OneNote für Sekretärinnen & Assistenzen: Mit Vorlagen, Kategorien & Outlook-Verknüpfung perfekt organisiert im Büroalltag

Der digitale Helfer für Ihren Büroalltag

Wer als Sekretärin oder Assistenz arbeitet, jongliert täglich mit Terminen, Aufgaben, Gesprächsnotizen und E-Mails. Zwischen Meetingvorbereitung, Protokollen, To-do-Listen und Rückfragen des Chefs bleibt oft wenig Zeit, alles sauber zu strukturieren. Genau hier spielt Microsoft OneNote seine ganze Stärke aus.

OneNote ist weit mehr als ein digitales Notizbuch – es ist Ihr persönliches Organisationszentrum. Besonders in Kombination mit Outlook wird es zu einem echten Produktivitätsturbo. In diesem Artikel zeige ich Ihnen drei Funktionen, die Ihren Büroalltag spürbar erleichtern:

1. Besprechungsdetails aus Outlook einfügen
2. Eigene Seitenvorlagen erstellen (am Beispiel einer Gesprächsnotiz)
3. Eigene Kategorien für Aufgaben definieren (z. B. nach Person oder Priorität)

Dazu gibt’s noch wertvolle Tipps, welche Vorlagen für Assistenzen besonders sinnvoll sind.

---

1️⃣ Besprechungsdetails aus Outlook direkt in OneNote übernehmen

Meetings sind für viele Sekretärinnen und Assistentinnen Alltag. Oft müssen Sie nicht nur die Organisation übernehmen, sondern auch die Ergebnisse dokumentieren und weiterleiten.

Statt Agenda und Teilnehmerliste manuell zu kopieren, nutzen Sie in OneNote die praktische Funktion „Besprechungsdetails einfügen“.

So geht’s:

• Öffnen Sie in OneNote eine neue Seite in Ihrem Notizbuch (z. B. im Abschnitt „Meetings“ oder „Protokolle“).
• Klicken Sie oben im Menüband auf „Einfügen“ → „Besprechungsdetails“.
• OneNote zeigt Ihnen automatisch alle aktuellen Termine aus Ihrem Outlook-Kalender.
• Wählen Sie den passenden Termin aus – und schon werden Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer und Agenda automatisch eingefügt.

Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet Tippfehler. Sie können die Notiz anschließend direkt während der Besprechung ergänzen, Aufgaben markieren oder Verantwortlichkeiten notieren.

💡 Praxis-Tipp:
Wenn Sie regelmäßig Protokolle für Ihren Chef anfertigen, legen Sie im Abschnitt „Meetings“ pro Termin eine Seite an, z. B. „Jour Fixe – 22.10.2025“. Mit einem Klick fügen Sie die Outlook-Daten ein und haben eine einheitliche Struktur.

---

2️⃣ Eigene Seitenvorlagen – zum Beispiel für Gesprächsnotizen

Standardnotizseiten sind praktisch – aber mit einer eigenen Vorlage wird Ihre Arbeit noch effizienter. Besonders für wiederkehrende Situationen wie Telefonate, Mitarbeitergespräche oder Projektbesprechungen lohnt sich eine feste Struktur.

Beispiel: Vorlage „Gesprächsnotiz“

Erstellen Sie eine Seite mit folgenden Abschnitten:

• Datum / Uhrzeit / Gesprächspartner:
  Hier tragen Sie die Basisdaten des Gesprächs ein.
• Thema:
  Worum ging es im Gespräch?
• Gesprächsverlauf / Stichpunkte:
  Notieren Sie die wichtigsten Punkte.
• Offene Aufgaben / To-dos:
  Welche Aufgaben ergeben sich? Wer ist zuständig?
• Nachverfolgung / Wiedervorlage:
  Wann prüfen Sie den Fortschritt oder erinnern an offene Punkte?

So speichern Sie die Vorlage:

1. Klicken Sie auf „Einfügen → Seitenvorlagen → Aktuelle Seite als Vorlage speichern“.
2. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen, z. B. Gesprächsnotiz Chef / Sekretariat.
3. Optional: Aktivieren Sie „Diese Vorlage für neue Seiten im aktuellen Abschnitt verwenden“, wenn Sie sie regelmäßig brauchen.

💡 Weitere Vorlagenideen für Sekretärinnen & Assistentinnen:

• Telefonnotiz: Name, Firma, Anliegen, Rückrufnummer, Weiteres Vorgehen
• Besprechungsprotokoll: Teilnehmer, Themen, Beschlüsse, Verantwortlichkeiten
• Reiseplanung: Ziel, Hotel, Anreise, Termine, Budget, Rückmeldung
• Vertretung / Übergabe: Offene Aufgaben, Ansprechpartner, wichtige Fristen
• Projektübersicht: Ziel, Status, Aufgaben, To-dos für verschiedene Teammitglieder

Mit solchen Vorlagen sparen Sie jeden Tag wertvolle Minuten – und sorgen dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

---

3️⃣ Eigene Kategorien erstellen – farbig & klar strukturiert

Kategorien sind in OneNote wie digitale Textmarker. Sie helfen Ihnen, Informationen visuell zu ordnen und schnell wiederzufinden. Standardmäßig gibt es schon einige – wie „Wichtig“, „Zu erledigen“ oder „Kontaktperson“. Aber: Sie können Ihre eigenen Kategorien anlegen, um sie an Ihren Arbeitsstil anzupassen.

Beispiel aus der Praxis:

• Gelb = Aufgaben für den Chef
  → Kategorie: Person – Chef
• Grün = Aufgaben für mich (Sekretärin)
  → Kategorie: Person – Sekretariat

So behalten Sie stets den Überblick, wer was zu erledigen hat.
Wenn Sie später alle markierten Aufgaben anzeigen möchten, klicken Sie einfach auf „Start → Kategorien suchen“ – und schon sehen Sie eine vollständige Aufgabenübersicht über alle Notizbücher hinweg.

💡 Weitere nützliche Kategorie-Ideen:

• 🔵 „Zur Freigabe“ – Themen, die Sie noch mit dem Chef abstimmen müssen
• 🟣 „Erledigt / Archiv“ – für abgeschlossene Aufgaben
• 🟢 „Warten auf Rückmeldung“ – für Themen, die pausieren
• 🔴 „Dringend“ – für Aufgaben mit hoher Priorität

Mit individuellen Farben und Bezeichnungen wird OneNote zu Ihrem visuellen Cockpit.

---

.

Fazit: Struktur schafft Ruhe – und Effizienz

Gerade für Sekretärinnen und Assistenzen, die viele Informationen koordinieren, ist OneNote ein unschlagbares Werkzeug. Mit den Funktionen für Outlook-Verknüpfung, eigene Vorlagen und individuelle Kategorien schaffen Sie Ordnung, sparen Zeit und behalten in jeder Situation den Überblick.

Nutzen Sie OneNote nicht nur als digitale Ablage, sondern als intelligentes Organisationssystem, das Sie aktiv im Büroalltag unterstützt. Ihr Chef wird es Ihnen danken – und Sie selbst spüren den Unterschied in Ihrem Arbeitstag.