Ordnung schaffen – Standards

Wo liegt eigentlich die aktuelle Projektakte? In welchem Ordner wurde die letzte Besprechungsnotiz gespeichert? Und wo sind schon wieder die Briefumschläge?

Wenn Sie solche Fragen regelmäßig beschäftigen, liegt das möglicherweise nicht daran, dass Sie zu wenig aufräumen.

Vielleicht fehlt einfach ein eindeutiges Ordnungssystem.

Denn Ordnung bedeutet nicht, dass alles irgendwie verstaut ist. Ordnung bedeutet, dass Sie die Dinge wiederfinden, wenn Sie sie benötigen.

Genau darum geht es im nächsten Schritt der 5S-Methode.

Alles braucht einen festen Platz

Nachdem Sie überflüssige Dinge aussortiert und Ihren Arbeitsplatz gereinigt haben, geht es nun darum, die verbleibenden Gegenstände und Unterlagen sinnvoll anzuordnen.

In der 5S-Methode wird dieser Schritt als Seiton bezeichnet.

Das Grundprinzip ist einfach:

Legen Sie für alles einen bestimmten Platz fest und beschriften Sie diesen.

Das gilt für Papierunterlagen ebenso wie für Büromaterialien, elektronische Dateien und E-Mails.

Je eindeutiger die Ablage organisiert ist, desto weniger müssen Sie überlegen, wo etwas hingehört.

Und desto schneller finden Sie es wieder.

1. Beschriftete Hängemappen statt Papierstapel

Papierstapel haben einen entscheidenden Nachteil: Man sieht ihnen nicht an, was sich darin befindet.

Vielleicht wissen Sie heute noch, dass die Unterlagen für das aktuelle Projekt im zweiten Stapel von links liegen.

Aber wissen Sie das auch noch in drei Wochen?

Und was passiert, wenn Ihre Kollegin während Ihrer Abwesenheit eine bestimmte Unterlage benötigt?

Beschriftete Hängemappen können hier eine gute Lösung sein.

Jeder Vorgang erhält eine eigene Mappe mit einer eindeutigen Bezeichnung.

So lassen sich Unterlagen schnell ablegen und wiederfinden.

Mein Tipp: Verwenden Sie Bezeichnungen, die auch Ihre Vertretung versteht. Interne Abkürzungen, die nur Ihnen bekannt sind, erschweren die Zusammenarbeit.

2. Schubladen sinnvoll unterteilen

Kennen Sie die berühmte Schublade, in der alles landet, was sonst keinen Platz hat?

Büroklammern, Haftnotizen, Ersatzminen, USB-Sticks und irgendwelche Zettel liegen dort bunt durcheinander.

Mit einfachen Trennstegen oder kleinen Einsätzen können Sie solche Schubladen übersichtlich gestalten.

Jede Art von Büromaterial bekommt ihren eigenen Bereich.

Dabei sollten Sie die häufig benötigten Dinge so anordnen, dass sie leicht erreichbar sind.

Sie brauchen dafür keine teuren Ordnungssysteme.

Oft reichen einfache Unterteilungen, um deutlich mehr Übersicht zu schaffen.

3. Farben helfen bei der Orientierung

Farben können ein Ordnungssystem zusätzlich unterstützen.

Beispielsweise könnten Sie unterschiedliche Farben für verschiedene Aufgabenbereiche verwenden.

• Blau für Projekte
• Grün für Personalangelegenheiten
• Gelb für allgemeine Verwaltung
• Rot für besonders wichtige Vorgänge

Entscheidend ist nicht, welche Farben Sie auswählen.

Wichtig ist, dass Sie die Farben konsequent verwenden und ihre Bedeutung eindeutig festlegen.

Achtung: Verwenden Sie nicht zu viele Farben. Wenn Sie für jeden einzelnen Vorgang eine neue Farbe benötigen, wird das System schnell unübersichtlich.

4. Vermeiden Sie Ordner mit der Bezeichnung „Sonstiges“

Ein Ordner mit dem Namen „Sonstiges“ ist meistens ein Zeichen dafür, dass die Ablagestruktur nicht eindeutig genug ist.

Denn was gehört eigentlich hinein?

Alles, was nirgendwo anders passt?

Das Problem: Nach einiger Zeit sammeln sich dort die unterschiedlichsten Unterlagen.

Und wenn Sie später etwas suchen, müssen Sie den gesamten Ordner durchsehen.

Ähnlich problematisch sind Bezeichnungen wie „Diverses“, „Allgemein“ oder „Verschiedenes“.

