Ordnung schaffen – Sortieren

Hand aufs Herz: Wie viele Dinge befinden sich an Ihrem Arbeitsplatz, die Sie eigentlich gar nicht mehr benötigen?

Alte Unterlagen, ausgetrocknete Kugelschreiber, Notizzettel, deren Inhalt längst überholt ist, oder Dateien, die seit Jahren niemand mehr geöffnet hat.

All diese Dinge beanspruchen Platz und erschweren es, den Überblick zu behalten.

Der erste Schritt zu mehr Ordnung lautet deshalb: Trennen Sie sich von allem, was Sie nicht mehr benötigen.

In der 5S-Methode wird dieser Schritt als Seiri bezeichnet. Dabei geht es zunächst nicht darum, alles schön aufzuräumen, sondern konsequent auszusortieren.

Erst aussortieren, dann aufräumen

Ein häufiger Fehler beim Ordnungschaffen besteht darin, dass wir die vorhandenen Dinge lediglich neu anordnen.

Wir sortieren Unterlagen in neue Ordner, verschieben Dateien in andere Verzeichnisse oder räumen Gegenstände von einer Schublade in die nächste.

Das sieht anschließend vielleicht ordentlicher aus. Aber die Menge der Dinge, um die wir uns kümmern müssen, hat sich nicht verändert.

Deshalb sollten Sie sich zunächst bei jedem Gegenstand und jeder Unterlage fragen:

• Brauche ich das noch?
• Wann habe ich es zuletzt benutzt?
• Muss ich es aufbewahren?
• Gibt es dafür einen besseren Aufbewahrungsort?

Erst wenn Sie alles Überflüssige entfernt haben, lohnt es sich, über eine sinnvolle Anordnung der verbleibenden Dinge nachzudenken.

1. Der eigene Arbeitsplatz: Was muss wirklich griffbereit sein?

Beginnen Sie an Ihrem persönlichen Arbeitsplatz.

Dazu gehören beispielsweise Ihr Schreibtisch, der Rollcontainer, Ihre Ablagekästen, die Pinnwand und das Sideboard.

Schauen Sie sich jeden Bereich einzeln an.

Auf dem Schreibtisch

Welche Gegenstände benötigen Sie täglich? Was benutzen Sie nur gelegentlich? Und was liegt dort eigentlich nur, weil es schon immer dort gelegen hat?

Alles, was Sie nicht regelmäßig benötigen, muss nicht unbedingt auf Ihrem Schreibtisch stehen.

Im Rollcontainer

Öffnen Sie die Schubladen und schauen Sie nach, was sich darin angesammelt hat.

Vielleicht finden Sie alte Formulare, nicht mehr benötigte Unterlagen oder einen Vorrat an Büromaterial, der für die nächsten fünf Jahre reichen würde.

In den Ablagekästen

Hier sammeln sich häufig Unterlagen, die irgendwann einmal bearbeitet werden sollten.

Prüfen Sie, ob die Vorgänge noch aktuell sind. Erledigte Unterlagen gehören in die Ablage, nicht mehr benötigte können – unter Beachtung der geltenden Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben – entsorgt werden.

Mein Tipp: Nehmen Sie sich nicht gleich den gesamten Arbeitsplatz vor. Beginnen Sie mit einer einzigen Schublade oder einem Ablagefach.

So erzielen Sie schnell ein sichtbares Ergebnis.

2. Gemeinsam genutzte Teamflächen: Ordnung ist Teamarbeit

Nicht nur am eigenen Arbeitsplatz sammelt sich Überflüssiges an.

Auch gemeinsam genutzte Schränke und Büromaterialvorräte sollten regelmäßig überprüft werden.

Vielleicht lagern dort Formulare, die längst nicht mehr verwendet werden, veraltete Informationsmaterialien oder Büromaterialien, die niemand mehr benötigt.

Gerade bei gemeinsam genutzten Flächen ist es wichtig, dass nicht jeder einfach nach eigenen Vorstellungen aussortiert.

Klären Sie deshalb im Team:

• Welche Materialien werden tatsächlich noch benötigt?
• Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
• Was kann entsorgt werden?
• Wer entscheidet bei Unklarheiten?

Wichtig: Aussortieren bedeutet nicht, dass jeder eigenmächtig Dinge wegwerfen darf. Gerade bei gemeinsam genutzten Unterlagen sollten die Zuständigkeiten eindeutig sein.

3. Elektronische Ablage: Auch digitale Unordnung kostet Zeit

Ordnung schaffen hört nicht beim Schreibtisch auf.

