstellen?

Das hängt inzwischen vom verwendeten ChatGPT-Workspace ab. In persönlichen ChatGPT-Konten können derzeit keine neuen eigenen GPTs mehr erstellt werden; bestehende GPTs lassen sich weiterhin verwenden. In Business-, Enterprise- und Edu-Workspaces kann die Funktion abhängig von den jeweiligen Berechtigungen noch zur Verfügung stehen.

OpenAI entwickelt dieses Konzept derzeit in Richtung wiederverwendbarer Workflows mit Plugins weiter. Deshalb sollten Sie sich nicht zu sehr an der Bezeichnung „GPT“ festhalten.

Kann ich in Gemini kostenlos ein eigenes Gem erstellen?

Google bietet Gems auch für Nutzer ohne kostenpflichtiges Gemini-Abo an. Welche zusätzlichen Modelle und Funktionen Sie anschließend mit Ihrem Gem verwenden können, hängt allerdings vom jeweiligen Google-Konto und Tarif ab.

Kann ich einem eigenen Gem Dateien zur Verfügung stellen?

Ja. Sie können einem Gem Dateien als zusätzliches Wissen zur Verfügung stellen. Das kann beispielsweise eine Vorlage, eine Arbeitsanweisung oder ein Dokument mit Hintergrundinformationen sein.

Beachten Sie dabei jedoch die Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben Ihres Unternehmens. Nicht jede interne Datei sollte in ein KI-System hochgeladen werden.

Kann ich bei meinem eigenen Gem ein Icon auswählen?

Derzeit nicht. Die von Google bereitgestellten Gems besitzen teilweise eigene Icons. Bei einem selbst erstellten Gem können Sie aktuell kein individuelles Icon hochladen oder auswählen.

Das hat jedoch keinen Einfluss auf die Funktionsweise Ihres Gems.

Kann ich die vier Start-Prompts einrichten, die bei einigen fertigen Gems angezeigt werden?

Nein. Bei einigen von Google bereitgestellten Gems erscheinen beim Start mehrere anklickbare Beispielanfragen. Bei einem selbst erstellten Gem können Sie solche Start-Prompts derzeit nicht selbst als Schaltflächen hinterlegen.

Sie können typische Anwendungsbeispiele jedoch in Ihren Anweisungen berücksichtigen und Ihr Gem beispielsweise anweisen, auf Nachfrage mögliche Aufgaben vorzuschlagen.

Kann ich einen eigenen KI-Assistenten mit meinen Kolleginnen und Kollegen teilen?

Das hängt vom jeweiligen System, Kontotyp und den Freigabemöglichkeiten ab. Gerade bei geschäftlich genutzten Konten können außerdem Vorgaben der eigenen Organisation bestimmen, welche Assistenten erstellt, verwendet oder geteilt werden dürfen.

Wenn mehrere Personen denselben Assistenten verwenden sollen, sollten Sie zusätzlich darauf achten, dass die hinterlegten Anweisungen nicht nur für Sie selbst verständlich, sondern eindeutig formuliert sind.

Sind die Antworten eines eigenen GPTs oder Gems immer richtig?

Nein. Auch ein sorgfältig eingerichteter KI-Assistent kann Informationen falsch interpretieren, auslassen oder fehlerhafte Aussagen erzeugen.

Besonders bei wichtigen Schreiben, Entscheidungen, Zahlen, rechtlichen Fragen oder personenbezogenen Daten bleibt deshalb die menschliche Kontrolle erforderlich.

Muss ich programmieren können, um einen eigenen KI-Assistenten zu erstellen?

Nein. Für einen einfachen persönlichen Assistenten benötigen Sie keine Programmierkenntnisse.

Viel wichtiger ist etwas anderes: Sie sollten möglichst genau beschreiben können, wie die Aufgabe erledigt werden soll. Wer einen Arbeitsablauf gut erklären kann, hat bereits eine wesentliche Voraussetzung für einen guten KI-Assistenten erfüllt.

Sollte ich möglichst viele Aufgaben in einem einzigen Assistenten bündeln?

Für den Einstieg eher nicht. Ein „Super-Assistent“, der E-Mails schreibt, Protokolle erstellt, Berichte analysiert, Termine vorbereitet und gleichzeitig Ihre Social-Media-Beiträge formuliert, wird schnell unübersichtlich.

Beginnen Sie besser mit einer klar definierten Aufgabe. Ein „Protokoll-Assistent“ oder „Korrespondenz-Assistent“ lässt sich wesentlich leichter einrichten, testen und verbessern.

Wird es GPTs und Gems langfristig überhaupt noch geben?

Die Bezeichnungen und technischen Lösungen verändern sich derzeit schnell. OpenAI entwickelt das bisherige GPT-Konzept weiter, und auch Google entwickelt Gems weiter bzw. überführt Funktionen in neue Konzepte.

Deshalb ist die wichtigste Fähigkeit nicht, einen bestimmten Menüpunkt auswendig zu kennen. Viel wichtiger ist zu verstehen, wie Sie einen wiederkehrenden Büroprozess so beschreiben, dass eine KI ihn zuverlässig unterstützen kann.