Ordnung schaffen – Gewohnheit
Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgens ins Büro und Ihr Schreibtisch ist aufgeräumt. Sie wissen genau, wo Sie Ihre Unterlagen finden, Ihre Dateien sind sinnvoll abgelegt und auch Ihr E-Mail-Posteingang ist übersichtlich.
Und das Beste daran: Sie müssen sich gar nicht mehr besonders anstrengen, um diesen Zustand aufrechtzuerhalten.
Was zunächst nach einem Wunschtraum klingt, kann tatsächlich gelingen.
Denn das eigentliche Ziel guter Büroorganisation ist nicht, ständig Ordnung schaffen zu müssen. Es geht darum, dass Ordnung irgendwann selbstverständlich wird.
Genau darum geht es im letzten Teil meiner Serie zur 5S-Methode.
Von der Selbstdisziplin zur Gewohnheit
In den bisherigen Schritten der 5S-Methode haben Sie gelernt, überflüssige Dinge auszusortieren, Ihren Arbeitsplatz sinnvoll zu organisieren, für Sauberkeit zu sorgen und klare Standards festzulegen.
Anschließend ging es darum, diese Regeln konsequent einzuhalten.
Am Anfang erfordert das noch etwas Selbstdisziplin.
Sie müssen bewusst daran denken, Unterlagen an ihren vorgesehenen Platz zurückzulegen oder Dateien im richtigen Ordner zu speichern.
Vielleicht müssen Sie sich sogar regelmäßig daran erinnern, Ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages aufzuräumen.
Doch mit der Zeit verändert sich etwas.
Die neuen Vorgehensweisen werden zur Gewohnheit.
Sie denken nicht mehr darüber nach, wo Sie eine Unterlage ablegen sollen. Sie tun es einfach.
Und genau dann haben Sie Ihr Ziel erreicht: Ordnung ist keine zusätzliche Aufgabe mehr, sondern Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit.
Warum Gewohnheiten den Büroalltag erleichtern
Überlegen Sie einmal, wie viele kleine Entscheidungen Sie jeden Tag treffen.
Wo lege ich diese Unterlage ab? Was mache ich mit dieser E-Mail? Wo speichere ich die neue Datei? Wann räume ich meinen Schreibtisch auf?
Wenn Sie jedes Mal neu darüber nachdenken müssen, kostet das Zeit und Aufmerksamkeit.
Klare Gewohnheiten nehmen Ihnen viele dieser Entscheidungen ab.
Beispielsweise:
- Sie legen erledigte Unterlagen direkt in der vorgesehenen Ablage ab.
- Sie speichern neue Dateien von Anfang an im richtigen Ordner.
- Sie bearbeiten E-Mails nach einem festen Vorgehen.
- Sie räumen benutzte Arbeitsmittel nach Gebrauch zurück.
- Sie hinterlassen Ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages ordentlich.
Das klingt nach Kleinigkeiten.
Aber gerade diese kleinen Handlungen entscheiden darüber, ob Ihre Büroorganisation langfristig funktioniert.
Wie werden neue Vorgehensweisen zur Gewohnheit?
Gewohnheiten entstehen nicht dadurch, dass wir uns einmal vornehmen, ab morgen alles anders zu machen.
Entscheidend ist, dass wir ein neues Verhalten regelmäßig wiederholen.
Dafür habe ich drei Empfehlungen.
1. Beginnen Sie mit einer einzigen Veränderung
Versuchen Sie nicht, gleichzeitig Ihren Schreibtisch, Ihre Dateiablage und Ihren E-Mail-Posteingang vollständig neu zu organisieren.
Nehmen Sie sich zunächst eine kleine Veränderung vor.
Beispielsweise: Ab sofort legen Sie alle erledigten Unterlagen direkt ab, statt sie auf Ihrem Schreibtisch zu stapeln.
Wenn Ihnen das leichtfällt, können Sie die nächste Veränderung angehen.
2. Verbinden Sie die neue Gewohnheit mit einem bestehenden Ablauf
Besonders einfach lassen sich neue Routinen in den Alltag integrieren, wenn Sie sie mit etwas verbinden, das Sie ohnehin regelmäßig tun.
Beispielsweise:
Bevor Sie Feierabend machen, räumen Sie Ihren Schreibtisch auf.