Auch auf Ihrem Computer sammeln sich im Laufe der Zeit zahlreiche Dateien und Informationen an.

In meiner Präsentation zur 5S-Methode unterscheide ich drei Bereiche, die Sie sich genauer ansehen sollten.

Der E-Mail-Posteingang

Wie viele E-Mails befinden sich aktuell in Ihrem Posteingang?

Und wie viele davon benötigen Sie tatsächlich noch?

Häufig bleiben E-Mails liegen, obwohl sie längst bearbeitet wurden oder nur zur Information dienten.

Prüfen Sie deshalb:

• Welche E-Mails können gelöscht werden?
• Welche Nachrichten müssen noch bearbeitet werden?
• Welche Informationen sollten an einem geeigneten Ort abgelegt werden?

Ein Posteingang sollte möglichst kein dauerhaftes Archiv für sämtliche E-Mails sein.

Die Dateiablage

Auch in Ihrer Dateiablage lohnt sich ein kritischer Blick.

Vielleicht finden Sie mehrere Versionen desselben Dokuments, längst abgeschlossene Projekte oder Dateien, deren Inhalt nicht mehr aktuell ist.

Prüfen Sie zunächst, welche Dateien tatsächlich noch benötigt werden.

Achten Sie dabei auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen und betriebliche Vorgaben.

Erst danach geht es darum, die verbleibenden Dateien sinnvoll zu strukturieren.

Der Desktop

Der Desktop wird gerne als schnelle Zwischenablage genutzt.

Eine Datei hier, ein Download dort – und schon ist der Bildschirm voller Symbole.

Das Problem: Je mehr Dateien sich dort ansammeln, desto schwieriger wird es, die gesuchte Information wiederzufinden.

Schauen Sie deshalb regelmäßig nach, welche Dateien Sie noch benötigen und welche gelöscht oder an ihrem vorgesehenen Speicherort abgelegt werden können.

Was tun, wenn Sie sich nicht entscheiden können?

Manchmal fällt das Aussortieren schwer.

Vielleicht denken Sie: „Das könnte ich irgendwann noch einmal gebrauchen.“

Für solche Fälle empfehle ich Ihnen eine einfache Zwischenlösung.

Legen Sie einen Bereich für Dinge an, bei denen Sie noch unsicher sind.

Das kann eine beschriftete Ablagebox sein oder ein gesonderter Ordner auf Ihrem Computer.

Notieren Sie sich einen Termin, an dem Sie diese Dinge erneut überprüfen.

Wenn Sie sie bis dahin nicht benötigt haben und keine Aufbewahrungspflicht besteht, fällt die Entscheidung möglicherweise leichter.

Achten Sie allerdings darauf, dass aus dieser Zwischenablage kein neues Dauerarchiv wird.

Ordnung schaffen im Video

In diesem Video geht es um den ersten Schritt der 5S-Methode: das Aussortieren und Separieren.

Dabei betrachten wir den eigenen Arbeitsplatz, gemeinsam genutzte Teamflächen und die elektronische Ablage.

Fazit: Weniger Dinge, weniger Unordnung

Bevor Sie anfangen, neue Ablagesysteme einzurichten oder zusätzliche Ordnungshilfen anzuschaffen, sollten Sie zunächst alles Überflüssige entfernen.

Denn was Sie nicht mehr benötigen, müssen Sie weder aufbewahren noch organisieren.

Meine kleine Aufgabe für Sie: Nehmen Sie sich heute zehn Minuten Zeit und sortieren Sie eine einzige Schublade oder einen kleinen Bereich Ihrer digitalen Ablage aus.

Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen.

Entscheidend ist, dass Sie anfangen.

Weitere Beiträge aus der Serie „Ordnung schaffen“

Dieser Artikel gehört zu meiner Serie über die 5S-Methode.

Lesen Sie auch:

• Ordnung schaffen leicht gemacht: Die 5S-Methode – Die Grundlagen und fünf Schritte im Überblick.
• Ordnung schaffen – Grundprinzipien von Ordnung – Wie Sie die verbleibenden Dinge sinnvoll organisieren.

In den weiteren Beiträgen erfahren Sie, wie Sie Ihren Arbeitsplatz sauber halten, einfache Standards entwickeln und Ordnung dauerhaft zur Gewohnheit machen.

 

In meinem neuen Video geht es um den nächsten Schritt: das Sortieren. Hier ist es besonders wichtig, dass man für alles einen geeigneten Platz findet, den man auch zukünftig immer benutzt.