Überlegen Sie deshalb lieber, welche Themen tatsächlich zusammengehören.

Vielleicht benötigen Sie einen zusätzlichen Ordner mit einer konkreten Bezeichnung.

Oder Sie stellen fest, dass Ihre bisherige Ordnerstruktur grundsätzlich überarbeitet werden sollte.

5. Einheitliche Ordnernamen verwenden

Ein gutes Ordnungssystem sollte nicht nur für Sie selbst funktionieren.

Auch Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen sich darin zurechtfinden können.

Deshalb empfehle ich, einheitliche Ordnernamen zu verwenden.

Das gilt sowohl für Papierordner als auch für die elektronische Dateiablage.

Wenn ein Projektordner beispielsweise immer nach dem Muster „Projektnummer – Projektname“ benannt wird, erleichtert das die Orientierung.

Vermeiden Sie unterschiedliche Bezeichnungen für denselben Sachverhalt.

Wenn ein Bereich einmal „Personal“, einmal „Mitarbeiter“ und an anderer Stelle „HR“ heißt, entstehen unnötige Unsicherheiten.

6. Eindeutige Dateinamen vergeben

Auch bei der elektronischen Dateiablage gilt: Ein fester Speicherort allein reicht nicht aus.

Die Dateien müssen außerdem eindeutig benannt sein.

Dateinamen wie

Dokument1.docx

oder

Besprechung_neu_final_2.docx

helfen Ihnen später wenig.

Besser ist beispielsweise:

2026-11-03_Projektbesprechung_Marketing.docx

So erkennen Sie bereits am Dateinamen, worum es geht.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche Informationen ein Dateiname enthalten sollte.

Das kann beispielsweise das Datum, der Projektname oder die Art des Dokuments sein.

Wichtig ist, dass die gewählte Systematik konsequent angewendet wird.

7. Auch der E-Mail-Posteingang braucht eine Struktur

Ein weiterer Bereich, in dem ein Ordnungssystem hilfreich sein kann, ist Ihr E-Mail-Posteingang.

In meiner ursprünglichen Präsentation empfehle ich, mit Unterordnern zu arbeiten.

Damit können Sie beispielsweise E-Mails zu bestimmten Projekten oder Aufgabenbereichen zusammenfassen.

Allerdings würde ich heute ergänzen: Mehr Ordner bedeuten nicht automatisch mehr Ordnung.

Eine zu umfangreiche Ordnerstruktur kann die Ablage sogar erschweren.

Überlegen Sie deshalb zunächst, welche Unterordner Sie tatsächlich benötigen.

In Outlook können außerdem Suchfunktionen, Kategorien und die Aufgabenverwaltung helfen, E-Mails effizient zu organisieren.

Entscheidend ist, dass Sie Informationen schnell wiederfinden und wichtige Aufgaben nicht aus dem Blick verlieren.

Ordnung schaffen im Video

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie die verbleibenden Dinge an Ihrem Arbeitsplatz sinnvoll anordnen.

Dabei geht es unter anderem um beschriftete Hängemappen, Schubladenunterteilungen, einheitliche Ordnernamen und eine übersichtliche elektronische Ablage.

Fazit: Gute Ordnung erleichtert Entscheidungen

Ein funktionierendes Ordnungssystem nimmt Ihnen im Büroalltag viele kleine Entscheidungen ab.

Sie müssen nicht jedes Mal neu überlegen, wo Sie eine Unterlage ablegen oder unter welchem Namen Sie eine Datei speichern.

Denn der richtige Platz steht bereits fest.

Und wenn Sie etwas benötigen, wissen Sie, wo Sie suchen müssen.

Meine kleine Aufgabe für Sie: Schauen Sie sich heute einen Ordner oder eine Schublade an, in der Sie häufig etwas suchen müssen.

Überlegen Sie, ob eine eindeutigere Beschriftung oder eine bessere Unterteilung das Problem lösen könnte.

Manchmal sind es gerade die kleinen Veränderungen, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Weitere Beiträge aus der Serie „Ordnung schaffen“

Dieser Artikel gehört zu meiner Serie über die 5S-Methode.

Lesen Sie auch:

• Ordnung schaffen leicht gemacht: Die 5S-Methode – Die Grundlagen der Methode im Überblick.
• Ordnung schaffen – Sortieren – Wie Sie überflüssige Dinge aussortieren.
• Ordnung schaffen – Säubern – Warum regelmäßige Reinigung zur Büroorganisation gehört.
• Ordnung schaffen – Standards – Wie Sie einfache Regeln entwickeln, damit die Ordnung dauerhaft bestehen bleibt.