Ordnung schaffen leicht gemacht: Die 5S-Methode

Kennen Sie das? Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich Unterlagen, in den Schubladen sammeln sich Dinge, die Sie eigentlich gar nicht mehr benötigen, und auf Ihrem Computer haben sich über die Jahre unzählige Dateien angesammelt.

Sie wissen, dass Sie dringend Ordnung schaffen müssten. Aber wann? Im Büroalltag gibt es schließlich immer etwas Wichtigeres zu erledigen.

Dabei kostet Unordnung jeden Tag Zeit. Wir suchen nach Unterlagen, verschieben Dinge von einer Ecke in die andere und verlieren manchmal sogar den Überblick darüber, was noch zu erledigen ist.

Die gute Nachricht: Ordnung schaffen muss kein Mammutprojekt sein.

Mit der 5S-Methode können Sie Schritt für Schritt für mehr Ordnung sorgen – und diese langfristig beibehalten.

Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode stammt ursprünglich aus Japan und wurde vor allem im Produktionsbereich eingesetzt. Ihr Ziel ist es, Arbeitsplätze so zu organisieren, dass die Arbeit möglichst reibungslos erledigt werden kann.

Das Prinzip lässt sich aber genauso gut auf einen Büroarbeitsplatz übertragen.

Dabei geht es nicht darum, dass Ihr Schreibtisch möglichst leer aussieht. Viel wichtiger ist, dass Sie alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, schnell finden und unnötige Suchzeiten vermeiden.

Die Methode besteht aus fünf aufeinander aufbauenden Schritten.

Schritt 1: Aussortieren (Seiri)

Bevor Sie Ordnung schaffen können, müssen Sie sich von überflüssigen Dingen trennen.

Schauen Sie sich Ihren Arbeitsplatz einmal kritisch an:

• Welche Unterlagen benötigen Sie tatsächlich noch?
• Welche Gegenstände benutzen Sie regelmäßig?
• Was liegt schon seit Monaten ungenutzt herum?
• Welche Dinge können entsorgt oder an anderer Stelle aufbewahrt werden?

Mein Tipp: Nehmen Sie sich zunächst nur eine Schublade oder einen kleinen Bereich Ihres Schreibtisches vor.

Sie müssen nicht gleich Ihr gesamtes Büro auf den Kopf stellen.

Schritt 2: Sortieren (Seiton)

Nachdem Sie alles Überflüssige entfernt haben, geht es darum, die verbleibenden Dinge sinnvoll anzuordnen.

Jeder Gegenstand und jede Unterlage sollte einen festen Platz bekommen.

Dabei gilt: Was Sie häufig benötigen, sollte schnell erreichbar sein. Dinge, die Sie nur selten verwenden, können weiter entfernt aufbewahrt werden.

Das funktioniert übrigens auch bei Ihrer digitalen Dateiablage.

Wenn Sie Ihre Dateien nach einer nachvollziehbaren Struktur ablegen, müssen Sie nicht jedes Mal lange überlegen, wo Sie etwas gespeichert haben.

Schritt 3: Säubern (Seiso)

Im dritten Schritt geht es um die Sauberkeit am Arbeitsplatz.

Dazu gehört natürlich das Reinigen von Schreibtisch, Tastatur und anderen Arbeitsmitteln.

Aber es geht auch darum, einen Zustand herzustellen, in dem Sie sich wohlfühlen und konzentriert arbeiten können.

Ein aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz erleichtert es, den Überblick zu behalten.

Schritt 4: Standards schaffen (Seiketsu)

Jetzt haben Sie aussortiert, sortiert und gesäubert.

Aber wie verhindern Sie, dass nach wenigen Wochen wieder das alte Chaos herrscht?

Indem Sie einfache Regeln festlegen.

Beispielsweise:

• Eingehende Unterlagen werden zeitnah bearbeitet oder abgelegt.
• Jede Datei bekommt einen festen Speicherort.
• Nicht mehr benötigte Dokumente werden regelmäßig aussortiert.
• Am Ende des Arbeitstages wird der Schreibtisch aufgeräumt.

