Ordnung schaffen – Selbstdisziplin

Kennen Sie das? Sie haben Ihren Schreibtisch gründlich aufgeräumt, die Schubladen sortiert und endlich eine übersichtliche Ablagestruktur geschaffen.

Alles sieht wunderbar aus.

Doch einige Wochen später liegen wieder Unterlagen auf dem Schreibtisch, im E-Mail-Posteingang sammeln sich unbearbeitete Nachrichten und auf dem Desktop herrscht das gewohnte Chaos.

Wie konnte das passieren?

Ganz einfach: Einmal Ordnung schaffen ist nicht besonders schwierig. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, diese Ordnung dauerhaft beizubehalten.

Genau darum geht es im fünften Schritt der 5S-Methode: Selbstdisziplin.

Warum Selbstdisziplin zur Büroorganisation gehört

In der japanischen 5S-Methode wird dieser Schritt als Shitsuke bezeichnet.

Nachdem Sie überflüssige Dinge aussortiert, Ihren Arbeitsplatz gereinigt, eine sinnvolle Ordnung geschaffen und Standards festgelegt haben, müssen diese Regeln nun im Alltag angewendet werden.

Das klingt selbstverständlich. Ist es aber nicht.

Denn gerade wenn viel zu tun ist, neigen wir dazu, die Dinge dort liegen zu lassen, wo wir sie gerade benutzt haben.

Die Unterlagen kommen auf einen Stapel, statt in die vorgesehene Ablage. Eine Datei wird schnell auf dem Desktop gespeichert, statt im richtigen Projektordner. Und die E-Mail bleibt im Posteingang, obwohl sie längst bearbeitet wurde.

Einmal ist das kein Problem.

Aber wenn sich solche kleinen Nachlässigkeiten wiederholen, entsteht nach und nach wieder Unordnung.

Deshalb ist Selbstdisziplin so wichtig: Sie sorgt dafür, dass aus einer einmaligen Aufräumaktion eine dauerhaft funktionierende Büroorganisation wird.

1. Legen Sie gleiche Dinge immer an denselben Ort

Eine der wichtigsten Regeln lautet:

Gleiche Dinge gehören an denselben Ort.

Wenn Sie beispielsweise Briefumschläge an verschiedenen Stellen aufbewahren, müssen Sie jedes Mal überlegen, wo Sie suchen sollen.

Besser ist es, einen festen Platz dafür festzulegen.

Das gilt ebenso für Papierunterlagen und elektronische Dateien.

Wenn Sie eine Projektdatei heute im Projektordner, morgen auf dem Desktop und übermorgen im Download-Ordner speichern, wird das Wiederfinden unnötig schwierig.

Legen Sie deshalb eindeutige Ablageorte fest und halten Sie sich daran.

Das hat noch einen weiteren Vorteil: Auch Ihre Kolleginnen und Kollegen können sich leichter zurechtfinden.

Mein Tipp: Wenn Sie häufig überlegen müssen, wo etwas hingehört, sollten Sie nicht nur Ihre Selbstdisziplin hinterfragen. Vielleicht ist Ihre Ablagestruktur zu kompliziert.

Ein gutes Ordnungssystem sollte möglichst wenig Nachdenken erfordern.

2. Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit für Ordnung

Viele Menschen nehmen sich erst dann Zeit zum Aufräumen, wenn das Chaos bereits unübersehbar geworden ist.

Dann wird aus einer kleinen Aufgabe schnell ein größeres Projekt.

Einfacher ist es, jeden Tag ein paar Minuten zu investieren.

Reservieren Sie sich beispielsweise die letzten fünf Minuten Ihres Arbeitstages.

In dieser Zeit können Sie:

• Benutzte Unterlagen zurücklegen.
• Nicht mehr benötigte Notizzettel entsorgen.
• Dateien vom Desktop in die vorgesehenen Ordner verschieben.
• Erledigte Vorgänge ablegen.
• Ihren Schreibtisch für den nächsten Arbeitstag vorbereiten.

Sie müssen dabei nicht jeden Tag sämtliche Schubladen kontrollieren.

Es geht lediglich darum, die kleinen Dinge zu erledigen, die sonst liegen bleiben würden.

Fünf Minuten täglich sind oft sinnvoller als eine große Aufräumaktion alle paar Monate.

Und ganz nebenbei starten Sie am nächsten Morgen an einem aufgeräumten Arbeitsplatz.

3. Machen Sie es sich möglichst einfach

Selbstdisziplin ist wichtig. Aber Sie sollten es sich auch nicht unnötig schwer machen.

Wenn Sie für jede Unterlage erst einen Schrank öffnen, drei Ordner herausnehmen und anschließend lange nach dem richtigen Register suchen müssen, werden Sie die Unterlage vermutlich irgendwann einfach auf den Schreibtisch legen.

Das ist menschlich.

Deshalb sollten Sie Ihre Ablagestruktur so gestalten, dass das richtige Verhalten möglichst einfach ist.