Nachdem Sie eine Besprechung beendet haben, legen Sie Ihre Notizen am vorgesehenen Ort ab.
Wenn Sie ein Dokument fertiggestellt haben, speichern Sie es im richtigen Ordner.
So müssen Sie nicht jedes Mal neu überlegen, wann Sie sich um die Ordnung kümmern.
3. Machen Sie es sich leicht
Eine neue Gewohnheit lässt sich einfacher beibehalten, wenn sie wenig Aufwand verursacht.
Wenn Sie für jede Datei erst durch zehn Unterordner navigieren müssen, werden Sie irgendwann wieder anfangen, Dateien auf dem Desktop zwischenzuspeichern.
Wenn Sie dagegen eine übersichtliche Ablagestruktur haben, fällt es leichter, die vereinbarten Regeln einzuhalten.
Deshalb gilt: Gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe so einfach, dass das gewünschte Verhalten möglichst selbstverständlich wird.
Und wenn Sie doch wieder in alte Muster zurückfallen?
Natürlich wird es Tage geben, an denen Sie besonders viel zu tun haben.
Dann bleibt vielleicht doch einmal eine Unterlage liegen oder eine Datei landet auf dem Desktop.
Das ist kein Grund, Ihre gesamte Büroorganisation infrage zu stellen.
Entscheidend ist, dass Sie anschließend zu Ihren bewährten Abläufen zurückkehren.
Wenn Sie allerdings feststellen, dass eine bestimmte Regel dauerhaft nicht funktioniert, sollten Sie überlegen, woran das liegt.
Vielleicht ist die Regel zu kompliziert. Vielleicht passt sie nicht mehr zu Ihrem Arbeitsalltag.
Dann verändern Sie sie.
Denn gute Büroorganisation soll Ihnen die Arbeit erleichtern und nicht zusätzliche Pflichten schaffen.
Ordnung schaffen im Video
Im letzten Video meiner Serie geht es darum, wie aus den neuen Vorgehensweisen schließlich Gewohnheiten werden.
Das Ziel ist erreicht, wenn Sie über die einzelnen Regeln nicht mehr bewusst nachdenken müssen und Ordnung zu einem selbstverständlichen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit geworden ist.
Fazit: Gute Ordnung funktioniert fast von allein
Am Anfang steht die Entscheidung, etwas verändern zu wollen.
Sie sortieren aus, schaffen feste Ablageplätze, reinigen Ihren Arbeitsplatz und legen Standards fest.
Anschließend wenden Sie diese Regeln konsequent an.
Und irgendwann stellen Sie fest, dass Sie gar nicht mehr darüber nachdenken müssen.
Die neuen Abläufe sind selbstverständlich geworden.
Das ist für mich das eigentliche Ziel der 5S-Methode: Nicht mehr Zeit mit Ordnung verbringen, sondern weniger Zeit durch Unordnung verlieren.
Meine kleine Aufgabe für Sie
Überlegen Sie einmal:
Welche kleine Veränderung in Ihrer Büroorganisation würde Ihnen jeden Tag die Arbeit erleichtern?
Nehmen Sie sich genau diese Veränderung vor und integrieren Sie sie bewusst in Ihren Arbeitsalltag.
Vielleicht wird daraus schon bald eine Gewohnheit, über die Sie gar nicht mehr nachdenken müssen.
Die komplette Serie „Ordnung schaffen“
Mit diesem Beitrag endet meine siebenteilige Serie zur 5S-Methode.
Wenn Sie die einzelnen Schritte noch einmal nachlesen möchten, finden Sie hier alle Beiträge:
- Ordnung schaffen leicht gemacht: Die 5S-Methode – Die Grundlagen und fünf Schritte im Überblick.
- Ordnung schaffen – Sortieren – Überflüssige Dinge aussortieren.
- Ordnung schaffen – Säubern – Den Arbeitsplatz sauber halten.
- Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung – Alles bekommt seinen festen Platz.
- Ordnung schaffen – Standards – Klare Regeln entwickeln und dokumentieren.
- Ordnung schaffen – Selbstdisziplin – Die vereinbarten Regeln konsequent einhalten.
- Ordnung schaffen – Gewohnheit – Ordnung wird selbstverständlich.
Denn die beste Ordnung ist die, um die Sie sich im Alltag kaum noch kümmern müssen.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