Wichtig ist, dass diese Regeln alltagstauglich sind.

Ein Standard, der zu kompliziert ist, wird im hektischen Büroalltag kaum dauerhaft eingehalten.

Schritt 5: Selbstdisziplin entwickeln (Shitsuke)

Jetzt kommt der schwierigste Teil: die neuen Regeln auch tatsächlich einzuhalten.

Denn Ordnung entsteht nicht dadurch, dass Sie einmal gründlich aufräumen.

Sie entsteht dadurch, dass Sie Ihre neuen Abläufe konsequent anwenden.

Das erfordert zunächst etwas Selbstdisziplin.

Aber mit der Zeit wird es immer leichter.

Das eigentliche Ziel: Ordnung wird zur Gewohnheit

In meiner Darstellung der 5S-Methode gibt es deshalb noch eine weitere Stufe: Shukan – die Gewohnheit.

Sie beschreibt den Zustand, in dem Sie über die einzelnen Regeln gar nicht mehr nachdenken müssen.

Sie legen Unterlagen automatisch an den richtigen Platz. Sie speichern Dateien dort, wo sie hingehören. Und Sie räumen Dinge weg, sobald Sie sie nicht mehr benötigen.

Ordnung ist dann keine zusätzliche Aufgabe mehr, sondern ein selbstverständlicher Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit.

Wann soll ich mir die Zeit zum Ordnungschaffen nehmen?

Vielleicht denken Sie jetzt: Das klingt alles sinnvoll. Aber wann soll ich das auch noch erledigen?

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Variante 1: Alle zwei Tage 30 Minuten

Sie nehmen sich regelmäßig einen kleinen Bereich vor. Das kann eine Schublade, ein Ablagefach oder ein Ordner auf Ihrem Computer sein.

Variante 2: Jede Woche einen Nachmittag

Sie reservieren sich beispielsweise drei Stunden, um einen größeren Bereich systematisch zu bearbeiten.

Variante 3: Einmal im Monat einen ganzen Tag

Sie blocken einen kompletten Arbeitstag, um sich intensiv mit Ihrer Büroorganisation zu beschäftigen.

Welche Variante für Sie die richtige ist, hängt von Ihrem Arbeitsalltag ab.

Entscheidend ist nicht, wie viel Zeit Sie auf einmal investieren. Entscheidend ist, dass Sie überhaupt anfangen und anschließend dranbleiben.

Die 5S-Methode im Video erklärt

In diesem Video stelle ich Ihnen die 5S-Methode vor und zeige, wie Sie die einzelnen Schritte nutzen können, um dauerhaft mehr Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz zu schaffen.

Fazit: Ordnung schaffen ist ein Prozess

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz entsteht nicht über Nacht. Und er bleibt auch nicht automatisch ordentlich, nur weil Sie einmal gründlich aufgeräumt haben.

Die 5S-Methode hilft Ihnen, systematisch vorzugehen und Ordnung dauerhaft in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Mein Vorschlag: Fangen Sie heute mit einer einzigen Schublade oder einem kleinen Bereich Ihres Arbeitsplatzes an.

Sie werden feststellen, dass es oft gar nicht so viel Zeit braucht, um erste Verbesserungen zu erreichen.

Weitere Beiträge aus der Serie „Ordnung schaffen“

In den folgenden Artikeln erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Schritte der Methode praktisch umsetzen können:

1. Ordnung schaffen – Aussortieren
2. Ordnung schaffen – Säubern
3. Ordnung schaffen – Standards
4. Ordnung schaffen – Selbstdisziplin
5. Ordnung schaffen – Gewohnheit
6. Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung

Denn gute Büroorganisation bedeutet nicht, ständig aufzuräumen, sondern so zu arbeiten, dass möglichst wenig Unordnung entsteht.