Beispielsweise:

Papierunterlagen: Häufig benötigte Ablagen sollten gut erreichbar sein.

Dateiablage: Verwenden Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur und eindeutige Dateinamen.

Outlook: Überlegen Sie, wie Sie E-Mails mit möglichst wenigen Arbeitsschritten bearbeiten und ablegen können.

Büromaterial: Bewahren Sie häufig benötigte Gegenstände dort auf, wo Sie sie benutzen.

Je einfacher Ihr Ordnungssystem funktioniert, desto weniger Selbstdisziplin benötigen Sie, um es einzuhalten.

4. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Ordnung

In meiner ursprünglichen Präsentation zur 5S-Methode empfehle ich außerdem, interne Audits durchzuführen.

Das klingt zunächst etwas aufwendig.

Gemeint ist aber im Grunde eine regelmäßige Überprüfung: Funktioniert unser Ordnungssystem noch so, wie wir es ursprünglich festgelegt haben?

Dafür müssen Sie keine umfangreichen Prüfberichte erstellen.

Nehmen Sie sich beispielsweise einmal im Monat einige Minuten Zeit und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Liegen die Unterlagen noch an den vorgesehenen Plätzen?
• Werden die vereinbarten Dateinamen verwendet?
• Haben sich wieder unnötige Papierstapel gebildet?
• Sind die gemeinsam genutzten Ablagen übersichtlich?
• Funktionieren unsere Regeln im Büroalltag?

Gerade in Teams kann eine solche Überprüfung hilfreich sein.

Denn möglicherweise haben einzelne Mitarbeiter inzwischen eigene Ablagesysteme entwickelt oder die vereinbarten Standards werden unterschiedlich interpretiert.

Nutzen Sie die Gelegenheit, gemeinsam nach Verbesserungen zu suchen.

Ein internes Audit sollte nicht dazu dienen, Fehler bei Kollegen zu finden. Es sollte helfen, die Büroorganisation weiterzuentwickeln.

5. Wenn die Ordnung nicht funktioniert, hinterfragen Sie das System

Vielleicht stellen Sie bei Ihrer Überprüfung fest, dass bestimmte Regeln immer wieder missachtet werden.

Dann wäre es zu einfach, den Mitarbeitern mangelnde Selbstdisziplin vorzuwerfen.

Fragen Sie lieber nach den Ursachen.

Ist die Ablagestruktur zu kompliziert? Sind die Regeln unklar? Fehlt ein geeigneter Platz für bestimmte Unterlagen? Oder haben sich die Arbeitsabläufe inzwischen verändert?

Manchmal liegt das Problem gar nicht bei den Menschen, sondern beim System.

Gute Büroorganisation bedeutet deshalb nicht nur, Regeln konsequent einzuhalten, sondern auch, ungeeignete Regeln zu verändern.

Schließlich soll Ihnen die Ordnung die Arbeit erleichtern und nicht zusätzliche Arbeit verursachen.

Ordnung schaffen im Video

In diesem Video geht es um den fünften Schritt der 5S-Methode: Selbstdisziplin.

Ich zeige Ihnen, warum es wichtig ist, gleiche Dinge immer am selben Ort abzulegen, sich täglich Zeit für Ordnung zu nehmen und die geschaffenen Standards regelmäßig zu überprüfen.

Fazit: Dauerhafte Ordnung entsteht durch kleine Gewohnheiten

Ein ordentliches Büro entsteht nicht durch eine einmalige große Aufräumaktion.

Entscheidend ist, dass Sie die vereinbarten Regeln auch im täglichen Arbeitsablauf anwenden.

Legen Sie Dinge an ihren vorgesehenen Platz zurück, nehmen Sie sich regelmäßig ein paar Minuten Zeit und überprüfen Sie gelegentlich, ob Ihr Ordnungssystem noch funktioniert.

Dabei geht es nicht um Perfektion.

Es geht darum, dass Sie Ihre Arbeit möglichst einfach und ohne unnötige Suchzeiten erledigen können.

Meine kleine Aufgabe für Sie: Reservieren Sie sich ab heute die letzten fünf Minuten Ihres Arbeitstages für Ordnung.

Probieren Sie das zwei Wochen lang aus.

Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie dadurch morgens entspannter in den Arbeitstag starten.

Weitere Beiträge aus der Serie „Ordnung schaffen“

Dieser Artikel gehört zu meiner Serie über die 5S-Methode.

Lesen Sie auch:

• Ordnung schaffen leicht gemacht: Die 5S-Methode – Die Grundlagen der Methode im Überblick.
• Ordnung schaffen – Sortieren – Wie Sie sich von überflüssigen Dingen trennen.
• Ordnung schaffen – Säubern – Warum regelmäßige Reinigung zur Büroorganisation gehört.
• Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung – Wie Sie eine übersichtliche Ablagestruktur schaffen.
• Ordnung schaffen – Standards – Wie Sie Regeln dokumentieren und dauerhaft sichern.
• Ordnung schaffen – Gewohnheit – Wie Ordnung schließlich selbstverständlich wird.